📥 Deine Daten übernehmen (Migration)

Wenn du deine Werkstatt schon mit Tabellen, Ordnern oder Dokumenten führst, musst du nicht alles neu eintippen. BolloPrint liest es, fragt dich, was nicht klar ist, und du entscheidest, was übernommen wird.

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Wo du es findest

• Unter Einstellungen → Migration, Schaltfläche Migrationstool öffnen.
• Außerdem über die Aufgabe Übernimm deine Daten in Erste Schritte auf der Startseite (Die Ersteinrichtung). In einem Plan ohne Migrationstool erscheinen diese Aufgabe und der Eintrag Migration in den Einstellungen grau mit 🔒 PRO, und die Schaltfläche des Tools ist deaktiviert; Tarife ansehen zeigt dir die Pläne, die es enthalten.

Nutzen kann es der Inhaber oder ein Administrator der Werkstatt.

Plan	So funktioniert es
Hobby	Nicht enthalten. Wenn du zu einem Plan wechselst, der es enthält, hast du es sofort.
Pro	Du machst sie selbst mit dem Tool. Wenn du nicht weiterkommst, stell eine Migration-Anfrage beim Support oder klick auf ? Hilfe → Termin buchen, um sie gemeinsam anzuschauen, mit deinen Dateien vor Augen.
Max und Business	Du machst sie selbst oder, wenn dir das lieber ist, wir machen sie für dich: Das siehst du auch unter ? Hilfe.

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Bevor du anfängst

• Ein Computer mit Chrome oder Edge (Windows oder Mac). Auf Handys, Tablets, in Firefox und Safari geht es nicht: Wir müssen deine Ordner lesen, und nur diese Browser erlauben das. Das Fenster muss breit sein, damit die Tabellen hineinpassen.
• Deine Dateien, auf deinem Computer: am besten nicht nur in OneDrive, Google Drive, iCloud oder Dropbox. Eine Datei, die nur in der Cloud liegt, können wir nicht lesen, und alles ist viel langsamer. Wenn sie dort liegen, kopiere sie vorher auf deine Festplatte.
• Rühr deine Dateien nicht an, solange sie läuft: nichts verschieben, umbenennen oder löschen. Wenn du an einem anderen Tag weitermachst, fragen wir dich nach ihnen mit ihrem Namen.
• Du brauchst keinen zusätzlichen Speicherplatz.

Deine Ordner lesen wir nur. Wir schreiben nichts hinein, und was wir während der Migration brauchen, löschen wir, wenn sie fertig ist.

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Die drei Schritte

Oben siehst du die drei Schritte: Vorbereiten · Verstehen · Migrieren. Jeder ist ein einziger Bildschirm, der sich während der Arbeit verändert: vorher, währenddessen und danach. Alle haben dieselbe Form:

• Eine Tabelle mit dem, was du mitgebracht hast, Zeile für Zeile. In jedem Schritt ändert sich eine Spalte: Was drin ist, Wir übernehmen es als und Was übernommen wird.
• Ein Bereich rechts mit dem, was in deine Werkstatt kommt: Was du mitgebracht hast, dann Kommt in deine Werkstatt und am Ende Schon in deiner Werkstatt. Unten Speicher des Plans: was du hochladen wirst und ob es in deinen Plan passt.
• Die Schaltfläche zum Weitermachen, immer unten rechts, mit ← Zurück daneben, wenn man zurückgehen kann.
• Was wir dich fragen müssen, steht gesammelt unter Zu entscheiden, über der Tabelle von Verstehen (mehr dazu unten). Die Hinweise von Migrieren stehen unter Prüfe vor der Migration.

Du kannst es schließen, wann du willst, und an einem anderen Tag weitermachen: Wenn du zurückkommst, siehst du „Du hast eine angefangene Migration“, mit Fortsetzen oder Verwerfen. Die Dateien erfragen wir mit ihrem Namen, wenn sie gelesen werden müssen.

