🧑💼 Clients
En 30 secondes
- Clients est le carnet d'adresses de l'atelier : toute commande est liée à un client.
- Seul le Nom d'utilisateur (Alias) est obligatoire ; le reste des données, quand vous les avez.
- Le Type de client (Particulier ou Entreprise) détermine avec quelles données il apparaît sur les devis et les factures.
- Un client qui a des commandes ou des devis ne peut pas être supprimé.
La section Clients est le carnet de contacts de l'atelier. Chaque commande est liée à un client. Sans client, pas de commande.
Les chiffres d'en-tête
| Indicateur | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Total clients | Total des clients enregistrés. |
| Clients récurrents | Clients ayant plus d'une commande. |
| Activité globale | Nombre total de commandes tous clients confondus. |
La liste des clients
| Colonne | Description |
|---|---|
| Client | Nom complet avec avatar généré automatiquement et nom d'utilisateur (@). |
| Entreprise | La raison sociale, pour les clients qui sont des entreprises. Les particuliers affichent un tiret. |
| Adresse de contact. | |
| Téléphone | Numéro de téléphone. |
| Total Commandes | Nombre total de commandes de ce client. |
| Facturation | Somme du prix hors taxes de ses commandes, encaissées ou non. Les commandes annulées ne comptent pas. La somme est faite dans la devise de votre atelier : les commandes dans une autre devise y entrent converties à leur taux de change, et celles qui n'ont pas de taux de change restent en dehors de la somme. |
Vous pouvez trier la liste en cliquant sur les en-têtes de colonne (Client, Entreprise, Email, Téléphone, Total commandes ou Facturation).
Rechercher des clients
Le champ de recherche filtre en temps réel par nom, nom d'utilisateur, entreprise, email ou téléphone.
Ajouter un client
Vous avez deux options :
- Depuis Clients → « Ajouter un client »
- Depuis une commande ou un devis : si, en saisissant le nom du client, celui-ci n'apparaît pas dans la liste, le système vous propose d'en créer un nouveau sans le quitter.
La fenêtre Nouvelle fiche client s'ouvre, et vous y remplissez ses données. La seule donnée obligatoire est Nom d'utilisateur (Alias), marquée d'un astérisque (*). Toutes les autres données sont facultatives.
Pour créer le client, cliquez sur Créer, en haut à droite.
L'adresse
Le bloc Adresse de la fiche comporte ces champs :
- Pays : il se choisit dans une liste, avec recherche. Si le client n'a pas de pays, ou s'il est d'un pays qui ne figure pas dans la liste, choisissez Aucun pays / autre : la fiche est enregistrée sans pays.
- Province et Code postal.
- Localité / Ville.
- Adresse : la rue et le numéro, par exemple 10 rue Exemple.
- Adresse (ligne 2) : le reste, si nécessaire : étage, porte, bâtiment…
Un pays qui ne figure pas dans la liste
Si une fiche ancienne a un pays qui ne figure plus dans la liste, vous verrez un champ avec son code : choisissez un pays de la liste ou effacez-le pour enregistrer.
Particulier ou entreprise
Le bloc Client de la fiche se termine par une liste déroulante, Type de client, qui a deux réponses : Particulier ou Entreprise. C'est ce qui décide avec quelles données ce client apparaît sur vos devis.
- Particulier : on imprime son nom et sa pièce d'identité, le champ qui se trouve à côté du nom de famille.
- Entreprise : deux champs supplémentaires apparaissent, Raison sociale et N° d'identification fiscale, et ce sont eux qui sont imprimés, jamais ceux de la personne.
Il y a un seul identifiant fiscal, sans type à choisir : son pays se déduit du pays de la fiche.
Vérifier dans VIES
Si le client est une entreprise d'un autre pays de l'Union européenne (différent de celui de votre atelier), sous son N° d'identification fiscale apparaît le bouton Vérifier dans VIES. Il consulte dans le registre officiel de la Commission européenne si ce numéro de TVA intracommunautaire est valide pour commercer entre pays de l'UE, et vous montre la réponse :
- ✅ « … est valide dans VIES », avec le nom sous lequel l'entreprise est enregistrée.
- ❌ « … ne figure pas dans VIES » : le numéro n'existe pas ou cette entreprise n'est pas enregistrée pour les opérations intracommunautaires.
