Inhalt des Handbuchs

📦 Bestellungen

Der Bereich Bestellungen ist das operative Herzstück des Tagesgeschäfts. Hier lebt jeder deiner Aufträge: von dem Moment an, in dem der Kunde ihn anfragt, bis er ihn erhält.

Der Lebenszyklus einer Bestellung

Jede Bestellung, die du hast, durchläuft je nach Situation verschiedene Status:

Diagramm wird geladen…

Das ist der übliche Weg, aber du musst ihm nicht Schritt für Schritt folgen: Über die Fortschrittsleiste der Bestellung kannst du zu jedem Status springen, auch rückwärts.

Status	Beschreibung
Erstellt	Neue Bestellung, Produktion noch nicht gestartet.
In Produktion	Teile im Drucker.
Versandbereit	Alles gedruckt, wartet auf den Kunden oder den Kurier.
Versendet	Unterwegs zum Kunden.
Abgeschlossen	Geliefert und abgeschlossen.

Storniert läuft getrennt

Storniert ist keiner dieser fünf Status, sondern eine eigenständige Markierung. Eine stornierte Bestellung behält den Produktionsstatus, den sie hatte, und lässt sich wieder entstornieren — deshalb steht sie nicht im Diagramm. Dasselbe gilt für den Zahlungsstatus: das ist eine weitere Achse, unabhängig von der Produktion.

Die Kennzahlen in der Kopfzeile

Über der Bestellliste gibt es drei schnelle Indikatoren:

Indikator	Was er misst
Ausstehende Zeit	Summe der geschätzten Druckstunden der Bestellungen, die In Produktion sind (die, die noch auf Erstellt stehen, zählen nicht).
Ausstehende Bestellungen	Anzahl der Bestellungen, die weder abgeschlossen noch storniert sind.
Abgeschlossen (Monat)	Wie viele Bestellungen im aktuellen Monat abgeschlossen wurden.

Die Bestellliste

Die Haupttabelle zeigt diese Spalten:

Spalte	Beschreibung
ID	Bestellnummer.
Artikel	Miniaturansichten der Artikel der Bestellung (bis zu 3 sichtbar).
Bestellung	Name oder Beschreibung der Bestellung.
Kunde	Link zum Profil des Kunden.
Status	Farbiges Badge mit dem aktuellen Status.
Zahlung	Wann die Zahlung bestätigt wurde. Wenn die Bestellung als „ABGESCHLOSSEN" markiert ist, aber nicht bezahlt, erscheint ein rotes Badge „UNBEZAHLT".
Abgeschlossen	Datum, an dem die Bestellung als beendet gilt.
Preis	Gesamtbetrag der Bestellung. Er wird in der für deine Werkstatt konfigurierten Währung angezeigt (Einstellungen → Werkstatt → Allgemein); das Symbol € ist nur das Standardbeispiel.

Durch Klick auf eine dieser Zeilen können wir auf die konkrete Bestellung zugreifen, die wir sehen möchten.

Suchen und filtern

Nutze diese Sucher, um die Bestellungen nach konkreten Merkmalen zu filtern.

Nach ID, Titel, Kunde suchen: du kannst in Echtzeit nach Titel, Kundenname oder Bestellnummer filtern.
Status: Dropdown, um die Bestellungen nach einem konkreten Status zu filtern. Außerdem gibt es Ausstehende Bestellungen (die, die noch nicht abgeschlossen sind), Unbezahlt (unabhängig vom Produktionsstatus) und Storniert.
Quellen: Dropdown, um die Bestellungen nach der Verkaufsquelle zu filtern. Er bietet Etsy und Shopify, die Quellen deiner eigenen Liste (die aus Verkaufsquellen, auch die deaktivierten) und Manuell / Keine Quelle, wozu auch die Bestellungen ohne Quelle gehören.
Erstellungszeitraum: zeigt die im gewählten Datumszeitraum erstellten Bestellungen.

Eine neue Bestellung erstellen

Klick oben über der Bestellliste auf „Neue Bestellung". Es öffnet sich das Bestellformular, in dem du den Kunden auswählst, Artikel hinzufügst und Termine festlegst.

