✍️ Créer et émettre une facture

Si votre atelier n'a pas encore activé la facturation, c'est le Propriétaire qui la configure : Configurer la facturation.

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Créer la facture d'une commande

Ouvrez la commande et allez dans son onglet Factures, ou cliquez sur l'étiquette qui se trouve sous son prix (Non facturée, Facture en brouillon ou le numéro de la facture).

Il y a deux boutons, et c'est vous qui choisissez avant de créer :

Bouton	Ce que c'est	Quand
Créer la facture	La facture complète, avec les données du client.	La facture habituelle, et celle dont une entreprise a besoin.
Facture simplifiée	Sans les données du client. Seulement si votre pays l'admet.	Ventes à des particuliers qui ne dépassent pas la limite de votre pays. Si le client est une entreprise ou si le montant dépasse la limite, le bouton est désactivé et, en le survolant, il vous indique pourquoi.

Un montant faible ne la rend pas simplifiée : si votre client veut une facture complète, cliquez sur Créer la facture.

Un brouillon est créé avec :

• Les lignes de la commande, chacune avec sa taxe, et l'expédition.
• Une ligne de Remise si la commande comporte une remise, avec son motif s'il y en a un (Remise : Client fidèle). Si le prix de la commande ne correspond pas à ses lignes, la différence apparaît comme Remise ou comme Ajustement.
• Les données du client, tirées de sa fiche.
• La devise de la commande.

Le brouillon n'existe que dans BolloPrint : il n'a pas de numéro, il ne compte pas dans votre quota et vous pouvez le supprimer sans conséquence (menu ⋮ → Supprimer le brouillon).

Une commande n'admet qu'une seule facture, et pas d'autre non plus après l'avoir rectifiée (Encaisser, corriger et envoyer). Si elle n'est pas payée, vous verrez « Cette commande n'est pas payée » : vous pouvez tout de même la facturer, même si l'usage est de facturer au moment de l'encaissement. Une commande annulée ne peut pas être facturée.

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Les données du client

Dans la facture, le client ne se saisit pas : l'encadré Client affiche, en lecture seule, la fiche du client de la commande. Tant que la facture est un brouillon, elle suit la fiche (si vous la corrigez, elle se met à jour toute seule) ; à l'émission, les données sont figées.

Client	Ce qu'il faut dans sa fiche
Entreprise	Toujours sa raison sociale et son adresse. Son identifiant fiscal aussi, sauf au Royaume-Uni, où il n'est pas demandé car beaucoup d'entreprises n'ont pas de numéro de TVA. Une entreprise ne passe jamais en facture simplifiée.
Particulier, facture complète	Ce qu'exige votre pays (nom et prénom, pièce d'identité, adresse…).
Particulier, simplifiée	Rien de sa fiche.

S'il manque quelque chose sur la fiche, vous le voyez en rouge :

• Avant de créer, dans l'onglet Factures : Il manque des données dans la fiche du client, avec la liste. Si vous cliquez quand même sur Créer la facture, rien n'est créé. Pour une petite vente à un particulier, il vous rappelle la Facture simplifiée.
• Dans le brouillon, l'encadré Client passe en rouge avec Manquant : …, et Émettre reste bloqué.

Dans les deux cas, Ouvrir la fiche du client ouvre sa fiche sans quitter la commande. Plus d'informations sur la fiche : Clients.

Vos propres données

Si votre pays exige des données de l'atelier sur chaque facture (en Allemagne, e-mail, téléphone et IBAN) et que vous en avez effacé une dans Informations fiscales, l'onglet vous avertit avec Données de l'atelier manquantes et la liste. Vous ne pourrez pas créer ni émettre de facture complète tant que vous ne l'aurez pas complétée ; Compléter les informations fiscales vous amène au champ. De même pour le Numéro d’immatriculation dans les pays qui l’exigent (aux Pays-Bas et en Tchéquie, y compris sur la facture simplifiée).

Notes et vente sans TVA

Le champ Notes est un texte libre qui est imprimé sur la facture (par exemple, une référence du client). Enregistrez-le avec Enregistrer.

