🧾 Factures

Depuis BolloPrint, vous pouvez émettre des factures légales à vos clients : numérotées, ayant une valeur légale et archivées. Une facture naît toujours d'une commande, et elle se travaille depuis l'onglet Factures de cette commande ; la section Factures du menu (sous Devis) est la liste de toutes les factures.

---

Est-ce disponible pour mon atelier ?

Cela dépend de deux choses, et chacune se remarque d'une façon différente :

	Si la condition n'est pas remplie…
Votre pays. La facturation légale s'ouvre pays par pays, car chacun a ses règles.	Vous ne voyez rien : ni le menu Factures, ni l'onglet Factures des commandes, ni la section dans Paramètres. Ce n'est pas qu'elle soit verrouillée : c'est qu'elle n'existe pas encore dans votre pays.
Votre forfait. Elle est incluse dans les forfaits Pro et Max, chacun avec un nombre de factures par mois.	Vous voyez tout, mais verrouillé : la liste et l'onglet de la commande s'ouvrent avec l'avertissement « Votre forfait n'inclut pas la facturation », et l'activation, la création et l'émission sont fermées.

Un atelier qui a activé la facturation un jour continue de la voir pour toujours, quels que soient les changements de son forfait, afin de ne pas perdre l'accès à ses factures.

---

Activer la facturation

Elle s'active une seule fois, dans Paramètres → Atelier → Facturation, et seul le Propriétaire peut le faire : cela revient à autoriser BolloPrint à émettre des documents légaux au nom de votre atelier. Les autres voient l'état, avec l'avertissement indiquant que seul le propriétaire peut l'activer.

Avant d'activer

La section vous indique si vos données fiscales sont prêtes. Vos factures sont émises avec les données de Paramètres → Atelier → Informations fiscales comme émetteur : elles doivent donc être complètes. S'il manque quelque chose, vous verrez Informations fiscales manquantes : … avec la liste, et le bouton Compléter dans Informations fiscales vous amène directement au premier champ vide.

L'assistant, étape par étape

Cliquez sur Activer la facturation et un assistant en cinq étapes s'ouvre (six si votre pays demande quelque chose de plus, comme l'Allemagne) :

1. Votre forfait. Il vous confirme que votre forfait inclut la facturation et combien de factures par mois (les avoirs comptent).
2. Votre pays. Il vous indique si la facturation est disponible dans votre pays et ce qu'exige sa loi. Si votre pays admet les factures simplifiées jusqu'à un certain montant, il vous le signale : en dessous, vous pouvez facturer un particulier sans l'identifier ; au-dessus, la facture comporte son identification et son adresse. En dessous, dans Ce qu'il faut savoir sur votre pays, figurent les avertissements propres à votre pays (par exemple, si vous devez informer l'administration fiscale de quelque chose ou conserver les PDF dans votre comptabilité).
3. Données fiscales. Il vérifie qu'elles sont complètes.
4. Ce que demande votre pays (seulement dans certains pays). Par exemple, en Allemagne :
   • Vos factures complètes sont émises au format ZUGFeRD : un PDF normal qui contient les données de la facture en XML, pour que le logiciel de comptabilité de votre client la lise sans rien saisir. Elles sont enregistrées dans les documents de la commande, avec le XML à part.
   • Pour cela, vos factures ont besoin de votre e-mail, de votre téléphone et de votre IBAN. Ici, ils sont obligatoires, même s'ils sont facultatifs dans Informations fiscales. Si vous les aviez déjà, ils apparaissent remplis pour que vous les confirmiez. L'IBAN est vérifié à la saisie.
   • Si vous êtes une petite entreprise exonérée de TVA (§ 19 UStG), cochez la case : vos factures sortiront sans TVA et avec la mention légale de votre pays. Si votre taxe par défaut n'est pas de 0 %, un avertissement s'affiche.
   • La facture comporte aussi la date de livraison : la date d'expédition de la commande ou, à défaut, sa date de livraison. Tenez-les à jour.
5. Numérotation. Vous choisissez comment vos factures sont numérotées :
   • Préfixe : lettres et chiffres uniquement, jusqu'à 8 caractères.
   • Premier numéro : au cas où vous venez d'un autre logiciel et souhaitez poursuivre votre série.
   • Redémarrer la série chaque année (le numéro inclut l'année).
   • En dessous, vous verrez le résultat : Votre première facture sera : par exemple FAC-2026-00001.
   • Les avoirs ont leur propre série, précédée d'un R.
   • Délai de paiement de vos factures : les jours entre l'émission et l'échéance imprimée sur chaque facture. Au départ, il est de 0 : échéance le jour même, ce qui est habituel quand vous encaissez sur le moment. Vous pourrez le modifier plus tard (voir plus bas).
6. Acceptation. Vous lisez les conditions, vous saisissez vos nom et prénom en guise de signature et vous cochez J'ai lu et j'accepte les conditions ci-dessus.