Details einer Bestellung

Wenn du in der Liste auf eine Bestellung klickst, öffnet sich die vollständige Ansicht dieser Bestellung.

Im oberen Bereich siehst du Informationen zur Bestellung: den Titel/die Beschreibung, den Verkaufspreis, den Zahlungsstatus und eine Fortschrittsleiste des Status.

Standardmäßig erscheint eine Bestellung beim Erstellen als „ZAHLUNG AUSSTEHEND" markiert. Wenn du auf diese Schaltfläche klickst, öffnet sich ein Dropdown, um den Zahlungsstatus zu ändern.

Wenn du auf eines der Symbole der Fortschrittsleiste klickst, wird der Bestellstatus auf die Situation aktualisiert, die wir angeklickt haben.

Unter der Fortschrittsleiste siehst du fünf Reiter: Allgemein, Termine, Versand, Notizen und Verlauf. Wenn die Bestellung aus einem Angebot entstanden ist, erscheint ein sechster, Angebot, zwischen Versand und Notizen.

Allgemein

Die Hauptansicht der Bestellung, unterteilt in zwei Bereiche:

Linkes Panel: Verkaufsquelle, Kunde (bearbeitbar), allgemeine Beschreibung, angehängte Dateien.
Rechtes Panel: Liste der Artikel mit Miniaturansicht, Menge und VK-Aufschlüsselung. Du kannst Artikel aus dem Katalog mit „Produkt" hinzufügen oder eine individuelle Position mit „Individuell" erstellen.
Wirtschaftliche Zusammenfassung: Gesamtkosten, Marge (%) und bearbeitbarer Verkaufspreis. Wenn du auf die Schaltfläche mit den zwei Pfeilen klickst, wird der Preis aus den Kosten und der Marge neu berechnet.

Termine

Fünf Datumsfelder, die du unabhängig voneinander festlegen kannst:

Erstellungsdatum · Frist · Zahlungsdatum · Versanddatum · Fertigstellungsdatum

Versand

Hier erfasst du, wie die Bestellung hinausgeht:

Versanddienstleister: wähl ihn im Dropdown, das die aktiven Versanddienstleister deiner Werkstatt zeigt (du verwaltest sie unter Versanddienstleister).
Sendungsnummer: der Code des Pakets.

Wenn der Versanddienstleister eine Vorlage für die Tracking-URL hinterlegt hat, erscheint beim Speichern der Nummer ein Link „Sendung verfolgen", der die Verfolgung direkt öffnet.

Es gibt keine Option „Andere…"

Das Dropdown bietet nur Versanddienstleister aus deiner Liste an; du kannst keinen von Hand eintragen. Wenn du einen brauchst, der nicht dabei ist, bitte einen Administrator oder Inhaber, ihn unter Einstellungen → Betrieb → Versanddienstleister hinzuzufügen, und kehr zur Bestellung zurück.

Angebot

Erscheint nur, wenn die Bestellung aus einem Angebot des Bereichs Angebote entstanden ist. Zeigt das ursprüngliche Angebot (Nummer, Status, Gültigkeit, Annahmedatum), eine Schaltfläche Angebot öffnen, um dorthin zu gelangen, und die Liste aller PDFs, die dort erzeugt wurden, zum Herunterladen. Es ist keine Kopie: änderst du das Angebot und erzeugst ein weiteres PDF, erscheint es hier. In der Kopfzeile der Bestellung siehst du außerdem den Chip „Aus Angebot #N".

Bestellungen erzeugen keine Angebote

Eine Bestellung ist bereits ein Verkauf und hat deshalb kein eigenes Angebot. Um einem Kunden ein Angebot zu machen, bevor die Bestellung existiert, nutze den Bereich Angebote: wenn der Kunde annimmt, wird die Bestellung von allein erstellt.

Notizen

Bereich für interne Kommentare des Teams. Du kannst Notizen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Der Kunde sieht sie nie.

