✍️ Eine Rechnung erstellen und ausstellen
In 30 Sekunden
- Die Rechnung wird im Reiter Rechnungen der Bestellung erstellt und entsteht als Entwurf.
- Die Kundendaten kommen aus seiner Kundenkarte: In der Rechnung wird nichts eingetippt.
- Ausstellen sind zwei Schritte: Ausstellen öffnet die Vorschau, und Bestätigen und ausstellen vergibt die Nummer.
- Eine ausgestellte Rechnung wird weder bearbeitet noch gelöscht: Sie wird mit einer Rechnungskorrektur korrigiert.
Hat deine Werkstatt die Rechnungsstellung noch nicht aktiviert, richtet das der Inhaber ein: Die Rechnungsstellung einrichten.
Die Rechnung einer Bestellung erstellen
Öffne die Bestellung und geh zu ihrem Reiter Rechnungen, oder klick auf das Etikett unter ihrem Preis (Nicht in Rechnung gestellt, Rechnungsentwurf oder die Rechnungsnummer).
Es gibt zwei Schaltflächen, und du wählst selbst, bevor du erstellst:
| Schaltfläche | Was sie ist | Wann |
|---|---|---|
| Rechnung erstellen | Die vollständige Rechnung, mit den Kundendaten. | Die übliche, und die, die ein Unternehmen braucht. |
| Kleinbetragsrechnung | Ohne die Kundendaten. Nur wenn dein Land sie erlaubt. | Verkäufe an Privatpersonen, die die Grenze deines Landes nicht überschreiten. Ist der Kunde ein Unternehmen oder überschreitet der Betrag die Grenze, ist die Schaltfläche deaktiviert und sagt dir beim Darüberfahren, warum. |
Ein kleiner Betrag macht sie nicht zur Kleinbetragsrechnung: Will dein Kunde eine vollständige, klick auf Rechnung erstellen.
Es wird ein Entwurf erstellt mit:
- Den Positionen der Bestellung, jede mit ihrer Steuer, und dem Versand.
- Einer Rabatt-Position, wenn die Bestellung einen Rabatt hat, mit seinem Grund, falls es einen gibt (Rabatt: Stammkunde). Stimmt der Preis der Bestellung nicht mit ihren Positionen überein, erscheint die Differenz als Rabatt oder als Anpassung.
- Den Kundendaten, übernommen aus seiner Kundenkarte.
- Der Währung der Bestellung.
Der Entwurf existiert nur in BolloPrint: Er hat keine Nummer, zählt nicht zu deinem Kontingent, und du kannst ihn ohne Folgen löschen (Menü ⋮ → Entwurf löschen).
Eine Bestellung lässt nur eine einzige Rechnung zu, und auch keine weitere, nachdem sie storniert wurde (Kassieren, stornieren und senden). Ist sie nicht bezahlt, siehst du „Diese Bestellung ist nicht bezahlt“: Du kannst sie trotzdem in Rechnung stellen, auch wenn man normalerweise abrechnet, wenn kassiert wird. Eine stornierte Bestellung wird nicht in Rechnung gestellt.
Die Positionen werden beim Erstellen des Entwurfs kopiert
Änderst du danach die Bestellung (einen Artikel, einen Preis, die Steuer), bekommt der Entwurf davon nichts mit: Lösch ihn und erstelle ihn neu.
Die Kundendaten
In der Rechnung wird der Kunde nicht eingetippt: Der Kasten Kunde zeigt schreibgeschützt die Kundenkarte des Kunden der Bestellung. Solange sie ein Entwurf ist, folgt sie ihr (korrigierst du sie, aktualisiert sie sich von selbst); beim Ausstellen werden die Daten eingefroren.
| Kunde | Was in seiner Kundenkarte nötig ist |
|---|---|
| Unternehmen | Immer Firmenname und Adresse. Seine Steuernummer auch, außer im Vereinigten Königreich, wo sie nicht verlangt wird, weil viele Unternehmen keine USt-Nummer haben. Ein Unternehmen geht nie in eine Kleinbetragsrechnung. |
| Privatperson, vollständige Rechnung | Was dein Land verlangt (Vor- und Nachname, Ausweis, Adresse …). |
| Privatperson, Kleinbetragsrechnung | Nichts aus seiner Kundenkarte. |
Fehlt der Kundenkarte etwas, siehst du es in Rot:
- Vor dem Erstellen, im Reiter Rechnungen: In der Kundenakte fehlen Daten, mit der Liste. Klickst du trotzdem auf Rechnung erstellen, wird nichts erstellt. Bei einem kleinen Verkauf an eine Privatperson erinnert er dich an die Kleinbetragsrechnung.
- Im Entwurf wird der Kasten Kunde rot mit Es fehlt: …, und Ausstellen bleibt gesperrt.
In beiden Fällen öffnet Kundenakte öffnen seine Kundenkarte, ohne die Bestellung zu verlassen. Mehr zur Kundenkarte: Kunden.
Deine eigenen Daten
Verlangt dein Land auf jeder Rechnung Angaben der Werkstatt (in Deutschland E-Mail, Telefon und IBAN) und hast du eine davon in den Steuerdaten gelöscht, weist dich der Reiter mit Angaben der Werkstatt fehlen und der Liste darauf hin. Du kannst keine vollständige Rechnung erstellen oder ausstellen, bis du sie ergänzt; Steuerdaten ergänzen bringt dich zum Feld. Dasselbe gilt für die Registernummer in den Ländern, die sie verlangen (in den Niederlanden und in Tschechien auch auf der Kleinbetragsrechnung).