- ⏳ « VIES ne répond pas pour le moment. Réessayez plus tard. »
Saisissez le numéro avec le préfixe de son pays (par exemple, DE123456789) ; le ? à côté du bouton vous le rappelle.
La vérification ne fait qu'informer
Elle n'enregistre rien et ne modifie rien : ni la fiche ni la taxe d'aucune commande. Si le numéro est valide et que vous décidez de vendre sans TVA à cette entreprise, c'est à vous de le faire : indiquez 0 % sur la commande avant de créer la facture et, dans le brouillon, choisissez le motif sous Vente sans TVA. Pour une vente de produits, c'est Livraison intracommunautaire exonérée ; si ce que vous vendez est un service, la règle est différente (autoliquidation). Tout est expliqué dans Vendre sans TVA.
Enregistrer en tant que Particulier efface la raison sociale et l'identifiant fiscal
Tant que vous n'enregistrez pas, vous pouvez changer d'avis sans rien perdre : revenir à Entreprise les affiche de nouveau. Mais à l'enregistrement en tant que Particulier, ces deux champs sont réellement vidés.
Le profil d'un client
Une fois créé, en cliquant sur un client vous pourrez accéder à son profil. Vous verrez :
- Activité des commandes : Résumé de toutes les commandes passées par ce client (en attente, terminées et totales). Si vous cliquez sur cette section, une liste apparaît avec toutes les commandes passées par celui-ci.
- Facturation totale : la somme du prix hors taxes des commandes de ce client, encaissées ou non, dans la devise de votre atelier (les commandes dans une autre devise, converties). Les commandes annulées ne comptent pas. Ce n'est pas ce qu'il vous a payé : pour cela, consultez le statut de paiement de chaque commande.
- Coordonnées : nom complet, email, téléphone, etc. Vous pouvez modifier ces données quand vous le souhaitez.
- Devis (onglet) : les devis de ce client avec leur état et leur total (le même que dans la liste des devis), et un bouton pour télécharger le PDF de leur version la plus récente.
Quelles données du client figurent sur le devis
Sur le PDF d'un devis, l'encadré Client reprend, parmi les données renseignées : son nom et son prénom (ou l'alias s'il n'y a pas de nom) avec sa pièce d'identité s'il s'agit d'un particulier, ou sa raison sociale avec son identifiant fiscal s'il s'agit d'une entreprise ; puis les deux lignes de l'adresse, le code postal et la localité, la province et le pays. Les deux côtés ne se croisent jamais : une entreprise n'imprime pas la personne. Le pays n'apparaît que lorsque le sien et celui de votre atelier sont différents, et l'email et le téléphone du client ne sont jamais imprimés.
Chaque version du devis conserve une copie de ces données : si vous modifiez la fiche ensuite, les versions déjà générées ne changent pas ; la prochaine que vous générerez reprendra les nouvelles données. Plus d'informations dans Le PDF et ses versions.
Et sur la facture
Si votre atelier émet des factures, le client d'une facture est la fiche du client de la commande : ses données ne se saisissent pas dans la facture, elles sont reprises d'ici. Tant que la facture est un brouillon, elle suit la fiche (si vous la corrigez, le brouillon se met à jour tout seul) ; à son émission, ces données sont figées dans la facture.
Les données nécessaires dépendent du pays de votre atelier et du fait que le client soit un particulier ou une entreprise. À une entreprise, on demande toujours sa raison sociale et son adresse, et aussi son identifiant fiscal, sauf si votre atelier est au Royaume-Uni, où il n'est pas demandé car beaucoup d'entreprises n'ont pas de numéro de TVA. À un particulier, selon le montant. S'il manque quelque chose sur la fiche, la facture vous indique exactement quoi et vous propose Ouvrir la fiche du client pour la compléter sans quitter la commande. Plus d'informations dans Créer et émettre une facture.
Supprimer un client
Ce n'est possible que si le client n'a ni commandes ni devis liés. S'il en a, BolloPrint ne vous laisse pas le supprimer et vous indique combien de commandes ou de devis lui sont liés.
Qui peut gérer les clients ?
| Action | Lecture seule | Employé | Admin | Propriétaire |
|---|---|---|---|---|
| Voir les clients | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer / modifier | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Supprimer | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |