📥 Importer vos données (migration)

Si vous gérez déjà votre atelier avec des tableurs, des dossiers ou des documents, inutile de tout ressaisir. BolloPrint les lit, vous pose des questions sur ce qui n'est pas clair, et c'est vous qui décidez ce qui entre.

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Où le trouver

• Dans Paramètres → Migration, bouton Ouvrir l'outil de migration.
• Également depuis la tâche Importez vos données de Premiers pas, sur l'Accueil (La configuration initiale). Dans un forfait sans outil de migration, cette tâche et l'entrée Migration des Paramètres apparaissent en gris avec 🔒 PRO, et le bouton de l'outil est désactivé ; Voir les offres vous montre les forfaits qui l'incluent.

Il peut être utilisé par le propriétaire ou un administrateur de l'atelier.

Forfait	Comment ça marche
Hobby	Non inclus. Si vous passez à un forfait qui l'inclut, vous l'avez immédiatement.
Pro	Vous la faites vous-même avec l'outil. Si vous bloquez, ouvrez une demande Migration au support, ou appuyez sur ? Aide → Réserver un rendez-vous pour la voir ensemble, vos fichiers sous les yeux.
Max et Business	Vous la faites vous-même ou, si vous préférez, nous la faisons pour vous : vous le verrez aussi dans ? Aide.

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Avant de commencer

• Un ordinateur avec Chrome ou Edge (Windows ou Mac). Cela ne fonctionne pas sur mobile, tablette, Firefox ni Safari : nous devons lire vos dossiers, et seuls ces navigateurs le permettent. La fenêtre doit être large, pour que les tableaux tiennent.
• Vos fichiers, sur votre ordinateur : de préférence pas uniquement dans OneDrive, Google Drive, iCloud ou Dropbox. Un fichier qui n'est que dans le cloud ne peut pas être lu, et tout est beaucoup plus lent. S'ils sont là, copiez-les d'abord sur votre disque.
• Ne touchez pas à vos fichiers pendant la migration : ni déplacer, ni renommer, ni supprimer. Si vous continuez un autre jour, nous vous les demanderons par leur nom.
• Pas besoin d'espace libre en plus.

Nous ne faisons que lire vos dossiers. Nous n'y écrivons rien, et ce dont nous avons besoin pendant la migration, nous le supprimons quand vous terminez.

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Les trois étapes

En haut, vous voyez les trois étapes : Préparer · Comprendre · Migrer. Chacune est un seul écran qui change au fil du travail : avant, pendant et après. Tous ont la même forme :

• Un tableau avec ce que vous avez apporté, ligne par ligne. À chaque étape, une colonne change : Ce qu'il contient, Nous l'importons comme et Ce qui est importé.
• Un panneau à droite avec ce qui va arriver dans votre atelier : Ce que vous avez apporté, puis Arrivera dans votre atelier et, à la fin, Déjà dans votre atelier. En bas, Espace du forfait : ce que vous allez envoyer et si cela tient dans votre forfait.
• Le bouton pour continuer, toujours en bas à droite, avec ← Retour à côté quand il est possible de revenir.
• Tout ce que nous devons vous demander est réuni dans À décider, au-dessus du tableau de Comprendre (nous l’expliquons plus bas). Les avertissements de Migrer vont dans Vérifiez avant de migrer.

Vous pouvez la fermer quand vous voulez et continuer un autre jour : à votre retour, vous verrez « Vous avez une migration en cours », avec Continuer ou Abandonner. Nous vous demanderons les fichiers par leur nom quand il faudra les lire.