Anmerkungen und Verkauf ohne Umsatzsteuer
Das Feld Anmerkungen ist freier Text, der auf die Rechnung gedruckt wird (zum Beispiel eine Referenz des Kunden). Speichere es mit Speichern.
Erfolgt der Verkauf ohne Umsatzsteuer, gibst du das in der Karte Verkauf ohne Umsatzsteuer des Entwurfs an: Ohne Umsatzsteuer verkaufen.
Ausstellen
Diagramm wird geladen…
1. Die Vorschau. Klick auf Ausstellen, und du siehst die Rechnung so, wie dein Kunde sie erhalten wird: Design, Positionen, Daten, den Hinweis zum Verkauf ohne Umsatzsteuer und die Nummer, die sie bekommen wird. Vorher macht sie die Prüfungen des Ausstellens (Kundendaten, deine Daten, das Kontingent): Stimmt etwas nicht, siehst du es hier. Darunter erinnert sie dich daran, die Daten zu prüfen: Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nur stornieren, und für ihren Inhalt bist du verantwortlich.
2. Bestätigen. Klick auf Bestätigen und ausstellen. Dann:
| Was passiert | Detail |
|---|---|
| Sie erhält ihre Nummer | Aus deiner Reihe, mit dem heutigen Datum. |
| Die Fälligkeit wird festgelegt | Ausstellung + dein Zahlungsziel. Ist die Bestellung schon bezahlt, ist sie am selben Tag fällig, und beim Schließen fragt BolloPrint „Rechnung bezahlt?“, um sie mit dem Zahlungsdatum der Bestellung als bezahlt zu markieren. |
| Das PDF wird gespeichert | In deiner Werkstatt. Ab diesem Moment zählt die Rechnung zu deinem Monatskontingent. |
Das Fenster zeigt dir die Nummer, PDF herunterladen und, wenn sie eine E-Rechnung (ZUGFeRD) enthält, XML herunterladen.
Die Rechnung enthält auch das Leistungsdatum: Das ist das Versanddatum der Bestellung; fehlt es, ihr Fertigstellungsdatum, und fehlt auch das, das Ausstellungsdatum. Halte diese Daten aktuell.
Im Kopf siehst du ihre Nummer und ein einziges Etikett: ihre Zahlung (Offen · fällig …, Überfällig, Bezahlt oder Storniert) oder Entwurf, wenn sie nicht ausgestellt ist. Ist sie eine Kleinbetragsrechnung, steht das daneben.
| Wenn der Rechnungsdienst … | Was passiert |
|---|---|
| Nicht antwortet | BolloPrint versucht es von selbst erneut und nummeriert nie dieselbe Rechnung zweimal. Außerdem hast du Ausstellung wiederholen. |
| Die Rechnung ablehnt | Sie wird nicht nummeriert: Sie kehrt mit dem Grund zum Entwurf zurück, damit du es korrigierst und sie erneut ausstellst. |
Eine ausgestellte Rechnung wird weder bearbeitet noch gelöscht
Sie ist ein rechtliches Dokument: Ein Fehler wird mit einer Rechnungskorrektur korrigiert. Deshalb lässt sich eine Bestellung mit ausgestellter Rechnung nicht löschen; stornieren lässt sie sich schon, und dabei erinnert sie dich daran, dass die Rechnung gültig bleibt.
ZUGFeRD (Deutschland)
Eine vollständige Rechnung und ihre Rechnungskorrektur werden als ZUGFeRD gespeichert: Das PDF enthält die Rechnungsdaten. Unter Dokumente trägt die Zeile das Etikett ZUGFeRD und neben dem PDF eine Schaltfläche, um das XML herunterzuladen.
- Es wird keine Rechnung ausgestellt, der etwas für ihre E-Rechnung fehlt: Fehlt eine deiner Angaben, sagt sie es dir vorher; findet der Dienst ein anderes Problem, lehnt er sie ab, ohne sie zu nummerieren, und sagt dir, welches Feld fehlt.
- Ließe sich ihre E-Rechnung nach dem Ausstellen nicht speichern, siehst du E-Rechnung ausstehend mit dem Grund. Du musst nichts tun: Wir kümmern uns selbst darum.
- Kleinbetragsrechnungen und die Kopie Bezahlt gehen als normales PDF raus.
Währung und Sprache
Währung. Die Rechnung ist in der Währung der Bestellung. Ist es nicht die deiner Werkstatt, fügt der Rechnungsdienst die Umrechnung mit dem offiziellen Kurs vom Tag der Ausstellung hinzu (nicht dem der Bestellung und nicht einem von Hand eingegebenen), und dieser wird in Finanzen addiert. Siehe Dokumente in einer anderen Währung.
Sprache. Die Rechnung geht in der Sprache deiner Werkstatt raus (Einstellungen → Werkstatt → Allgemein, bei Lokalisierung), nicht in deiner persönlichen; hat die Werkstatt keine Sprache festgelegt, auf Englisch.
- Das Englisch ist britisches Englisch (VAT, VAT No., Datumsangaben wie 06/10/2026).
- Die Versand- und Ausgleichspositionen, die BolloPrint hinzufügt, stehen in derselben Sprache.
- Verlangt dein Land seine Sprache, geht die Rechnung in dieser raus, auch wenn deine Werkstatt eine andere nutzt.
- Änderst du die Sprache der Werkstatt, gehen die neuen Rechnungen in der neuen raus. Ein schon angelegter Entwurf behält Versand und Ausgleich in der bisherigen: Lösch ihn und leg ihn neu an.