🧾 Rechnungen

Mit BolloPrint kannst du deinen Kunden rechtsgültige Rechnungen ausstellen: nummeriert, rechtlich gültig und archiviert. Eine Rechnung entsteht immer aus einer Bestellung und wird im Reiter Rechnungen dieser Bestellung bearbeitet; der Bereich Rechnungen im Menü (unter Angebote) ist die Liste aller Rechnungen.

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Ist sie für meine Werkstatt verfügbar?

Das hängt von zwei Dingen ab, und jedes macht sich auf eine andere Weise bemerkbar:

	Wenn es nicht erfüllt ist …
Dein Land. Die rechtsgültige Rechnungsstellung wird Land für Land freigeschaltet, weil jedes seine eigenen Regeln hat.	Du siehst nichts: weder das Menü Rechnungen noch den Reiter Rechnungen der Bestellungen noch den Bereich in den Einstellungen. Es ist nicht gesperrt: In deinem Land gibt es sie einfach noch nicht.
Dein Tarif. Sie ist in den Tarifen Pro und Max enthalten, jeweils mit einer Anzahl Rechnungen pro Monat.	Du siehst alles, aber gesperrt: Die Liste und der Reiter der Bestellung öffnen sich mit dem Hinweis „Dein Tarif enthält keine Rechnungsstellung“, und Aktivieren, Erstellen und Ausstellen sind gesperrt.

Eine Werkstatt, die die Rechnungsstellung irgendwann aktiviert hat, sieht sie immer weiter, was sich an ihrem Tarif auch ändert, damit sie den Zugang zu ihren Rechnungen nicht verliert.

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Die Rechnungsstellung aktivieren

Sie wird ein einziges Mal aktiviert, unter Einstellungen → Werkstatt → Rechnungsstellung, und nur der Inhaber kann das tun: Damit ermächtigst du BolloPrint, im Namen deiner Werkstatt rechtsgültige Dokumente auszustellen. Die anderen sehen den Status, mit dem Hinweis, dass nur der Inhaber sie aktivieren kann.

Vor dem Aktivieren

Der Bereich sagt dir, ob deine Steuerdaten bereit sind. Deine Rechnungen tragen die Daten aus Einstellungen → Werkstatt → Steuerdaten als Aussteller, also müssen sie vollständig sein. Fehlt etwas, siehst du Fehlende Steuerdaten: … mit der Liste, und die Schaltfläche In Steuerdaten ergänzen bringt dich direkt zum ersten leeren Feld.

Der Assistent, Schritt für Schritt

Klick auf Rechnungsstellung aktivieren, und es öffnet sich ein Assistent mit fünf Schritten (sechs, wenn dein Land etwas mehr verlangt, wie Deutschland):