Étape	Ce qui se passe
Préparer	Dans Ajoutez ce que vous avez, vous déposez ce que vous avez, tout d'un coup ou petit à petit : votre Excel ou CSV, ce que vous exportez de votre boutique en ligne, des factures en PDF et le dossier de vos designs (Choisir des fichiers, Choisir un dossier ou en les faisant glisser). Nous reconnaissons seuls le dossier de vos designs à ses modèles 3D ; si nous nous trompons, appuyez sur Ce n’est pas ça (ou Ce sont mes designs sur le bon dossier). À côté de chaque élément, vous pouvez écrire en une ligne ce qu'il contient. En dessous, Dites-nous est facultatif : Comment est-ce organisé ? et Qu’apportez-vous ? (si vous ne cochez rien, nous cherchons de tout). Avec Comprendre mes données, nous comptons ce que vous avez apporté.
Comprendre	Nous vous montrons d'abord ce que nous pensons être chaque élément, dans Nous l'importons comme ; corrigez ce qui ne va pas et appuyez sur C’est bien ça, commencez la lecture. Pendant la lecture, chaque ligne passe par En attente, Lecture… et Compris, et vous pouvez répondre au fur et à mesure à ce qui apparaît dans À décider. Voir comment c’est lu vous montre comment nous lisons chaque feuille, et Télécharger en Excel, vos données telles que nous les avons comprises. À la fin, Vérifier et migrer.
Migrer	Le tableau indique Ce qui est importé de chaque ligne. Voir les lignes ouvre en dessous ce qui est importé de cette ligne, par onglets (clients, commandes, devis, designs, produits…), et vous y modifiez ou décochez ce que vous voulez. En haut, vous verrez, s'il y en a, Ne sera pas migré, Restera vide, Ce que nous avons relié (chaque commande avec son client et ses produits) et Vérifiez avant de migrer. Rien n'est créé tant que vous n'appuyez pas sur Migrer. Pendant la migration, laissez l'onglet ouvert : les fichiers partent de votre ordinateur (vous pouvez Mettre l’envoi en pause). À la fin, Aller à mon atelier.

Dans le panneau, la note Rapprochement des commandes vous indique combien de commandes nous avons lues, combien il en reste après avoir regroupé lignes et copies, et le montant conservé : de quoi vérifier que cela correspond à ce que vous savez de votre atelier. Les lignes de total de vos feuilles (« TOTAL AVRIL 2024 ») ne sont pas des commandes et restent à l'écart ; la note indique combien il y en a.

Voir, dans la note, ouvre le rapprochement complet, où ces lignes sont nommées feuille par feuille, avec leurs numéros de ligne (s'il y en a beaucoup, Tout afficher et Afficher moins). Sous chaque feuille, on répond à Sont-ce des commandes ? avec un menu déroulant :

• Non, ce sont des totaux : elles restent à l'écart. C'est ce qui s'applique si vous ne répondez pas.
• Oui, ce sont toutes des commandes : elles sont lues comme des commandes.
• Seulement certaines… : ouvre une case par ligne, avec son numéro et ce qu'elle contient. Cochez celles qui sont des commandes et cliquez sur Enregistrer ; le menu l'indique, par exemple Seulement certaines (2 sur 5).

C'est pour le cas rare d'un client qui s'appelle « Total… » et n'a qu'une date et un montant. Les lignes que vous récupérez restent nommées, au cas où vous voudriez les retirer à nouveau, et votre réponse est enregistrée : si vous reprenez la migration un autre jour, elle reste la même.

À décider

Dans Comprendre, au-dessus du tableau, À décider réunit tout ce que nous devons vous demander, sous forme de liste de sujets : Ont-elles été payées ?, Taxes, États, Clients qui se ressemblent… Si plusieurs fichiers posent la même question, c’est un seul sujet et vous y répondez une fois.

• Deux blocs. En haut, Importantes : ce qui laisserait des lignes hors de la migration ou des commandes hors de Finances. En dessous, Facultatives : elles peuvent rester telles quelles.
• Chaque sujet reste fermé tant que vous ne l’ouvrez pas, et ils s’ouvrent un par un. Sa ligne indique combien de lignes il concerne et d’où elles viennent et, après Sinon :, ce qui s’applique si personne ne répond. Une fois répondu, elle affiche votre réponse.
• Vous pouvez continuer sans répondre : ce que vous laissez suit ce qu’indique sa ligne. Rien ne vous bloque, mais ce qui apparaît en rouge reste dehors.
• Chaque réponse est une liste déroulante : vous l’ouvrez et vous choisissez.

Sujet	Si vous ne répondez pas
Commandes sans date, Commandes sans client, Clients sans nom	non migrés
Ont-elles été payées ?	à encaisser
Taxes	hors taxes, 0 %
États	Terminée
Devise	la devise de votre atelier
Clients qui se ressemblent, Commandes répétées entre fichiers	séparés
Commandes et devis, Regroupement des modèles	comme nous le proposons

Chaque sujet est un tableau. La première ligne est Tous les fichiers et, en dessous, vient chaque fichier. Vous répondez ainsi une fois pour tout et, si un fichier est différent, vous ne changez que le sien :

• Un fichier auquel personne n'a répondu indique Choisir… et, tant que vous n'y répondez pas, il suit ce que dit Sinon :.