À la fin, BolloPrint inscrit votre atelier auprès de son service de facturation et vous verrez Facturation activée. Si le service tarde à confirmer, la section reste en Activation en attente et il suffit de réessayer dans quelques minutes.

Changer le délai de paiement

Le délai de paiement peut, lui, être modifié sans rien désactiver : dans Paramètres → Facturation, le Propriétaire clique sur Modifier, saisit les jours et Enregistre. Cela vaut pour les factures que vous émettrez à partir de ce moment ; celles déjà émises conservent leur échéance.

---

Combien de factures il vous reste ce mois-ci

Avec la facturation active, Paramètres → Facturation affiche Factures ce mois-ci : une barre avec ce que vous avez émis par rapport à ce qu'inclut votre forfait (« 12 sur 100 émises ») et, en dessous, « Il en reste 88 · renouvellement le 1er … ». Les factures et les avoirs comptent ; pas les brouillons.

• À partir de 80 %, la barre passe en orange, et à l'émission, un avertissement vous indique que vous approchez de la limite.
• À 100 %, en rouge : Vous avez épuisé les factures de ce mois-ci. Vous ne pourrez plus en émettre avant le jour du renouvellement. Vous avez deux solutions : Passer à un forfait supérieur dans Mon Compte, si votre volume a augmenté, ou Écrivez-nous, s'il s'agit d'un pic ponctuel et que vous voulez que nous l'examinions.

Si votre forfait n'a pas de plafond, vous verrez « N ce mois-ci · sans limite », sans barre.

---

Créer la facture d'une commande

Ouvrez la commande et allez dans son onglet Factures. Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur la ligne qui se trouve sous le prix de la commande (Non facturée, Facture en brouillon ou le numéro de la facture).

Il y a deux boutons, et c'est vous qui choisissez avant de créer :

• Créer la facture : la facture complète, avec les données du client. C'est la facture habituelle et celle dont une entreprise a besoin.
• Facture simplifiée (seulement si votre pays l'admet) : sans les données du client, pour les ventes à des particuliers qui ne dépassent pas la limite de votre pays. Si le client est une entreprise ou si le montant dépasse la limite, le bouton est désactivé et, en le survolant, il vous indique pourquoi.

Qu'un montant soit faible ne transforme pas à lui seul une facture en facture simplifiée : si votre client veut une facture complète, cliquez sur Créer la facture.

Un brouillon est créé avec :

• Les lignes de la commande, chacune avec sa taxe, l'expédition et, si le prix de la commande ne correspond pas à la somme des lignes, une ligne d'ajustement (une remise, si elle est négative).
• Les données du client, tirées de sa fiche.
• La devise de la commande.

Le brouillon n'existe que dans BolloPrint : il n'a pas de numéro, il ne compte pas dans votre quota et vous pouvez le supprimer sans conséquence (menu ⋮ → Supprimer le brouillon).