1. Dein Tarif. Er bestätigt dir, dass dein Tarif die Rechnungsstellung enthält und wie viele Rechnungen pro Monat (Gutschriften zählen mit).
2. Dein Land. Er sagt dir, ob sie in deinem Land verfügbar ist und was das Gesetz dort verlangt. Erlaubt dein Land Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag, weist er dich darauf hin: darunter kannst du einer Privatperson eine Rechnung stellen, ohne sie zu identifizieren; darüber enthält die Rechnung ihre Identifikation und Adresse. Darunter, unter Gut zu wissen über dein Land, stehen die Hinweise speziell für dein Land (zum Beispiel, ob du dem Finanzamt etwas melden oder die PDFs in deiner Buchhaltung aufbewahren musst).
3. Steuerdaten. Er prüft, dass sie vollständig sind.
4. Was dein Land verlangt (nur in manchen Ländern). Zum Beispiel in Deutschland:
   • Deine vollständigen Rechnungen werden als ZUGFeRD ausgestellt: ein normales PDF, das die Rechnungsdaten als XML enthält, damit die Buchhaltungssoftware deines Kunden sie liest, ohne etwas abzutippen. Sie werden in den Dokumenten der Bestellung gespeichert, mit dem XML separat.
   • Dafür brauchen deine Rechnungen deine E-Mail, dein Telefon und deine IBAN. Hier sind sie Pflicht, auch wenn sie in den Steuerdaten optional sind. Hattest du sie schon, sind sie ausgefüllt, damit du sie bestätigst. Die IBAN wird beim Eintippen geprüft.
   • Bist du Kleinunternehmer und von der Umsatzsteuer befreit (§ 19 UStG), setz den Haken: Deine Rechnungen gehen ohne Umsatzsteuer und mit dem Rechtshinweis deines Landes raus. Ist deine Standardsteuer nicht 0 %, weist er dich darauf hin.
   • Die Rechnung enthält auch das Leistungsdatum: das Versanddatum der Bestellung oder, falls sie keins hat, das Fertigstellungsdatum. Halte sie aktuell.
5. Nummerierung. Du wählst, wie deine Rechnungen nummeriert werden:
   • Präfix: nur Buchstaben und Ziffern, bis zu 8 Zeichen.
   • Erste Nummer: falls du von einem anderen Programm kommst und deine Reihe fortsetzen willst.
   • Serie jedes Jahr neu beginnen (die Nummer enthält das Jahr).
   • Darunter siehst du, wie es aussehen wird: Deine erste Rechnung wird: zum Beispiel FAC-2026-00001.
   • Die Gutschriften haben ihre eigene Reihe, mit einem R davor.
   • Zahlungsziel deiner Rechnungen: die Tage zwischen der Ausstellung und der Fälligkeit, die auf jede Rechnung gedruckt wird. Anfangs ist es 0: fällig am selben Tag, das Übliche, wenn du sofort kassierst. Du kannst es später ändern (siehe unten).
6. Zustimmung. Du liest die Bedingungen, schreibst deinen Vor- und Nachnamen als Unterschrift und setzt den Haken bei Ich habe die obigen Bedingungen gelesen und akzeptiere sie.

Am Ende meldet BolloPrint deine Werkstatt bei seinem Rechnungsdienst an, und du siehst Rechnungsstellung aktiviert. Braucht der Dienst länger für die Bestätigung, bleibt der Bereich auf Aktivierung ausstehend, und es reicht, es in ein paar Minuten noch einmal zu versuchen.

Das Zahlungsziel ändern

Das Zahlungsziel lässt sich sehr wohl ändern, ohne etwas zu deaktivieren: Unter Einstellungen → Rechnungsstellung klickt der Inhaber auf Bearbeiten, gibt die Tage ein und speichert. Das gilt für die Rechnungen, die du ab dann ausstellst; bereits ausgestellte behalten ihr Fälligkeitsdatum.

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Wie viele Rechnungen dir diesen Monat bleiben

Mit aktiver Rechnungsstellung zeigt Einstellungen → Rechnungsstellung Rechnungen diesen Monat: einen Balken mit dem, was du schon ausgestellt hast, gegenüber dem, was dein Tarif enthält („12 von 100 ausgestellt“), und darunter „Noch 88 · erneuert sich am 1. …“. Es zählen die Rechnungen und die Gutschriften; Entwürfe nicht.

• Ab 80 % wird der Balken gelb, und beim Ausstellen weist er dich darauf hin, dass du dich dem Limit näherst.
• Bei 100 %, in Rot: Du hast die Rechnungen dieses Monats aufgebraucht. Bis zum Erneuerungstag kannst du keine weiteren ausstellen. Du hast zwei Wege: Plan in Mein Konto erweitern, wenn dein Volumen gewachsen ist, oder Schreib uns, wenn es eine einmalige Spitze ist und du möchtest, dass wir es uns ansehen.

Hat dein Tarif keine Obergrenze, siehst du „N diesen Monat · ohne Limit“, ohne Balken.

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Die Rechnung einer Bestellung erstellen

Öffne die Bestellung und geh zu ihrem Reiter Rechnungen. Du kommst auch dorthin, wenn du auf die Zeile unter dem Preis der Bestellung klickst (Nicht in Rechnung gestellt, Rechnungsentwurf oder die Rechnungsnummer).