• Tous les fichiers n'affiche une réponse que lorsque vous l'avez donnée pour tous. Y répondre remplit les fichiers qui n'ont pas encore de réponse, qui indiquent alors Comme les autres ; si vous la changez ensuite, ils changent avec elle.

• Un fichier que vous avez changé à part garde sa réponse, et celui auquel vous avez répondu avec vos mots n'est jamais réécrit.

• Taxes n’est demandé qu’une fois, avec deux questions : Vos montants incluent-ils la taxe ? et Quelle taxe appliquez-vous ?. Si vous connaissez déjà le taux, vous répondez d’un coup : par exemple, « Oui, TVA 20 % inclus ».

• États ne vous montre que les valeurs de votre colonne d’état que nous ne comprenons pas, chacune avec sa liste déroulante : Votre feuille indique et Dans BolloPrint. Celles que nous comprenons déjà sont repliées sur une ligne (« 5 valeurs déjà comprises »). Annulée annule ces commandes ; et si la cellule indique déjà « annulée », la commande arrive annulée sans qu’on vous le demande.

• Clients qui se ressemblent et Commandes répétées entre fichiers : chaque groupe a sa liste déroulante, avec Identiques, Différents ou Seulement certaines…. Voir ouvre le groupe et montre chaque fiche avec sa case : nom, e-mail, téléphone, numéro fiscal, d’où elle vient et combien de commandes elle a. Cochez celles qui sont identiques ; les autres restent à part, et la liste déroulante l’indique, par exemple Seulement certaines (3 sur 5). Pour finir, appuyez sur Enregistrer. Les clients identiques sont réunis dans une seule fiche avec toutes leurs commandes, et les commandes identiques ne sont créées qu’une fois. Tant que vous ne décidez pas, ils restent séparés.

• L’expliquer avec vos mots : si aucune option ne convient, ouvrez-le dans le sujet et écrivez la réponse comme vous la diriez à quelqu’un.

• Voir les N, sur chaque sujet, vous montre les lignes dont il parle : de quel fichier et de quelle ligne elles viennent. Et dans le tableau, Voir ses N questions sur une ligne ne laisse dans À décider que ce qui concerne ce fichier.

Vérifiez avant de migrer

Dans Migrer, au-dessus du tableau, Vérifiez avant de migrer réunit les avertissements. Ils n’empêchent pas la migration : chacun vous dit ce que nous avons fait et pourquoi. Par exemple :

• « 5 commandes partagent leur numéro avec d’autres lignes, mais avec un autre client ou une autre date : nous les créons à part. »
• « 5 clients ont un autre téléphone sur une autre ligne : nous le gardons dans leurs notes. »

Voir lesquels ouvre, sur place, la liste de ces lignes et d’elles seules : Où (fichier et ligne), Ce que c’est, Client, Date, Montant et Ce qui se passe. Si quelque chose ne vous convient pas, modifiez-le dans Voir les lignes avant d’appuyer sur Migrer.

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Ce qui entre et comment

• Clients : depuis des tableurs, des documents ou une liste dans un PDF. Si un client apparaît écrit de deux façons, nous vous signalons le doublon possible. Si un client figure sur deux lignes avec des téléphones différents, le premier devient son téléphone et l’autre va dans ses notes (« Autre téléphone : … ») ; le même numéro écrit autrement ne compte pas comme un autre.
• Designs : modèles 3D, photos, fichiers tranchés et archives, regroupés par design. Ils sont compressés pendant l'envoi ; un .zip à vous est envoyé tel quel.
• Commandes : avec leurs dates et paiements réels, elles comptent donc dans Finances. Une ancienne commande ne reçoit pas les dates d'aujourd'hui.
• Lignes des commandes : si une feuille avec une commande par ligne a une colonne qui énumère ce qui a été vendu (« A x3 + B »), chaque article devient une ligne de la commande avec sa quantité. Ces lignes arrivent sans prix et la commande garde son total.
• Inventaire : filaments et résines, liés à notre catalogue. Si un matériau n'est pas dans le catalogue, nous le demandons nous-mêmes et vous prévenons.
• La taxe vient de vos documents : c'est le taux de chacun qui compte. S'il n'en indique pas, nous vous le demandons une fois (l'une des réponses est Vide (non configuré)) ; si vous ne répondez pas, elle entre à 0 %.

