💶 Encaisser, corriger et envoyer
En 30 secondes
- Une facture émise est en attente, en retard, payée ou annulée par avoir.
- Marquer comme payée enregistre l'encaissement de la facture entière et conserve une copie du PDF portant la mention « PAYÉ ».
- Pour corriger une facture émise, on émet un avoir pour le montant total, une seule fois.
- Envoyer par e-mail envoie le PDF au client depuis BolloPrint.
Encaisser
L'état d'encaissement se voit dans l'onglet de la commande, sous son prix et dans la liste des factures :
| État | Ce que cela signifie |
|---|---|
| En attente · échéance … | Émise et non encaissée, dans les délais. |
| En retard · N jours | Non encaissée et échéance dépassée. Personne ne la marque : c'est calculé automatiquement à partir de la date. |
| Payée · … | Vous l'avez marquée comme payée, avec sa date. |
| Annulée par avoir | Annulée par un avoir : elle n'est plus à encaisser. |
Pour enregistrer l'encaissement, cliquez sur Marquer comme payée et indiquez :
- La Date de paiement : aujourd'hui ou avant.
- Le Mode de paiement : Virement, Carte, Espèces, PayPal ou Autre.
C'est la facture entière qui est marquée : il n'y a pas d'encaissements partiels.
En la marquant comme payée, BolloPrint enregistre une deuxième copie du PDF portant la mention « PAYÉ », à côté de l'originale. Celle que vous avez émise ne change jamais : c'est le document légal. Dans Documents, vous verrez les deux, l'Émise et la Payée. Télécharger le PDF et Envoyer par e-mail utilisent la plus récente (la payée, s'il y en a une).
Si vous vous êtes trompé, menu ⋮ → Annuler le paiement la remet en attente et retire la copie payée.
Commande et facture : BolloPrint vous pose la question, il ne le fait pas tout seul
| Ce que vous faites | Ce que BolloPrint vous demande |
|---|---|
| Vous marquez la facture comme payée | « Commande encaissée ? » |
| Vous marquez comme payée une commande dont la facture est en attente | « Facture encaissée ? » |
| Vous émettez la facture d'une commande déjà payée | « Facture encaissée ? » |
Corriger : l'avoir
Chargement du diagramme…
Menu ⋮ → Émettre un avoir prépare un avoir pour le montant total de la facture : la facture d'origine existe toujours et l'avoir l'annule.
- Si vous le souhaitez, saisissez un Motif (facultatif, il est imprimé).
- Cliquez sur Voir le brouillon : la même fenêtre qu'à l'émission s'ouvre.
- Vérifiez l'aperçu et cliquez sur Valider et émettre, ou fermez et rien n'est émis.
L'avoir porte la série précédée d'un R, compte dans votre quota et reprend le motif de vente sans TVA s'il y en avait un. Il apparaît dans Documents, à côté de la facture d'origine, qui passe à Annulée par avoir.
| Possible | Impossible |
|---|---|
| Émettre un avoir pour le montant total | Les avoirs partiels |
| Émettre un avoir une seule fois | Une deuxième facture pour la même commande, pas même après l'annulation de la première par un avoir |
Envoyer par e-mail
Menu ⋮ → Envoyer par e-mail envoie la facture en PDF au client (la copie Payée, si vous l'avez déjà marquée comme payée).
- L'adresse provient de sa fiche et vous pouvez la modifier avant l'envoi. Si le client n'a pas d'e-mail, ajoutez-le d'abord dans sa fiche.
- L'objet est « Facture [numéro] de [votre atelier] » (ou « Avoir … ») et le PDF est en pièce jointe.