Es gibt zwei Schaltflächen, und du wählst selbst, bevor du erstellst:

• Rechnung erstellen: die vollständige Rechnung, mit den Kundendaten. Das ist die übliche und die, die ein Unternehmen braucht.
• Kleinbetragsrechnung (nur wenn dein Land sie erlaubt): ohne die Kundendaten, für Verkäufe an Privatpersonen, die die Grenze deines Landes nicht überschreiten. Ist der Kunde ein Unternehmen oder überschreitet der Betrag die Grenze, ist die Schaltfläche deaktiviert und sagt dir beim Darüberfahren, warum.

Dass der Betrag klein ist, macht eine Rechnung nicht von selbst zur Kleinbetragsrechnung: Will dein Kunde eine vollständige, klick auf Rechnung erstellen.

Es wird ein Entwurf erstellt mit:

• Den Positionen der Bestellung, jede mit ihrer Steuer, dem Versand und, wenn der Preis der Bestellung nicht mit der Summe der Positionen übereinstimmt, einer Ausgleichsposition (einem Rabatt, wenn sie negativ ist).
• Den Kundendaten, übernommen aus seiner Kundenkarte.
• Der Währung der Bestellung.

Der Entwurf existiert nur in BolloPrint: Er hat keine Nummer, zählt nicht zu deinem Kontingent, und du kannst ihn ohne Folgen löschen (Menü ⋮ → Entwurf löschen).

Eine Bestellung hat nur eine einzige gültige Rechnung. Ist die Bestellung nicht bezahlt, siehst du den Hinweis „Dieser Auftrag ist nicht bezahlt“: Du kannst ihn trotzdem in Rechnung stellen, auch wenn man normalerweise abrechnet, wenn kassiert wird. Eine stornierte Bestellung kann nicht in Rechnung gestellt werden.

Die Kundendaten kommen aus seiner Kundenkarte

In der Rechnung wird der Kunde nicht eingetippt. Der Kasten Kunde zeigt die Daten aus der Kundenkarte des Kunden der Bestellung, schreibgeschützt, und solange die Rechnung ein Entwurf ist, folgt sie der Kundenkarte: Korrigierst du sie, aktualisiert sich der Entwurf von selbst. Beim Ausstellen werden diese Daten in der Rechnung eingefroren.

Welche Daten nötig sind, hängt von deinem Land und vom Kunden ab:

• Unternehmen: immer seine Steuerdaten (Firmenname, Steuernummer und Adresse). Ein Unternehmen geht nie in eine Kleinbetragsrechnung.
• Privatperson: bei einer vollständigen Rechnung das, was dein Land verlangt (Vor- und Nachname, Ausweis, Adresse …). Bei einer Kleinbetragsrechnung ist nichts aus seiner Kundenkarte nötig.

Fehlt der Kundenkarte etwas, sagt es dir BolloPrint in Rot:

• Vor dem Erstellen der Rechnung, im Reiter Rechnungen: In der Kundenakte fehlen Daten, mit der Liste der Felder. Klickst du trotzdem auf Rechnung erstellen, sagt es dir das erneut, und es wird nichts erstellt. Ist es ein kleiner Verkauf an eine Privatperson, erinnert dich der Hinweis daran, dass du eine Kleinbetragsrechnung machen kannst.
• Im Entwurf wird der Kasten Kunde rot mit Es fehlt: …, und Ausstellen bleibt gesperrt, bis du sie ergänzt hast.

In jedem Fall öffnet die Schaltfläche Kundenakte öffnen seine Kundenkarte, ohne die Bestellung zu verlassen, damit du ergänzen kannst, was fehlt.

Deine eigenen Daten zählen auch. Verlangt dein Land auf jeder Rechnung Angaben der Werkstatt (in Deutschland E-Mail, Telefon und IBAN) und hast du eine davon in den Steuerdaten gelöscht, weist dich der Reiter mit Angaben der Werkstatt fehlen und der Liste darauf hin und lässt dich keine vollständige Rechnung erstellen oder ausstellen, bis du sie ergänzt. Die Schaltfläche Steuerdaten ergänzen bringt dich zum Feld.

