✏️ Créer et modifier un devis
En 30 secondes
- Nouveau devis ouvre le formulaire de commande, simplifié : client, origine, lignes et prix.
- Il naît avec son numéro, une date de validité, la taxe et la devise de votre atelier ; ces trois éléments se changent dans chaque devis.
- Le client est obligatoire.
- Cinq onglets : Général, Dates, Documents, Notes et Historique.
Créer un devis
Cliquez sur Nouveau devis au-dessus de la liste. Vous choisissez le client et l'origine de vente, vous ajoutez des lignes du catalogue ou personnalisées et, si vous le souhaitez, une remise : le prix se calcule tout seul.
Au premier enregistrement, BolloPrint lui attribue :
| Quoi | Valeur de départ |
|---|---|
| Numéro | Le suivant dans la série de l'année (voir Devis). |
| Valable jusqu'au | Aujourd'hui plus le nombre de jours de validité par défaut de votre atelier (30 si personne ne l'a changé). |
| Taxe | Celle de votre atelier. Si elle est modifiée dans les paramètres, cela ne concerne que les nouveaux devis. |
| Devise | Celle de votre atelier. Voir Documents dans une autre devise. |
Les valeurs par défaut sont configurées par un administrateur dans Paramètres généraux et dans Informations fiscales.
Le client est obligatoire
Un devis s'adresse toujours à quelqu'un : il est impossible de l'enregistrer sans client. S'il s'agit d'un nouveau client, créez-le depuis le sélecteur lui-même.
L'en-tête
- Le titre (modifiable), le total proposé avec sa marge et les dates qu'il a jusqu'ici : créé, valable jusqu'au, envoyé, accepté ou refusé.
- La ligne de progression : Brouillon → Envoyé → Résolution. La dernière pastille est la résolution : en cliquant dessus, vous choisissez Accepté ou Refusé, tout comme l'état du paiement dans une commande. Voir Accepter, refuser et supprimer.
- S'il a déjà été accepté, le chip Commande #N vous mène à la commande qui en est née.
- Dans le menu à trois points, Supprimer le devis.
Le grand chiffre est le total TTC : prix, expédition et taxe. En dessous, vous verrez comment il se compose, par exemple 17,00 € + TVA 21 % (3,57 €) ; le premier chiffre correspond au prix plus l'expédition. Sans taxe, vous verrez en ambre Aucune taxe configurée et le grand chiffre n'est que le prix. À côté, Configurer → vous emmène vers Paramètres › Informations fiscales si vous avez accès aux Paramètres ; sinon, un ? vous indique de le demander au propriétaire de l'atelier. La marge se calcule toujours sur le prix hors taxe : ni l'expédition ni la taxe ne sont un gain.
Général
- Panneau de gauche : origine de la vente, client et pièces jointes. Ouvrir la fiche du client ouvre sa fiche sans quitter le devis, au cas où il lui manquerait une donnée que vous voulez voir sur le PDF.
- Panneau de droite : les lignes, avec miniature, quantité et détail du PVP. Elles s'ajoutent avec Produit (du catalogue) ou Personnalisée. Elles n'ont pas la marque « imprimé » : ici, rien n'est encore fabriqué.
- Résumé financier : les chiffres du devis.
Le résumé financier et la taxe
Chaque devis porte une seule taxe. En plus de ces huit cases, il y a la Devise (voir Documents dans une autre devise).
| Case | Ce que c'est |
|---|---|
| Coût | Ce que vous coûte la fabrication des lignes. Non modifiable. |
| Coût d'expédition | Ce que vous facturez au client pour l'expédition. |
| Remise | Ce que vous accordez au client. Elle se saisit en € ou en % (le bouton de la case passe de l'un à l'autre) ; c'est toujours le montant qui est enregistré. Elle ne peut pas dépasser la somme des lignes. |
| Motif | Facultatif : pourquoi vous accordez la remise (Client fidèle). Il s'imprime avec la remise sur le PDF et sur la facture. La case s'active dès qu'il y a une remise. |
| Marge | Ce que vous gagnez sur le prix hors taxe, en pourcentage. |
| Sous-total | Le prix que vous proposez : la somme des lignes moins la remise, hors taxe et hors expédition. Il se calcule tout seul ; il ne se saisit pas. |
| Taxe % | Le taux de ce devis. Si la taxe a un nom, la case l'indique (par exemple TVA %). |
| Total | Prix plus expédition, plus la taxe sur les deux. Il se calcule tout seul. |
L'expédition fait partie de la base de la taxe : 5 € d'expédition avec une TVA de 21 % paient aussi la TVA. La remise se déduit avant la taxe et jamais de l'expédition. Si vous souhaitez facturer plus que les lignes (une urgence, un montage), ajoutez-le comme une ligne : le Sous-total ne peut pas dépasser la somme des lignes.
Dans le résumé, trois avertissements peuvent apparaître :
| Avertissement | Quand il apparaît |
|---|---|
| « Pays du client : France. Vérifiez le taux de taxe manuellement. » | Le client et votre atelier ont un pays et ils ne coïncident pas. BolloPrint ne change rien : la taxe à appliquer dépend de votre situation. |
| Non configurée, en ambre sous la case de la taxe | Ni le devis ni votre atelier n'ont de taxe. À côté, Configurer → vous emmène vers Paramètres › Informations fiscales si vous avez accès aux Paramètres ; sinon, un ? vous indique de le demander au propriétaire de l'atelier. La taxe se configure là-bas, jamais depuis le devis. |
| « Ce document a été enregistré avant l'existence des remises… », en ambre au-dessus du résumé | Le devis date d'avant les remises et son prix ne correspond pas à la somme des lignes. En faire une remise transforme la différence en remise (s'il facturait moins) ; Recalculer remet le prix à la somme des lignes. Tant que vous n'avez pas choisi, le prix reste tel quel. |
Non configurée ne veut pas dire 0 %
Sans taxe configurée, le calcul se fait à 0 %, mais BolloPrint vous le rappelle dans l'en-tête (et dans le résumé, si votre atelier n'en a pas non plus). Si vous ne facturez vraiment pas de taxe, saisissez 0 : c'est votre décision, et les avertissements disparaissent.
Dates
Quatre dates (une commande en a cinq) :
| Date | Comment elle fonctionne |
|---|---|
| Date de création | Quand le devis a été créé. |
| Valable jusqu'au | La validité de l'offre. Elle se remplit toute seule à la création et est imprimée sur le PDF. |
| Date d'envoi | Quand vous l'avez envoyé. Elle se remplit toute seule au passage en Envoyé ; et si vous la renseignez vous-même sur un brouillon, il passe en Envoyé. |
| Date d'acceptation | BolloPrint la renseigne à l'acceptation et elle n'est modifiable que sur un devis accepté. Vous pouvez la corriger, mais pas la retirer tant qu'il est accepté. |
Documents
C'est ici que vous générez le PDF pour le client et que vous voyez ses versions. Tout est expliqué dans Le PDF et ses versions.
Notes
Commentaires internes de l'équipe. Le client ne les voit jamais.
Historique
Qui a changé quoi et quand :
- Changements d'état, de validité, de prix, de la taxe (taux et nom) et de lignes.
- Chaque version générée, restaurée (consignée à l'enregistrement) ou supprimée.
- L'acceptation : « Devis accepté : commande créée ». La commande se trouve dans le chip Commande #N de l'en-tête.
Si un changement est arrivé par une intégration, vous verrez le nom du token d'API qui l'a fait au lieu d'une personne.