Schritt	Was passiert
Vorbereiten	Unter Füge hinzu, was du hast legst du alles hinein, was du hast, auf einmal oder nach und nach: deine Excel- oder CSV-Datei, was du aus deinem Onlineshop exportierst, Rechnungen als PDF und den Ordner mit deinen Designs (Dateien auswählen, Ordner auswählen oder per Ziehen). Den Ordner mit deinen Designs erkennen wir selbst an seinen 3D-Modellen; wenn wir uns irren, drück auf Ist er nicht (oder Das sind meine Designs beim richtigen Ordner). Neben jedes Element kannst du in einer Zeile schreiben, was drin ist. Darunter ist Erzähl uns freiwillig: Wie ist es organisiert? und Was bringst du mit? (wenn du nichts ankreuzt, suchen wir nach allem). Mit Meine Daten verstehen zählen wir, was du mitgebracht hast.
Verstehen	Zuerst zeigen wir dir, wofür wir jedes Element halten, unter Wir übernehmen es als; korrigiere, was nicht passt, und drück auf Stimmt so, fang an zu lesen. Während wir lesen, durchläuft jede Zeile In der Warteschlange, Wird gelesen… und Verstanden, und du kannst nebenbei beantworten, was unter Zu entscheiden steht. So wird es gelesen zeigt dir, wie wir jede Tabelle lesen, und Als Excel herunterladen deine Daten so, wie wir sie verstanden haben. Am Ende Prüfen und migrieren.
Migrieren	Die Tabelle zeigt Was übernommen wird aus jeder Zeile. Zeilen ansehen öffnet darunter, was aus dieser Zeile übernommen wird, in Reitern (Kunden, Bestellungen, Angebote, Designs, Produkte…), und dort änderst du es oder entfernst den Haken. Oben siehst du, falls vorhanden, Wird nicht übernommen, Bleibt leer, Was wir verknüpft haben (jede Bestellung mit ihrem Kunden und ihren Produkten) und Prüfe vor der Migration. Nichts wird angelegt, bevor du auf Migrieren drückst. Während der Migration lass den Tab offen: Die Dateien werden von deinem Computer hochgeladen (mit Hochladen pausieren kannst du kurz anhalten). Am Ende Zu meiner Werkstatt.

Im Bereich rechts sagt dir die Notiz Abgleich der Bestellungen, wie viele Bestellungen wir gelesen haben, wie viele nach dem Zusammenführen von Positionen und Kopien übrig bleiben und welcher Betrag erhalten bleibt: So prüfst du, ob es zu dem passt, was du über deine Werkstatt weißt. Summenzeilen deiner Tabellen („SUMME APRIL 2024“) sind keine Bestellungen und bleiben draußen; die Notiz sagt, wie viele es sind.

Ansehen in der Notiz öffnet den ganzen Abgleich, in dem diese Zeilen Blatt für Blatt mit ihren Zeilennummern genannt werden (sind es viele, Alle anzeigen und Weniger anzeigen). Unter jedem Blatt beantwortest du Sind es Bestellungen? mit einem Auswahlfeld:

• Nein, es sind Summen: Sie bleiben draußen. Das gilt, wenn du nicht antwortest.
• Ja, alle sind Bestellungen: Sie werden als Bestellungen gelesen.
• Nur einige…: öffnet ein Kästchen pro Zeile, mit ihrer Nummer und dem, was darin steht. Hak die an, die Bestellungen sind, und drück Speichern; das Auswahlfeld zeigt es an, zum Beispiel Nur einige (2 von 5).

Das ist für den seltenen Fall eines Kunden, der „Total…“ heißt und nur ein Datum und einen Betrag hat. Die Zeilen, die du zurückholst, bleiben genannt, falls du sie wieder herausnehmen willst, und deine Antwort wird gespeichert: Machst du die Migration an einem anderen Tag weiter, bleibt sie gleich.

Zu entscheiden

In Verstehen sammelt Zu entscheiden über der Tabelle alles, was wir dich fragen müssen, als Liste von Themen: Wurden sie bezahlt?, Steuern, Status, Ähnliche Kunden… Wenn mehrere Dateien dasselbe fragen, ist es ein einziges Thema und du beantwortest es einmal.

• Zwei Blöcke. Oben Wichtig: was Zeilen aus der Migration oder Bestellungen aus den Finanzen herausfallen ließe. Darunter Optional: Sie können so bleiben.
• Jedes Thema bleibt zu, bis du es öffnest, und es ist immer nur eins offen. Seine Zeile sagt, wie viele Zeilen es betrifft und woher sie kommen, und nach Sonst:, was gilt, wenn niemand antwortet. Sobald du antwortest, steht dort deine Antwort.
• Du kannst weitermachen, ohne zu antworten: Was du offen lässt, läuft so, wie es in seiner Zeile steht. Nichts hält dich auf, aber was rot ist, bleibt draußen.
• Jede Antwort ist ein Auswahlmenü: Du öffnest es und wählst.

Thema	Wenn du nicht antwortest
Bestellungen ohne Datum, Bestellungen ohne Kunde, Kunden ohne Namen	werden nicht übernommen
Wurden sie bezahlt?	offen
Steuern	netto, 0 %
Status	Abgeschlossen
Währung	die Währung deiner Werkstatt
Ähnliche Kunden, Bestellungen in mehreren Dateien	getrennt
Bestellungen und Angebote, Wie Modelle gruppiert werden	wie vorgeschlagen

Jedes Thema ist eine Tabelle. Die erste Zeile ist Alle Dateien, darunter steht jede Datei. So antwortest du einmal für alles und änderst, wenn eine Datei anders ist, nur ihre:

• Eine Datei, auf die noch niemand geantwortet hat, zeigt Wählen…, und bis du antwortest, gilt für sie, was nach Sonst: steht.