Anmerkungen

Das Feld Anmerkungen ist freier Text, der auf die Rechnung gedruckt wird (zum Beispiel eine Referenz des Kunden). Speichere es mit Speichern.

Verkauf ohne Umsatzsteuer

Erfolgt dieser Verkauf ohne Umsatzsteuer, gibst du das in der Karte Verkauf ohne Umsatzsteuer des Entwurfs an. Das entscheidest du: BolloPrint entscheidet es nicht für dich. Du wählst den Grund:

Grund	Wann
Normaler Verkauf, mit der Steuer der Positionen	Das Übliche.
Reverse Charge (Unternehmen in einem anderen EU-Land)	Du verkaufst an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr. Die Karte bietet dir In VIES prüfen an, um das zu überprüfen.
Ausfuhr (Kunde außerhalb der EU)	Der Kunde sitzt außerhalb deines Landes (und, wenn du in der EU bist, außerhalb der Europäischen Union).
Steuerfrei (mit rechtlichem Grund)	Jede andere Befreiung.

Darunter steht der Rechtliche Hinweis, der Satz, der auf die Rechnung gedruckt wird und erklärt, warum sie keine Umsatzsteuer enthält. Lässt du ihn leer, wird beim Speichern der Standardhinweis in der Sprache deines Landes eingesetzt; bei einer steuerfreien Rechnung musst du den rechtlichen Grund (den Paragraphen des Gesetzes) selbst schreiben.

Um ohne Umsatzsteuer zu verkaufen, müssen die Positionen auf 0 % stehen. Die Steuer wird in der Bestellung gesetzt, also ist die Reihenfolge: setz 0 % in der Bestellung, erstelle den Entwurf und wähl den Grund. War der Entwurf schon mit Umsatzsteuer erstellt, siehst du Diese Rechnung enthält Umsatzsteuer: Lösch ihn und erstelle ihn neu. BolloPrint lässt dich auch keinen Grund wählen, der nicht zur Rechnung passt (zum Beispiel Reverse Charge an eine Privatperson).

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Ausstellen

Ausstellen sind zwei Schritte, im selben Fenster.

1. Der Entwurf. Klick auf Ausstellen (die Hauptschaltfläche). Die Rechnung öffnet sich so, wie dein Kunde sie erhalten wird: ihr Design, ihre Positionen, die Daten, der Hinweis zum Verkauf ohne Umsatzsteuer … Noch ohne Nummer: Es steht Entwurf darauf. Bevor sie sich öffnet, macht sie die Prüfungen des Ausstellens (Kundendaten, deine Daten, das Kontingent), wenn also etwas nicht stimmt, siehst du es hier. Schließt du das Fenster, wird der Entwurf verworfen, und es wird nichts nummeriert.

2. Bestätigen. Ist alles in Ordnung, klick auf Bestätigen und ausstellen. Dann:

• Die Rechnung erhält ihre Nummer aus deiner Reihe und das heutige Datum.
• Die Fälligkeit wird festgelegt: das Ausstellungsdatum plus dein Zahlungsziel. Ist die Bestellung schon bezahlt, ist die Rechnung am selben Tag fällig, egal welches Zahlungsziel du hast, und beim Schließen des Fensters fragt dich BolloPrint „Rechnung bezahlt?“, damit du sie mit dem Zahlungsdatum der Bestellung als bezahlt markierst.
• Das PDF wird in deiner Werkstatt gespeichert und zählt zu deinem Monatskontingent.

Das Fenster zeigt dir die Nummer und die Schaltflächen PDF herunterladen und, wenn dein Land ZUGFeRD nutzt, XML herunterladen.

