📄 Angebote
Ein Angebot bereitest du für einen Kunden vor, bevor die Bestellung existiert: dieselben Positionen und dieselbe wirtschaftliche Zusammenfassung, die du schon von den Bestellungen kennst, dazu ein PDF, um es dem Kunden zu schicken, aber ohne Produktion oder Termine zu binden. Sagt der Kunde ja, wird das Angebot mit einem Klick zur Bestellung; bis dahin taucht es weder im Kanban noch im Kalender noch in den Finanzen auf.
Der Bereich liegt in der Seitenleiste, direkt unter Bestellungen.
Der Lebenszyklus eines Angebots
Diagramm wird geladen…
Das ist der übliche Weg. Die Abkürzungen – einen Entwurf annehmen, ohne ihn zu senden, oder ein abgelehntes Angebot zurückholen – findest du direkt darunter.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Entwurf | Du bereitest es gerade vor. Niemand hat es bisher gesehen. |
| Gesendet | Du hast es dem Kunden zukommen lassen und wartest auf Antwort. |
| Angenommen | Der Kunde hat es bestätigt. Die Bestellung wird erstellt. Das Angebot lässt sich weiter bearbeiten, aber sein Ergebnis ändert sich nicht, solange diese Bestellung lebt. |
| Abgelehnt | Der Kunde hat es verworfen. Du kannst es wieder auf Gesendet oder Entwurf setzen, wenn er es sich anders überlegt. |
Die ersten beiden sind die Punkte der Fortschrittsleiste in der Kopfzeile, und der letzte Punkt ist das Ergebnis: wenn du darauf klickst, wählst du zwischen Angenommen und Abgelehnt, genau wie du bei einer Bestellung den Zahlungsstatus wählst. Du musst nicht über Gesendet gehen: Sagt dir der Kunde persönlich zu, kannst du einen Entwurf direkt annehmen.
Abgelaufen ist kein Status
Jedes Angebot hat ein Gültigkeitsdatum. Ist es vorbei, bleibt das Angebot weiterhin Entwurf oder Gesendet, aber du siehst in der Liste und in der Kopfzeile das Etikett Abgelaufen in Rot. Das ist ein Hinweis für dich, kein Schloss: du kannst das Datum ändern, es erneut senden oder es trotzdem annehmen.
Die Kennzahlen in der Kopfzeile
Über der Liste gibt es vier schnelle Indikatoren, berechnet über alle deine Angebote:
| Indikator | Was er misst |
|---|---|
| Offene Angebote | Die, die im Status Entwurf oder Gesendet und noch gültig sind. |
| Offener Betrag | Die Summe dieser offenen Angebote: das, was du abrechnen würdest, wenn alle angenommen würden. |
| Abgelaufen | Offene Angebote, deren Gültigkeitsdatum bereits vorbei ist. |
| Diesen Monat angenommen | Wie viele im aktuellen Monat zur Bestellung geworden sind. |
Die Angebotsliste
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| ID | Angebotsnummer. Das ist eine eigene Nummerierung, unabhängig von der der Bestellungen: Angebot 12 und Bestellung 12 haben nichts miteinander zu tun. |
| Artikel | Miniaturansichten der Positionen des Angebots (bis zu 3 sichtbar). |
| Angebot | Titel des Angebots. |
| Kunde | Link zum Profil des Kunden. |
| Status | Farbiges Badge mit dem aktuellen Status. Ist es abgelaufen, siehst du Abgelaufen in Rot. |
| Gültigkeit | Datum, bis zu dem du das Angebot aufrechterhältst. In Rot, wenn es bereits vorbei ist. |
| Erstellt | Wann es erstellt wurde. |
| Preis | Angebotener Gesamtbetrag, in der Währung deiner Werkstatt. |
Durch Klick auf eine Zeile öffnest du das Angebot.
Suchen und filtern
- Nach ID, Titel, Kunde suchen: filtert in Echtzeit nach Titel, Kundenname oder Angebotsnummer.
