Inhalt des Handbuchs

🧑‍💼 Kunden

In 30 Sekunden

Kunden ist das Kontaktbuch der Werkstatt: Jede Bestellung ist mit einem Kunden verknüpft.
Pflicht ist nur der Benutzername (Alias); die übrigen Daten, wenn du sie hast.
Die Kundenart (Privatperson oder Unternehmen) entscheidet, mit welchen Daten er auf Angeboten und Rechnungen erscheint.
Ein Kunde mit Bestellungen oder Angeboten lässt sich nicht löschen.

Der Bereich Kunden ist das Kontaktbuch der Werkstatt. Jede Bestellung ist mit einem Kunden verknüpft. Ohne Kunden keine Bestellung.

Die Kennzahlen in der Kopfzeile

Indikator	Was er zeigt
Kunden gesamt	Gesamtzahl der registrierten Kunden.
Stammkunden	Kunden mit mehr als einer Bestellung.
Gesamtaktivität	Gesamtzahl der Bestellungen über alle Kunden hinweg.

Die Kundenliste

Spalte	Beschreibung
Kunde	Vollständiger Name mit automatisch generiertem Avatar und Benutzername (@).
Unternehmen	Der Firmenname, bei Kunden, die ein Unternehmen sind. Privatpersonen haben einen Bindestrich.
E-Mail	Kontaktadresse.
Telefon	Telefonnummer.
Bestellungen gesamt	Gesamtzahl der Bestellungen dieses Kunden.
Umsatz	Summe des Preises ohne Steuern seiner Bestellungen, ob bezahlt oder nicht. Stornierte Bestellungen zählen nicht. Summiert wird in der Währung deiner Werkstatt: Bestellungen in einer anderen Währung fließen mit ihrem Wechselkurs umgerechnet ein, und die ohne Wechselkurs bleiben aus der Summe heraus.

Du kannst die Liste sortieren, indem du auf die Spaltenüberschriften klickst (Kunde, Unternehmen, E-Mail, Telefon, Bestellungen gesamt oder Umsatz).

Kunden suchen

Der Sucher filtert in Echtzeit nach Name, Benutzername, Unternehmen, E-Mail oder Telefon.

Einen Kunden hinzufügen

Du hast zwei Möglichkeiten:

Über Kunden → „Kunde hinzufügen“
Über eine Bestellung oder ein Angebot: wenn beim Eingeben des Kundennamens dieser nicht in der Liste erscheint, bietet dir das System an, einen neuen zu erstellen, ohne die Seite zu verlassen.

Es öffnet sich die Karte Neuer Kunde, in der du seine Daten ausfüllst. Die einzige Pflichtangabe ist Benutzername (Alias), markiert mit einem Sternchen (*). Die restlichen Daten sind optional.

Um den Kunden zu erstellen, drück oben rechts auf Erstellen.

Die Adresse

Der Block Adresse der Kundenkarte hat diese Felder:

Land: wird aus einer Liste mit Suchfeld gewählt. Hat der Kunde kein Land oder stammt er aus einem, das nicht in der Liste steht, wähl Kein Land / anderes: Die Kundenkarte wird dann ohne Land gespeichert.
Bundesland / Region und Postleitzahl.
Ort / Stadt.
Adresse: Straße und Hausnummer, zum Beispiel Musterstraße 10.
Adresse (Zeile 2): der Rest, falls nötig: Etage, Wohnung, Hauseingang …

Ein Land, das nicht in der Liste steht

Hat eine alte Kundenkarte ein Land, das nicht mehr in der Liste steht, siehst du ein Feld mit seinem Code: Wähl ein Land aus der Liste oder lösch ihn, um zu speichern.

Privatperson oder Unternehmen

Der Block Kunde der Kundenkarte endet mit einem Auswahlfeld, Kundenart, mit zwei Antworten: Privatperson oder Unternehmen. Davon hängt ab, mit welchen Daten dieser Kunde auf deinen Angeboten erscheint.

Privatperson: gedruckt werden sein Name und seine Ausweisnummer, das Feld neben dem Nachnamen.
Unternehmen: es erscheinen zwei weitere Felder, Firmenname und USt-IdNr. / Steuernummer, und genau die werden gedruckt, nie die Daten der Person.

Es gibt nur eine einzige Steuernummer, ohne Typ zur Auswahl: zu welchem Land sie gehört, ergibt sich aus dem Land der Kundenkarte.

In VIES prüfen

Ist der Kunde ein Unternehmen aus einem anderen Land der Europäischen Union (nicht dem deiner Werkstatt), erscheint unter seiner USt-IdNr. / Steuernummer der Button In VIES prüfen. Er fragt im offiziellen Register der Europäischen Kommission ab, ob diese USt-IdNr. für Geschäfte zwischen EU-Ländern gültig ist, und zeigt dir die Antwort:

✅ „… ist in VIES gültig“, mit dem Namen, unter dem das Unternehmen registriert ist.
❌ „… ist nicht in VIES“: die Nummer existiert nicht, oder das Unternehmen ist nicht für innergemeinschaftliche Geschäfte registriert.
⏳ „VIES antwortet gerade nicht. Versuch es später noch einmal.“

Schreib die Nummer mit dem Präfix ihres Landes (zum Beispiel DE123456789); das ? neben dem Button erinnert dich daran.