Im Kopf der Rechnung siehst du ihre Nummer und daneben ein einziges Etikett mit ihrem Stand: ihre Zahlung (Offen · fällig …, Überfällig, Bezahlt oder Storniert) oder, wenn sie noch nicht ausgestellt ist, Entwurf. Ist es eine Kleinbetragsrechnung, steht das daneben.

Antwortet der Rechnungsdienst nicht, versucht BolloPrint es von selbst erneut und nummeriert nie dieselbe Rechnung zweimal; außerdem hast du Ausstellung wiederholen. Lehnt der Dienst die Rechnung ab, kehrt sie mit dem Grund zum Entwurf zurück, damit du es korrigierst und sie erneut ausstellst.

ZUGFeRD (Deutschland). Eine vollständige Rechnung wird als ZUGFeRD gespeichert: Das PDF enthält die Rechnungsdaten, und unter Dokumente trägt die Zeile das Etikett ZUGFeRD und neben dem PDF eine Schaltfläche, um das XML herunterzuladen. Fehlt dem Entwurf etwas für die E-Rechnung, weist dich das Fenster vor dem Bestätigen darauf hin; bestätigst du sie trotzdem, wird nur das normale PDF gespeichert. Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften und die Kopie Bezahlt gehen als normales PDF raus.

Währung. Die Rechnung ist in der Währung der Bestellung. Ist es nicht die deiner Werkstatt, fügt der Rechnungsdienst die Umrechnung in deine Währung mit dem offiziellen Kurs vom Tag der Ausstellung hinzu (nicht dem der Bestellung und nicht einem von Hand eingegebenen), und dieser wird dann in Finanzen addiert.

Sprache. Verlangt dein Land, dass Rechnungen in seiner Sprache ausgestellt werden, geht die Rechnung in dieser Sprache raus, auch wenn du BolloPrint in einer anderen nutzt.

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Korrigieren: die Gutschrift

Menü ⋮ → Gutschrift bereitet eine Gutschrift über den Gesamtbetrag der Rechnung vor: Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, und die Gutschrift hebt sie auf. Du kannst einen Grund angeben (optional, wird gedruckt). Klick auf Entwurf ansehen, und es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Ausstellen: Du prüfst den Entwurf und bestätigst ihn mit Bestätigen und ausstellen, oder du schließt, und es wird nichts ausgestellt. Sie trägt die Reihe mit einem R davor, zählt zu deinem Kontingent und übernimmt den Grund für den Verkauf ohne Umsatzsteuer, falls es einen gab.

Die Gutschrift erscheint unter Dokumente neben der ursprünglichen Rechnung, die auf Storniert wechselt. Beachte, dass die Bestellung keine zweite Rechnung zulässt, auch nicht, nachdem die erste gutgeschrieben wurde.

Gutschreiben lässt sich nur über den Gesamtbetrag und einmal; Teilgutschriften gibt es nicht.

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Kassieren

Eine ausgestellte Rechnung hat einen Zahlungsstatus, den du im Reiter der Bestellung, unter ihrem Preis und in der Liste siehst:

Status	Was er bedeutet
Offen · fällig …	Ausgestellt und nicht bezahlt, innerhalb der Frist.
Überfällig · N Tage	Nicht bezahlt und über die Fälligkeit hinaus. Niemand markiert das: Es ergibt sich allein aus dem Datum.
Bezahlt · …	Du hast sie als bezahlt markiert, mit ihrem Datum.
Storniert	Durch eine Gutschrift aufgehoben: Sie wird nicht mehr kassiert.

Um die Zahlung zu vermerken, klick auf Als bezahlt markieren und gib das Zahlungsdatum (heute oder früher) und die Zahlungsart an (Überweisung, Karte, Bargeld, PayPal oder Andere). Markiert wird die ganze Rechnung: Teilzahlungen gibt es nicht.

Beim Markieren als bezahlt speichert BolloPrint eine zweite Kopie des PDFs mit dem Vermerk „BEZAHLT“ neben dem Original. Die, die du ausgestellt hast, ändert sich nie: Sie ist das rechtsgültige Dokument. Unter Dokumente siehst du beide: Ausgestellt und Bezahlt. PDF herunterladen und Per E-Mail senden verwenden die neueste (die bezahlte, wenn es eine gibt).