- Status: Dropdown, um nur einen bestimmten Status zu behalten. Es hat außerdem die Option Abgelaufen, die die offenen mit abgelaufener Gültigkeit zeigt, egal ob im Entwurf oder Gesendet.
- Quellen: filtert nach der Verkaufsquelle. Er bietet Etsy und Shopify, die Quellen deiner eigenen Liste (die aus Verkaufsquellen, auch die deaktivierten) und Manuell / Keine Quelle, wozu auch die Angebote ohne Quelle gehören.
- Erstellungszeitraum: nur die im gewählten Zeitraum erstellten Angebote.
Ein Angebot erstellen
Klick oben über der Liste auf „Neues Angebot". Es öffnet sich dasselbe Formular, das du schon von den Bestellungen kennst, vereinfacht: du wählst den Kunden und die Verkaufsquelle, fügst Positionen aus dem Katalog oder individuelle hinzu und passt den Preis an.
Beim ersten Speichern vergibt BolloPrint die Nummer und setzt automatisch ein Gültigkeitsdatum: heute plus die Tage, die du unter Einstellungen → Werkstatt → Allgemein konfiguriert hast (30, wenn du nichts angefasst hast). Du kannst es in jedem Angebot ändern.
Der Kunde ist Pflicht
Ein Angebot richtet sich immer an jemanden: ohne Kunden lässt es sich nicht speichern. Ist es ein neuer Kunde, leg ihn zuerst direkt aus dem Auswahlfeld heraus an.
Details eines Angebots
In der Kopfzeile siehst du den Titel (bearbeitbar), den angebotenen Preis mit seiner Marge, die Termine, die das Angebot bisher hat (erstellt, gültig bis, gesendet, angenommen oder abgelehnt), und die Fortschrittsleiste mit den Punkten Entwurf → Gesendet → Ergebnis. Wurde das Angebot bereits angenommen, erscheint ein Chip „Bestellung #N", der dich zu der Bestellung bringt, die daraus entstanden ist. Im Drei-Punkte-Menü findest du Angebot löschen.
Darunter gibt es fünf Reiter: Allgemein, Termine, Dokumente, Notizen und Verlauf.
Allgemein
- Linkes Panel: Verkaufsquelle, Kunde, allgemeine Beschreibung und angehängte Dateien.
- Rechtes Panel: die Positionen des Angebots mit Miniaturansicht, Menge und VK-Aufschlüsselung. Du fügst sie mit „Produkt" (aus dem Katalog) oder „Individuell" hinzu. Anders als bei einer Bestellung haben die Positionen keine Markierung „gedruckt": hier wird noch nichts gefertigt.
- Wirtschaftliche Zusammenfassung: Gesamtkosten, Marge (%) und bearbeitbarer Verkaufspreis, mit der Schaltfläche mit den zwei Pfeilen, um den Preis aus Kosten und Marge neu zu berechnen.
Termine
Vier Termine (eine Bestellung hat fünf):
- Erstellungsdatum.
- Gültig bis: die Gültigkeit des Angebots. Wird beim Erstellen automatisch ausgefüllt (siehe Einstellungen) und ist auf dem PDF aufgedruckt.
- Versanddatum: wann du es geschickt hast. Setzt du das Angebot auf Gesendet, wird es automatisch ausgefüllt; und trägst du es selbst bei einem Entwurf ein, wechselt das Angebot auf Gesendet.
- Annahmedatum: setzt BolloPrint bei der Annahme, und es lässt sich nur bei einem angenommenen Angebot bearbeiten. Du kannst es korrigieren, aber nicht entfernen, solange das Angebot angenommen ist.
Dokumente
Die Vorschau des PDFs, das du dem Kunden schickst, mit Download-Option. Oben stehen das Logo und der Name deiner Werkstatt; rechts der Kunde, das Erstellungsdatum des Angebots und das Gültigkeitsdatum, damit der Kunde weiß, bis wann das Angebot gilt. Über der Trennlinie steht zentriert das Wort ANGEBOT und darunter Nummer und Titel des Angebots. Das PDF wird in der Sprache der Person erzeugt, die es generiert.