Die Prüfung informiert nur

Sie speichert nichts und ändert nichts: weder die Kundenkarte noch die Steuer irgendeiner Bestellung. Ist die Nummer gültig und entscheidest du, an dieses Unternehmen ohne Umsatzsteuer zu verkaufen, machst du das selbst: setz 0 % in der Bestellung, bevor du die Rechnung erstellst, und wähl im Entwurf den Grund unter Verkauf ohne Umsatzsteuer. Beim Verkauf von Produkten ist das Innergemeinschaftliche Lieferung; verkaufst du eine Dienstleistung, gilt eine andere Regel (Reverse Charge). Alles Weitere unter Ohne Umsatzsteuer verkaufen.

Als Privatperson speichern löscht Firmenname und Steuernummer

Solange du nicht speicherst, kannst du es dir anders überlegen, ohne etwas zu verlieren: zurück auf Unternehmen zeigt sie wieder an. Aber beim Speichern als Privatperson werden diese beiden Felder wirklich geleert.

Das Profil eines Kunden

Sobald er erstellt ist, gelangst du durch Klick auf einen Kunden zu seinem Profil. Du siehst:

Bestellaktivität: Übersicht über alle von diesem Kunden getätigten Bestellungen (ausstehend, abgeschlossen und gesamt). Wenn du auf diesen Bereich klickst, erscheint eine Liste mit allen von ihm getätigten Bestellungen.
Gesamtumsatz: die Summe des Preises ohne Steuern der Bestellungen dieses Kunden, ob bezahlt oder nicht, in der Währung deiner Werkstatt (Bestellungen in einer anderen Währung umgerechnet). Stornierte Bestellungen zählen nicht. Das ist nicht das, was er dir gezahlt hat: Dafür schau dir den Zahlungsstatus jeder Bestellung an.
Kontaktdaten: vollständiger Name, E-Mail, Telefon usw. Du kannst diese Daten jederzeit bearbeiten.
Angebote (Reiter): die Angebote dieses Kunden mit ihrem Status und ihrem Gesamtbetrag (demselben wie in der Angebotsliste), dazu eine Schaltfläche, um das PDF ihrer neuesten Version herunterzuladen.

Welche Kundendaten auf dem Angebot stehen

Im PDF eines Angebots enthält der Kasten Kunde von diesen Angaben alle, die ausgefüllt sind: seinen Vor- und Nachnamen (oder den Alias, wenn es keinen Namen gibt) mit seiner Ausweisnummer, wenn er eine Privatperson ist, oder seinen Firmennamen mit seiner Steuernummer, wenn er ein Unternehmen ist; danach die beiden Adresszeilen, Postleitzahl und Ort, die Provinz und das Land. Die beiden Seiten mischen sich nie: ein Unternehmen druckt nicht die Person. Das Land erscheint nur, wenn seines und das deiner Werkstatt verschieden sind, und E-Mail und Telefon des Kunden werden nie gedruckt.

Jede Version des Angebots speichert eine Kopie dieser Daten: Änderst du die Kundenkarte danach, ändern sich die bereits erzeugten Versionen nicht; die nächste, die du erzeugst, enthält schon die neuen Daten. Mehr unter Das PDF und seine Versionen.

Und auf der Rechnung

Wenn deine Werkstatt Rechnungen ausstellt, ist der Kunde einer Rechnung die Kundenkarte des Kunden der Bestellung: seine Daten werden nicht in die Rechnung geschrieben, sie werden von hier übernommen. Solange die Rechnung ein Entwurf ist, folgt sie der Kundenkarte (korrigierst du sie, aktualisiert sich der Entwurf von selbst); beim Ausstellen werden diese Daten in der Rechnung eingefroren.

Welche Daten nötig sind, hängt vom Land deiner Werkstatt ab und davon, ob der Kunde Privatperson oder Unternehmen ist. Von einem Unternehmen werden immer Firmenname und Adresse verlangt und außerdem seine Steuernummer, außer deine Werkstatt ist im Vereinigten Königreich: Dort wird sie nicht verlangt, weil viele Unternehmen keine USt-Nummer haben. Von einer Privatperson je nach Betrag. Fehlt der Kundenkarte etwas, sagt dir die Rechnung genau was und bietet dir Kundenakte öffnen an, um es zu ergänzen, ohne die Bestellung zu verlassen. Mehr unter Eine Rechnung erstellen und ausstellen.

Einen Kunden löschen

Nur möglich, wenn der Kunde weder Bestellungen noch Angebote verknüpft hat. Hat er welche, lässt BolloPrint dich ihn nicht löschen und sagt dir, wie viele Bestellungen oder Angebote er verknüpft hat.

Wer kann Kunden verwalten?

Aktion	Nur Lesen	Mitarbeiter	Admin	Inhaber
Kunden ansehen	✅	✅	✅	✅
Erstellen / bearbeiten	❌	✅	✅	✅
Löschen	❌	✅	✅	✅