Hast du dich vertan, setzt Menü ⋮ → Zahlung rückgängig machen sie wieder auf offen und entfernt die bezahlte Kopie.

Bestellung und Rechnung markieren sich nicht gegenseitig von selbst, aber BolloPrint fragt dich: Markierst du die Rechnung als bezahlt, „Bestellung bezahlt?“; markierst du eine Bestellung als bezahlt, deren Rechnung offen ist, und stellst du die Rechnung einer schon bezahlten Bestellung aus, „Rechnung bezahlt?“.

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Per E-Mail senden

Menü ⋮ → Per E-Mail senden schickt die Rechnung als PDF an den Kunden (die Kopie Bezahlt, wenn du sie schon als bezahlt markiert hast). Die Adresse kommt aus seiner Kundenkarte, und du kannst sie vor dem Senden ändern. Der Betreff lautet „Rechnung [Nummer] von [deine Werkstatt]“, und das PDF ist angehängt. Hat der Kunde keine E-Mail in seiner Kundenkarte, füg sie zuerst hinzu.

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Die Rechnungsliste

Im Menü fasst Rechnungen (unter Angebote) alle Rechnungen deiner Werkstatt zusammen:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Die Rechnungsnummer, oder Rechnungsentwurf, wenn sie noch nicht ausgestellt ist.
Typ	Rechnung oder Gutschrift.
Ausstellungsdatum	Wann sie ausgestellt wurde.
Kunde	Auf wessen Namen sie lautet.
Auftrag	Die Nummer der Bestellung, aus der sie entsteht.
Status	Ein einziges Etikett: die Zahlung einer ausgestellten Rechnung (Offen · fällig …, Überfällig, Bezahlt oder Storniert), oder Entwurf, Wird ausgestellt oder Fehler, wenn sie es noch nicht ist.
Gesamt	In der Währung der Rechnung; ist es nicht die deiner Werkstatt, mit ihrem Gegenwert (≈).

Du kannst nach Rechnungsnummer, Bestellnummer oder Kunde suchen (Vor- und Nachname, Unternehmen, Steuernummer oder E-Mail): Jedes Wort, das du eingibst, muss vorkommen, egal in welcher Reihenfolge, mit welcher Groß- und Kleinschreibung oder mit welchen Akzenten. Und du kannst nach Status, Typ, Zahlung und Ausstellungsdatum filtern. Jede Zeile hat ihre Schaltfläche, um das PDF herunterzuladen, und ein Klick darauf öffnet ihre Bestellung im Reiter Rechnungen: Dort erledigst du alles Übrige.

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Die Rechnungsstellung deaktivieren

Der Inhaber kann jederzeit unter Einstellungen → Rechnungsstellung auf Rechnungsstellung deaktivieren klicken. Der Dienst wechselt auf Nur lesen:

• Es werden keine neuen Rechnungen ausgestellt.
• Die bereits ausgestellten bleiben erhalten: Du kannst sie ansehen, herunterladen, senden und weiter ihre Zahlungen vermerken.
• Die Nummerierung bleibt bestehen: Klickst du auf Rechnungsstellung reaktivieren, geht dieselbe Reihe weiter.

Dasselbe passiert, wenn du auf einen Tarif ohne Rechnungsstellung wechselst: Deine Rechnungen bleiben da und lassen sich herunterladen, und um neue auszustellen, musst du deinen Tarif erweitern.

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Wer kann was tun?

Aktion	Nur Lesen	Mitarbeiter	Admin	Inhaber
Rechnungen ansehen und ihr PDF herunterladen	✅	✅	✅	✅
Rechnungen erstellen und ausstellen	❌	✅	✅	✅
Gutschreiben, senden und als bezahlt markieren	❌	✅	✅	✅
Die Rechnungsstellung aktivieren oder deaktivieren	❌	❌	❌	✅