Verlauf

Prüfprotokoll: wer was und wann in dieser Bestellung geändert hat. Die Änderungen, die aus einem Marketplace kommen, erscheinen ebenfalls hier, als solche gekennzeichnet. Kam eine Änderung über eine Integration, siehst du statt einer Person den Namen des API-Tokens, das sie vorgenommen hat.

Bestellungen, die aus einem Marketplace kommen

Wenn du einen Shop verbunden hast (Etsy, Shopify…), kommen diese Bestellungen von allein herein und bleiben aktuell mit dem, was im Marketplace passiert, ohne dass du etwas anfassen musst:

Im Marketplace wird storniert, versendet oder zugestellt → die Bestellung in BolloPrint wird genauso aktualisiert: sie wechselt auf storniert, auf versendet oder auf Abgeschlossen, wenn sie als zugestellt markiert wird.
Es gibt eine Erstattung → das hängt vom Marketplace ab. Etsy meldet keine Erstattungen: BolloPrint sucht sie bei einem Durchgang alle 6 Stunden und erkennt nur die vollständigen, die die Zahlung als „Zahlung erstattet" markieren; Teilerstattungen musst du von Hand anpassen. Bei Shopify (sobald es verfügbar ist) kommen sie sofort an: Du siehst den erstatteten Betrag in Rot neben dem Preis; eine Teilerstattung ändert den Zahlungsstatus nicht, und eine vollständige markiert ihn als „Zahlung erstattet".
Die Bestellung wird im Marketplace bearbeitet (Artikel oder Mengen geändert) → BolloPrint bildet die Änderung genau so ab und weist dich mit einer roten Meldung „Bestellung auf Etsy geändert, vor dem Senden prüfen!" (mit dem Namen des Marketplace) in der Kopfzeile der Bestellung darauf hin. Geh sie durch, bevor du sie losschickst.
Du hast sie hier als versendet markiert, im Marketplace steht sie aber weiterhin auf nicht versendet → BolloPrint prüft das von allein alle paar Stunden und weist dich mit einem gelben Hinweis in der Bestellung darauf hin. Das ist die Abweichung, die am teuersten kommt: das Paket ist unterwegs, aber der Käufer bekommt weder seine Versandmeldung noch seine Sendungsnummer und schreibt dir am Ende mit der Frage, wo es bleibt.

Der Marketplace hat das Sagen: die Änderungen, die du in BolloPrint machst, dienen deiner internen Übersicht; sie werden nicht zum Marketplace hochgeladen.

Dieser gelbe Hinweis erlischt von allein, sobald die Situation nicht mehr besteht: wenn du den Versand auch im Marketplace markierst oder die Bestellung auf einen Status vor „Versendet" zurücksetzt (weil sie in Wirklichkeit noch nicht raus war), verschwindet er, ohne dass du etwas tun musst. Und die Prüfung gibt den Bestellungen Vorrang, die noch nie geprüft wurden, eine alte ungelöste Abweichung nimmt also den gerade eingegangenen Bestellungen nicht den Platz weg.

Der Preis, den der Käufer bezahlt hat

Bei den Bestellungen, die aus einem verbundenen Shop kommen, siehst du neben deinem Verkaufspreis auch, was der Käufer im Marketplace tatsächlich bezahlt hat. Das hilft, die beiden Zahlen auf einen Blick abzugleichen, wenn sie nicht übereinstimmen (Porto, Rabatte, Aktionen der Plattform). Es wird angezeigt, aus welchem Shop die Bestellung auch kommt — Etsy, Shopify oder was du in Zukunft verbindest.

Wer kann Bestellungen verwalten?

Aktion	Nur Lesen	Mitarbeiter	Admin	Inhaber
Bestellungen ansehen	✅	✅	✅	✅
Bestellungen erstellen / bearbeiten	❌	✅	✅	✅
Bestellungen löschen	❌	✅	✅	✅

Um eine Bestellung zu löschen, storniere sie zuerst

Im Drei-Punkte-Menü einer aktiven Bestellung siehst du nur Bestellung stornieren. Sobald sie storniert ist, bietet dieses Menü Bestellung wiederherstellen und Bestellung löschen an. Löschen ist endgültig; Stornieren lässt sich rückgängig machen.