Jedes PDF, das du erzeugst, wird als Anhang gespeichert; wenn du also den Preis änderst und es erneut erzeugst, hast du den Verlauf von allem, was du ihm geschickt hast. Ein PDF zu erzeugen ändert den Status nicht: das Angebot als Gesendet zu markieren, ist deine Entscheidung.
Notizen
Interne Kommentare des Teams. Der Kunde sieht sie nie.
Verlauf
Wer was und wann geändert hat: Änderungen am Status, an der Gültigkeit, am Preis, an den Positionen, jedes erzeugte PDF und am Ende die Annahme mit der Nummer der erstellten Bestellung. Kam eine Änderung über eine Integration, siehst du statt einer Person den Namen des API-Tokens, das sie vorgenommen hat.
Annehmen: was passiert, wenn der Kunde ja sagt
Klick auf den letzten Punkt und wähl Angenommen. BolloPrint bittet dich um Bestätigung (hast du ungespeicherte Änderungen, wirst du vorher zum Speichern aufgefordert), und nach der Bestätigung:
- Eine neue Bestellung wird erstellt mit demselben Kunden, Titel, derselben Verkaufsquelle, demselben Preis, Versand, denselben Notizen und Positionen. Sie entsteht im Status Erstellt, mit ausstehender Zahlung und mit der üblichen Frist deiner Bestellungen.
- Die technischen Anhänge werden in die Bestellung kopiert. Die PDFs nicht: sie bleiben im Angebot, und die Bestellung zeigt sie von dort in ihrem Reiter Angebot.
- Das Angebot wechselt auf Angenommen. Produziert, versendet und kassiert wird von der Bestellung aus.
- Du landest direkt in der gerade erstellten Bestellung, die einen Chip „Aus Angebot #N" zeigt, um zum Ursprung zurückzukehren.
Ein angenommenes Angebot lässt sich weiter bearbeiten
Es ist kein rechtliches Dokument: du kannst nach der Annahme Positionen, Preis und Termine ändern oder ein weiteres PDF erzeugen. Diese Änderungen berühren die Bestellung nicht (sie hat ihre eigene Kopie); das neue PDF erscheint aber sehr wohl im Reiter Angebot der Bestellung. Das Einzige, was du nicht kannst, ist das Ergebnis ändern (ablehnen oder auf Gesendet zurücksetzen), solange die Bestellung lebt: hast du dich vertan, storniere die Bestellung, und das Angebot ist wieder frei. Nimmst du es erneut an, entsteht eine neue Bestellung.
Ablehnen und zurückgehen
Sagt der Kunde nein, klick auf den letzten Punkt und wähl Abgelehnt. Das Datum der Ablehnung wird festgehalten. Ein abgelehntes Angebot lässt sich zurückholen: setz es wieder auf Gesendet (oder auf Entwurf) und arbeite weiter damit. Das ist der typische Fall des Kunden, der nach zwei Wochen zurückkommt.
Ein Angebot löschen
Über das Drei-Punkte-Menü in der Kopfzeile: Angebot löschen. Löschen geht in jedem Status, auch bei einem bereits angenommenen: die Bestellung, die daraus entstanden ist, behält ihre Positionen und ihre Anhänge, verliert aber den Chip „Aus Angebot" und den Reiter Angebot mit seinen PDFs, die im Angebot lebten. Deshalb ist die Bestätigung in diesem Fall nachdrücklicher.
Ein Kunde mit Angeboten lässt sich nicht löschen, genau wie einer mit Bestellungen: BolloPrint sagt es dir und zeigt dir, welche es sind.
Wer kann Angebote verwalten?
| Aktion | Nur Lesen | Mitarbeiter | Admin | Inhaber |
|---|---|---|---|---|
| Angebote ansehen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Angebote erstellen / bearbeiten | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Annehmen oder ablehnen | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Angebote löschen | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
In allen Tarifen enthalten
Der Bereich Angebote hängt nicht vom gebuchten Tarif ab: alle Werkstätten haben ihn, ohne Kontingent.