Une commande a une seule facture en vigueur. Si la commande n'est pas payée, vous verrez l'avertissement « Cette commande n'est pas payée » : vous pouvez tout de même la facturer, même si l'usage est de facturer au moment de l'encaissement. Une commande annulée ne peut pas être facturée.

Les données du client proviennent de sa fiche

Dans la facture, le client ne se saisit pas. L'encadré Client affiche les données de la fiche du client de la commande, en lecture seule, et tant que la facture est un brouillon, elle suit la fiche : si vous la corrigez, le brouillon se met à jour tout seul. À l'émission, ces données sont figées dans la facture.

Les données nécessaires dépendent de votre pays et du client :

• Entreprise : toujours ses données fiscales (raison sociale, identifiant fiscal et adresse). Une entreprise ne passe jamais en facture simplifiée.
• Particulier : dans une facture complète, ce qu'exige votre pays (nom et prénom, pièce d'identité, adresse…). Dans une facture simplifiée, rien de sa fiche n'est nécessaire.

S'il manque quelque chose sur la fiche, BolloPrint vous l'indique en rouge :

• Avant de créer la facture, dans l'onglet Factures : Il manque des données dans la fiche du client, avec la liste des champs. Si vous cliquez quand même sur Créer la facture, il vous le répète et rien n'est créé. S'il s'agit d'une petite vente à un particulier, l'avertissement vous rappelle que vous pouvez émettre une Facture simplifiée.
• Dans le brouillon, l'encadré Client passe en rouge avec Manquant : …, et Émettre reste bloqué jusqu'à ce que la fiche soit complétée.

Dans tous les cas, le bouton Ouvrir la fiche du client ouvre sa fiche sans quitter la commande pour compléter ce qui manque.

Vos propres données comptent aussi. Si votre pays exige des données de l'atelier sur chaque facture (en Allemagne, e-mail, téléphone et IBAN) et que vous en avez effacé une dans Informations fiscales, l'onglet vous avertit avec Données de l'atelier manquantes et la liste, et ne vous laisse pas créer ni émettre de facture complète tant que vous ne l'avez pas complétée. Le bouton Compléter les informations fiscales vous amène au champ.

Notes

Le champ Notes est un texte libre qui est imprimé sur la facture (par exemple, une référence du client). Enregistrez-le avec Enregistrer.

Vente sans TVA

Si cette vente se fait sans TVA, vous l'indiquez dans la carte Vente sans TVA du brouillon. C'est vous qui décidez : BolloPrint ne décide pas à votre place. Vous choisissez le Motif :

Motif	Quand
Vente normale, avec la TVA des lignes	Le cas habituel.
Autoliquidation (entreprise d'un autre pays de l'UE)	Vous vendez à une entreprise d'un autre pays de l'UE, avec un numéro de TVA intracommunautaire valide. La carte vous propose Vérifier dans VIES pour le contrôler.
Exportation (client hors de l'UE)	Le client se trouve hors de votre pays (et, si vous êtes dans l'UE, hors de l'Union européenne).
Exonérée (avec son motif légal)	Toute autre exonération.

En dessous figure la Mention légale, la phrase imprimée sur la facture qui explique pourquoi elle ne comporte pas de TVA. Si vous la laissez vide, la mention standard dans la langue de votre pays est ajoutée à l'enregistrement ; pour une vente exonérée, vous devez indiquer vous-même le motif légal (l'article de loi).

Pour vendre sans TVA, les lignes doivent être à 0 %. La taxe se définit dans la commande, l'ordre est donc le suivant : indiquez 0 % sur la commande, créez le brouillon et choisissez le motif. Si le brouillon avait déjà été créé avec la TVA, vous verrez Cette facture comporte de la TVA : supprimez-le et recréez-le. BolloPrint ne vous laisse pas non plus choisir un motif qui ne correspond pas à la facture (par exemple, une autoliquidation pour un particulier).

---

Émettre

L'émission se fait en deux étapes, dans une même fenêtre.