Si la vente se fait sans TVA, vous l'indiquez dans la carte Vente sans TVA du brouillon : Vendre sans TVA.

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Émettre

Chargement du diagramme…

1. L'aperçu. Cliquez sur Émettre et vous voyez la facture telle que votre client la recevra : mise en page, lignes, dates, la mention de la vente sans TVA et le numéro qu'elle portera. Elle effectue d'abord les vérifications de l'émission (données du client, vos données, le quota) : si quelque chose ne va pas, vous le voyez ici. En dessous, un rappel vous invite à vérifier les données : une facture émise ne peut qu'être corrigée par un avoir, et son contenu relève de votre responsabilité.

2. Valider. Cliquez sur Valider et émettre. Alors :

Ce qui se passe	Détail
Elle reçoit son numéro	Dans votre série, avec la date du jour.
L'échéance est fixée	Émission + votre délai de paiement. Si la commande est déjà payée, elle est échue le jour même et, à la fermeture, BolloPrint vous demande « Facture encaissée ? » pour la marquer comme payée avec la date du paiement de la commande.
Le PDF est enregistré	Dans votre atelier. À partir de ce moment, la facture compte dans votre quota du mois.

La fenêtre vous montre le numéro, Télécharger le PDF et, si la facture comporte une facture électronique (ZUGFeRD), Télécharger le XML.

La facture comporte aussi la date de livraison : c'est la Date d'expédition de la commande ; à défaut, sa Date d'achèvement, et à défaut des deux, la date d'émission. Tenez ces dates à jour.

Dans l'en-tête, vous verrez son numéro et une seule étiquette : son encaissement (En attente · échéance …, En retard, Payée ou Annulée par avoir) ou Brouillon si elle n'est pas émise. S'il s'agit d'une facture simplifiée, c'est indiqué à côté.

Si le service de facturation…	Ce qui se passe
Ne répond pas	BolloPrint réessaie de lui-même et ne numérote jamais deux fois la même facture. Vous disposez aussi de Réessayer l'émission.
Refuse la facture	Elle n'est pas numérotée : elle revient à l'état de brouillon avec le motif, pour que vous le corrigiez et l'émettiez à nouveau.

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ZUGFeRD (Allemagne)

Une facture complète et son avoir sont enregistrés au format ZUGFeRD : le PDF contient les données de la facture. Dans Documents, la ligne porte l'étiquette ZUGFeRD et un bouton pour télécharger le XML à côté du PDF.

• Aucune facture n'est émise s'il lui manque quelque chose pour sa facture électronique : s'il manque l'une de vos données, il vous le signale avant ; si le service détecte un autre problème, il la refuse sans la numéroter et vous indique le champ manquant.
• Si, une fois émise, sa facture électronique ne pouvait pas être enregistrée, vous verrez Facture électronique en attente avec le motif. Vous n'avez rien à faire : nous nous en occupons.
• Les factures simplifiées et la copie Payée sont en PDF normal.

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Devise et langue

Devise. La facture est dans la devise de la commande. Si ce n'est pas celle de votre atelier, le service de facturation ajoute la conversion au taux officiel du jour d'émission (et non celui de la commande ni un taux saisi à la main), et c'est ce montant qui est additionné dans les Finances. Voir Documents dans une autre devise.

Langue. La facture sort dans la langue de votre atelier (Paramètres → Atelier → Général, dans Localisation), et non dans la vôtre ; si votre atelier n'a pas de langue définie, elle sort en anglais.

• L'anglais est l'anglais britannique (VAT, VAT No., dates comme 06/10/2026).
• Les lignes d'expédition et d'ajustement qu'ajoute BolloPrint sont dans cette même langue.
• Si votre pays exige sa langue, la facture sort dans cette langue même si votre atelier en utilise une autre.
• Si vous changez la langue de l'atelier, les nouvelles factures sortent dans la nouvelle. Un brouillon déjà créé conserve l'expédition et l'ajustement dans la précédente : supprimez-le et recréez-le.