• Alle Dateien zeigt erst eine Antwort, wenn du sie für alle gegeben hast. Antwortest du dort, werden die Dateien ohne Antwort ausgefüllt und zeigen dann Wie alle; änderst du sie später, ändern sie sich mit.

• Eine Datei, die du einzeln geändert hast, behält ihre Antwort, und eine, die du mit eigenen Worten beantwortet hast, wird nie überschrieben.

• Steuern wird nur einmal gefragt, mit zwei Fragen: Enthalten deine Beträge die Steuer? und Welche Steuer berechnest du?. Wenn du den Satz schon kennst, antwortest du in einem Schritt: zum Beispiel „Ja, USt. 19 % enthalten“.

• Status zeigt dir nur die Werte deiner Statusspalte, die wir nicht verstehen, jeden mit seinem Auswahlmenü: In deiner Tabelle steht und In BolloPrint wird es. Die, die wir schon verstehen, sind in einer Zeile zusammengeklappt („5 Werte, die wir schon verstehen“). Storniert storniert diese Bestellungen; und wenn in der Zelle schon „storniert“ steht, kommt die Bestellung storniert herein, ohne dass wir fragen.

• Ähnliche Kunden und Bestellungen in mehreren Dateien: Jede Gruppe hat ihr eigenes Auswahlmenü, mit Gleich, Verschieden oder Nur einige…. Ansehen öffnet die Gruppe und zeigt jeden Eintrag mit seinem Kästchen: Name, E-Mail, Telefon, Steuernummer, woher er kommt und wie viele Bestellungen er hat. Hak die an, die gleich sind; die anderen bleiben getrennt, und das Auswahlmenü zeigt es an, zum Beispiel Nur einige (3 von 5). Zum Schluss drück auf Speichern. Gleiche Kunden werden zu einem Eintrag mit all ihren Bestellungen zusammengeführt, und gleiche Bestellungen werden nur einmal angelegt. Solange du nicht entscheidest, bleiben sie getrennt.

• Mit eigenen Worten erklären: Wenn keine Option passt, öffne es im Thema und schreib die Antwort so, wie du sie einem Menschen sagen würdest.

• Alle N ansehen zeigt dir bei jedem Thema die Zeilen, um die es geht: aus welcher Datei und welcher Zeile sie stammen. Und in der Tabelle lässt Die N Fragen ansehen bei einer Zeile unter Zu entscheiden nur das von dieser Datei stehen.

Prüfe vor der Migration

In Migrieren sammelt Prüfe vor der Migration über der Tabelle die Hinweise. Sie verhindern die Migration nicht: Jeder sagt dir, was wir gemacht haben und warum. Zum Beispiel:

• „5 Bestellungen haben dieselbe Nummer wie andere Zeilen, aber einen anderen Kunden oder ein anderes Datum: Wir legen sie getrennt an.“
• „5 Kunden haben in einer anderen Zeile eine weitere Telefonnummer: Wir speichern sie in den Notizen.“

Welche? öffnet direkt dort die Liste dieser Zeilen und nur dieser: Wo (Datei und Zeile), Was, Kunde, Datum, Betrag und Was los ist. Wenn etwas nicht so ist, wie du es willst, änderst du es unter Zeilen ansehen, bevor du auf Migrieren drückst.

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Was übernommen wird und wie

• Kunden: aus Tabellen, Dokumenten oder einer Liste in einem PDF. Wenn ein Kunde auf zwei Arten geschrieben vorkommt, weisen wir dich auf die mögliche Dublette hin. Steht ein Kunde in zwei Zeilen mit verschiedenen Telefonnummern, wird die erste seine Telefonnummer und die andere kommt in seine Notizen („Weitere Telefonnummer: …“); dieselbe Nummer, anders geschrieben, zählt nicht als andere.
• Designs: 3D-Modelle, Fotos, geslicete Dateien und Archive, nach Design gruppiert. Sie werden beim Hochladen komprimiert; eine eigene .zip-Datei wird so hochgeladen, wie sie ist.
• Bestellungen: mit ihren echten Daten und Zahlungen, sie zählen also in Finanzen. Eine alte Bestellung bekommt nicht das heutige Datum.
• Positionen der Bestellungen: Wenn eine Tabelle mit einer Bestellung pro Zeile eine Spalte hat, die aufzählt, was verkauft wurde („A x3 + B“), wird jeder Artikel eine Position der Bestellung mit ihrer Menge. Diese Positionen kommen ohne Preis, und die Bestellung behält ihre eigene Summe.
• Materialbestand: Filamente und Harze, verknüpft mit unserem Katalog. Wenn ein Material nicht im Katalog ist, fordern wir es selbst an und geben dir Bescheid.
• Die Steuer kommt aus deinen Dokumenten: Es zählt der Satz, den jedes enthält. Wenn keiner drinsteht, fragen wir dich einmal (eine der Antworten ist Leer (nicht festgelegt)); wenn du nicht antwortest, wird sie mit 0 % übernommen.