1. Le brouillon. Cliquez sur Émettre (le bouton principal). La facture s'ouvre telle que votre client la recevra : sa mise en page, ses lignes, les dates, la mention de la vente sans TVA… Toujours sans numéro : elle indique Brouillon. Avant de s'ouvrir, elle effectue les vérifications de l'émission (données du client, vos données, le quota), donc si quelque chose ne va pas, vous le voyez ici. Si vous fermez la fenêtre, le brouillon est abandonné et rien n'est numéroté.

2. Valider. Si tout est correct, cliquez sur Valider et émettre. Alors :

• La facture reçoit son numéro dans votre série et la date du jour.
• L'échéance est fixée : la date d'émission plus votre délai de paiement. Si la commande est déjà payée, la facture est échue le jour même quel que soit votre délai, et à la fermeture de la fenêtre, BolloPrint vous demande « Facture encaissée ? » pour que vous la marquiez comme payée avec la date du paiement de la commande.
• Le PDF est enregistré dans votre atelier et compte dans votre quota du mois.

La fenêtre vous montre le numéro et les boutons Télécharger le PDF et, si votre pays utilise ZUGFeRD, Télécharger le XML.

Dans l'en-tête de la facture, vous verrez son numéro et, à côté, une seule étiquette indiquant où elle en est : son encaissement (En attente · échéance …, En retard, Payée ou Annulée par avoir) ou, si elle n'est pas encore émise, Brouillon. S'il s'agit d'une facture simplifiée, c'est indiqué à côté.

Si le service de facturation ne répond pas, BolloPrint réessaie de lui-même et ne numérote jamais deux fois la même facture ; vous disposez aussi de Réessayer l'émission. Si le service refuse la facture, elle revient à l'état de brouillon avec le motif, pour que vous le corrigiez et l'émettiez à nouveau.

ZUGFeRD (Allemagne). Une facture complète est enregistrée au format ZUGFeRD : le PDF contient les données de la facture, et dans Documents, la ligne porte l'étiquette ZUGFeRD et un bouton pour télécharger le XML à côté du PDF. S'il manque quelque chose au brouillon pour la facture électronique, la fenêtre vous en avertit avant la validation ; si vous la validez ainsi, seul le PDF normal est enregistré. Les factures simplifiées, les avoirs et la copie Payée sont en PDF normal.

Devise. La facture est dans la devise de la commande. Si ce n'est pas celle de votre atelier, le service de facturation ajoute la conversion dans votre devise au taux officiel du jour d'émission (et non celui de la commande ni un taux saisi à la main), et c'est ce montant qui est ensuite additionné dans les Finances.

Langue. Si votre pays exige que les factures soient rédigées dans sa langue, la facture sort dans cette langue même si vous utilisez BolloPrint dans une autre.

---

Corriger : l'avoir

Menu ⋮ → Émettre un avoir prépare un avoir pour le montant total de la facture : la facture d'origine existe toujours et l'avoir l'annule. Vous pouvez saisir un Motif (facultatif, il est imprimé). Cliquez sur Voir le brouillon et la même fenêtre qu'à l'émission s'ouvre : vous vérifiez le brouillon et le validez avec Valider et émettre, ou vous fermez et rien n'est émis. Il porte la série précédée d'un R, compte dans votre quota et reprend le motif de vente sans TVA s'il y en avait un.

L'avoir apparaît dans Documents, à côté de la facture d'origine, qui passe à Annulée par avoir. Notez que la commande n'admet pas une deuxième facture, pas même après l'annulation de la première par un avoir.

Un avoir ne peut être émis que pour le montant total et une seule fois ; il n'y a pas d'avoirs partiels.

---

Encaisser

Une facture émise a un état d'encaissement, que vous voyez dans l'onglet de la commande, sous son prix et dans la liste :

État	Ce que cela signifie
En attente · échéance …	Émise et non encaissée, dans les délais.
En retard · N jours	Non encaissée et échéance dépassée. Personne ne la marque : c'est calculé automatiquement à partir de la date.
Payée · …	Vous l'avez marquée comme payée, avec sa date.
Annulée par avoir	Annulée par un avoir : elle n'est plus à encaisser.