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Devis

Un ancien devis entre toujours comme devis BolloPrint, jamais comme une commande en trop. Il peut venir de documents ou de tableurs.

• De documents (PDF, textes) : ils entrent en brouillon. En ouvrant leurs lignes dans Migrer, dans l'onglet Devis, vous cochez Accepté et, si vous le souhaitez, Créer comme commande. Si ce devis est déjà une commande de votre atelier, aucune autre n'est créée.
• D'une feuille : un onglet ou un CSV de devis uniquement, ou une feuille qui mélange commandes et devis, séparés par une colonne. Dans ce cas, nous vous demandons « Cette feuille mélange commandes et devis. Voici comment nous l’avons séparée : est-ce correct ? », avec combien il y en a de chaque, et vous répondez C’est correct, Utiliser une autre colonne ou Ce sont toutes des commandes.
• Leur statut est conservé : Accepté, Envoyé, Refusé ou, s'il est en attente ou vide, brouillon. Leur Valable jusqu'au aussi, donc un devis déjà expiré apparaît comme expiré. Vous pouvez le changer dans Migrer.
• S'il est déjà devenu une commande de cette migration, il entre comme devis accepté relié à cette commande, jamais comme une deuxième commande.
• Sans aucun statut (par exemple, l'export d'un formulaire) : ils entrent en brouillon, et leur ligne vous le dit : « Ces N devis n’ont pas de statut : ils arrivent en brouillon ». Avec Indiquer leur statut, vous les sélectionnez et les marquez tous d'un coup.
• Vous n'en voulez pas ? Sur la ligne d'une feuille mélangée, dans Migrer, appuyez sur Ne pas importer les devis : les commandes restent telles quelles.

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Annuler une migration

Une fois terminé, dans le panneau, Pas convaincu ? → Annuler la migration retire tout ce qui a été créé par celle-ci. Ce que vous avez utilisé depuis reste : par exemple, un client pour lequel vous avez déjà fait une nouvelle commande. À la fin, vous verrez Migration annulée, avec ce qui a été retiré et ce qui a été conservé.

Si une migration s'arrête en cours de route, ce qui a été créé reste : en continuant, vous pouvez la poursuivre ou l'annuler.

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Si quelque chose ne va pas

Ce que vous voyez	Que faire
« La migration se fait depuis un ordinateur, avec Chrome ou Edge »	Ouvrez BolloPrint dans Chrome ou Edge, sur un ordinateur.
« Élargissez la fenêtre »	Agrandissez la fenêtre ou réduisez le zoom du navigateur (Ctrl − sous Windows, Cmd − sur Mac).
« La migration est déjà ouverte dans un autre onglet »	Elle ne peut être ouverte que dans un seul. Continuez dans l'autre, ou fermez-le et appuyez sur Réessayer.
« Ce dossier semble être dans le cloud »	Copiez le dossier sur votre disque et ajoutez la copie.
« Ne semble pas venir de l’atelier »	Ce sont des vidéos, de la musique ou des installateurs. Retirer le laisse de côté ; Garder, si c'est bien à vous.
« Ne tient pas dans votre forfait. »	Ce que vous allez envoyer dépasse l'Espace du forfait. Laissez quelque chose de côté avec Voir les lignes, ou Passer à un forfait supérieur.
« Certaines choses n’ont pas pu être faites »	Nous les listons avec le motif. Rien n'est écarté en silence : ce que nous ne savons pas lire reste sur votre ordinateur.
« Pour continuer, ajoutez ce qui est nécessaire »	Quand vous continuez un autre jour, ajoutez les fichiers que nous demandons : ils portent le même nom qu'avant.
Il vous manque quelque chose à la fin	Regardez dans À vérifier et, si nécessaire, annulez et recommencez.

Une fois terminé, dans le panneau, Comment cela s’est-il passé ? → Dites-le-nous. C'est facultatif et notre équipe le lit : cela nous aide beaucoup.