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Angebote

Ein altes Angebot wird immer als BolloPrint-Angebot übernommen, nie als zusätzliche Bestellung. Es kann aus Dokumenten oder aus Tabellen kommen.

• Aus Dokumenten (PDFs, Texte): Sie kommen als Entwurf. Wenn du ihre Zeilen in Migrieren öffnest, setzt du im Reiter Angebote den Haken bei Angenommen und, wenn du willst, bei Als Bestellung anlegen. Ist dieses Angebot schon eine Bestellung deiner Werkstatt, wird keine weitere angelegt.
• Aus einer Tabelle: ein Reiter oder eine CSV-Datei nur mit Angeboten, oder eine Tabelle, die Bestellungen und Angebote mischt, getrennt durch eine Spalte. Dann fragen wir dich „Diese Tabelle mischt Bestellungen und Angebote. So haben wir sie getrennt: Stimmt das?“, mit der Anzahl von beiden, und du antwortest So passt es, Andere Spalte verwenden oder Alles sind Bestellungen.
• Ihr Status bleibt erhalten: Angenommen, Gesendet, Abgelehnt oder, wenn er offen oder leer ist, Entwurf. Auch ihr Gültig bis, sodass ein bereits abgelaufenes als abgelaufen erscheint. Du kannst es in Migrieren ändern.
• Wenn es schon eine Bestellung dieser Migration geworden ist, wird es als angenommenes Angebot mit dieser Bestellung verknüpft übernommen, nie als zweite Bestellung.
• Ganz ohne Status (zum Beispiel der Export eines Formulars): Sie kommen als Entwurf, und ihre Zeile sagt es dir: „Diese N Angebote haben keinen Status: Sie kommen als Entwurf“. Mit Status markieren wählst du sie aus und markierst alle auf einmal.
• Du willst sie nicht? In der Zeile einer gemischten Tabelle drückst du in Migrieren auf Angebote nicht übernehmen: Die Bestellungen bleiben, wie sie sind.

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Eine Migration rückgängig machen

Wenn sie fertig ist, entfernt im Bereich rechts Nicht überzeugt? → Migration rückgängig machen alles, was damit angelegt wurde. Was du seitdem verwendet hast, bleibt: zum Beispiel ein Kunde, für den du schon eine neue Bestellung angelegt hast. Am Ende siehst du Migration rückgängig gemacht, mit dem, was entfernt und was behalten wurde.

Wenn eine Migration mittendrin stoppt, bleibt, was schon angelegt wurde: Beim Fortsetzen kannst du sie weiterführen oder rückgängig machen.

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Wenn etwas nicht klappt

Was du siehst	Was du tun kannst
„Die Migration machst du an einem Computer, mit Chrome oder Edge“	Öffne BolloPrint in Chrome oder Edge, an einem Computer.
„Mach das Fenster breiter“	Maximiere das Fenster oder verkleinere den Zoom des Browsers (Strg − unter Windows, Cmd − auf dem Mac).
„Die Migration ist bereits in einem anderen Tab geöffnet“	Sie kann nur in einem offen sein. Mach im anderen weiter, oder schließ ihn und drück auf Erneut versuchen.
„Dieser Ordner scheint in der Cloud zu liegen“	Kopiere den Ordner auf deine Festplatte und füge die Kopie hinzu.
„Sieht nicht nach der Werkstatt aus“	Das sind Videos, Musik oder Installationsprogramme. Entfernen lässt es draußen; Behalten, wenn es wirklich deins ist.
„Passt nicht in deinen Plan.“	Was du hochladen wirst, braucht mehr als den Speicher des Plans. Lass mit Zeilen ansehen etwas weg, oder Zu einem höheren Plan wechseln.
„Einiges konnte nicht erledigt werden“	Wir listen es mit dem Grund auf. Nichts wird stillschweigend verworfen: Was wir nicht lesen können, bleibt auf deinem Computer.
„Füg hinzu, was nötig ist, um weiterzumachen“	Wenn du an einem anderen Tag weitermachst, füge die Dateien hinzu, nach denen wir fragen: Sie heißen wie vorher.
Am Ende fehlt dir etwas	Schau unter Wirf einen Blick darauf nach und mach, falls nötig, die Migration rückgängig und fang neu an.

Wenn sie fertig ist, im Bereich rechts Wie ist es gelaufen? → Erzähl es uns. Das ist freiwillig und unser Team liest es: Es hilft uns sehr.