Pour enregistrer l'encaissement, cliquez sur Marquer comme payée et indiquez la Date de paiement (aujourd'hui ou avant) et le Mode de paiement (Virement, Carte, Espèces, PayPal ou Autre). C'est la facture entière qui est marquée : il n'y a pas d'encaissements partiels.

En la marquant comme payée, BolloPrint enregistre une deuxième copie du PDF portant la mention « PAYÉ », à côté de l'originale. Celle que vous avez émise ne change jamais : c'est le document légal. Dans Documents, vous verrez les deux : l'Émise et la Payée. Télécharger le PDF et Envoyer par e-mail utilisent la plus récente (la payée, s'il y en a une).

Si vous vous êtes trompé, menu ⋮ → Annuler le paiement la remet en attente et retire la copie payée.

La commande et la facture ne se marquent pas toutes seules l'une l'autre, mais BolloPrint vous pose la question : en marquant la facture comme payée, « Commande encaissée ? » ; en marquant comme payée une commande dont la facture est en attente, et en émettant la facture d'une commande déjà payée, « Facture encaissée ? ».

---

Envoyer par e-mail

Menu ⋮ → Envoyer par e-mail envoie la facture en PDF au client (la copie Payée, si vous l'avez déjà marquée comme payée). L'adresse provient de sa fiche et vous pouvez la modifier avant l'envoi. L'objet est « Facture [numéro] de [votre atelier] » et le PDF est en pièce jointe. Si le client n'a pas d'e-mail dans sa fiche, ajoutez-le d'abord.

---

La liste des factures

Dans le menu, Factures (sous Devis) rassemble toutes celles de votre atelier :

Colonne	Description
Numéro	Le numéro de la facture, ou Brouillon de facture si elle n'a pas encore été émise.
Type	Facture ou Avoir.
Date d'émission	Quand elle a été émise.
Client	Au nom de qui elle est établie.
Commande	Le numéro de la commande dont elle est issue.
Statut	Une seule étiquette : l'encaissement d'une facture émise (En attente · échéance …, En retard, Payée ou Annulée par avoir), ou Brouillon, Émission en cours ou Erreur si elle ne l'est pas encore.
Total	Dans la devise de la facture ; si ce n'est pas celle de votre atelier, avec son équivalent (≈).

Vous pouvez rechercher par numéro de facture, numéro de commande ou client (nom et prénom, entreprise, identifiant fiscal ou e-mail) : chaque mot que vous saisissez doit apparaître, peu importe l'ordre, les majuscules ou les accents. Et filtrer par Statut, Type, Encaissement et Date d'émission. Chaque ligne a son bouton pour télécharger le PDF, et en cliquant dessus, sa commande s'ouvre sur l'onglet Factures : c'est là que tout le reste se fait.

---

Désactiver la facturation

Le propriétaire peut cliquer sur Désactiver la facturation dans Paramètres → Facturation quand il le souhaite. Le service passe en Lecture seule :

• Aucune nouvelle facture n'est émise.
• Celles déjà émises sont conservées : vous pouvez les consulter, les télécharger, les envoyer et continuer à enregistrer leurs encaissements.
• La numérotation est conservée : si vous cliquez sur Réactiver la facturation, la même série se poursuit.

Il en va de même si vous passez à un forfait qui n'inclut pas la facturation : vos factures restent là et peuvent être téléchargées, et pour en émettre de nouvelles, vous devez passer à un forfait supérieur.

---

Qui peut faire quoi ?

Action	Lecture seule	Employé	Admin	Propriétaire
Voir les factures et télécharger leur PDF	✅	✅	✅	✅
Créer et émettre des factures	❌	✅	✅	✅
Émettre un avoir, envoyer et marquer comme encaissées	❌	✅	✅	✅
Activer ou désactiver la facturation	❌	❌	❌	✅