📥 Trazer os teus dados (migração)

Se já geres a tua oficina com folhas de cálculo, pastas ou documentos, não precisas de voltar a escrever tudo. O BolloPrint lê-os, pergunta-te o que não tem claro e és tu que decides o que entra.

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Onde está

• Em Configurações → Migração, botão Abrir a ferramenta de migração.
• Também a partir da tarefa Traz os teus dados de Primeiros passos, no Início (A configuração inicial). Num plano sem ferramenta de migração, essa tarefa e a entrada Migração das Configurações aparecem a cinzento com 🔒 PRO, e o botão da ferramenta está desativado; Ver planos mostra-te os planos que a incluem.

Pode usá-la o proprietário ou um administrador da oficina.

Plano	Como funciona
Hobby	Não está incluída. Se mudares para um plano que a inclua, tens acesso a ela de imediato.
Pro	Fazes tu a migração com a ferramenta. Se encalhares, abre um pedido de Migração no suporte, ou carrega em ? Ajuda → Marcar uma reunião para a vermos juntos, com os teus ficheiros à frente.
Max e Business	Fazes tu ou, se preferires, fazemo-la nós por ti: também o vais ver em ? Ajuda.

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Antes de começar

• Um computador com o Chrome ou o Edge (Windows ou Mac). Não funciona em telemóveis, tablets, Firefox nem Safari: precisamos de ler as tuas pastas, e só esses navegadores o permitem. A janela tem de ser larga, para as tabelas caberem.
• Os teus ficheiros, no teu computador: de preferência, não só no OneDrive, Google Drive, iCloud ou Dropbox. Um ficheiro que só está na nuvem não o conseguimos ler, e tudo fica muito mais lento. Se os tens aí, copia-os antes para o teu disco.
• Não mexas nos teus ficheiros enquanto dura: nada de mover, mudar o nome ou apagar. Se continuares noutro dia, pedimos-tos pelo nome.
• Não precisas de espaço livre a mais.

As tuas pastas, só as lemos. Não escrevemos nada nelas, e o que precisamos enquanto dura a migração apagamo-lo ao terminar.

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Os três passos

Em cima vês os três passos: Preparar · Perceber · Migrar. Cada um é um só ecrã que vai mudando enquanto trabalha: antes, durante e depois. Todos têm a mesma forma:

• Uma tabela com o que trouxeste, linha a linha. Em cada passo muda uma coluna: O que tem dentro, Trazemo-lo como e O que entra.
• Um painel à direita com o que vai chegar à tua oficina: O que trouxeste, depois Vai chegar à tua oficina e, no fim, Já está na tua oficina. Em baixo, Espaço do plano: o que vais enviar e se cabe no teu plano.
• O botão para continuar, sempre em baixo à direita, com ← Voltar ao lado quando é possível voltar.
• O que precisamos de te perguntar fica junto, em Por decidir, por cima da tabela de Perceber (explicamos mais abaixo). Os avisos de Migrar ficam em Verifica antes de migrar.

Podes fechá-la quando quiseres e continuar noutro dia: quando voltares vais ver «Tens uma migração a meio», com Continuar ou Descartar. Os ficheiros pedimos-tos pelo nome quando for preciso lê-los.

Passo	O que acontece
Preparar	Em Adiciona o que tens pões o que tiveres, tudo de uma vez ou aos poucos: o teu Excel ou CSV, o que exportares da tua loja online, faturas em PDF e a pasta dos teus designs (Escolher ficheiros, Escolher pasta ou arrastando-os). A pasta dos teus designs reconhecemo-la sozinhos pelos modelos 3D; se nos enganarmos, carrega em Não é (ou São os meus designs na pasta certa). Ao lado de cada coisa podes escrever numa linha o que tem dentro. Por baixo, Conta-nos é opcional: Como está organizado? e O que trazes? (se não marcares nada, procuramos de tudo). Com Perceber os meus dados contamos o que trouxeste.
Perceber	Primeiro mostramos-te o que achamos que é cada coisa, em Trazemo-lo como; corrige o que não bater certo e carrega em É isso, começa a ler. Enquanto lemos, cada linha passa por Em fila, A ler… e Percebido, e podes ir respondendo ao que aparece em Por decidir. Ver como se lê mostra-te como lemos cada folha, e Descarregar em Excel, os teus dados tal como os percebemos. No fim, Rever e migrar.
Migrar	A tabela diz O que entra de cada linha. Ver linhas abre por baixo o que entra dessa linha, por separadores (clientes, encomendas, orçamentos, designs, produtos…), e aí alteras ou desmarcas. Em cima vais ver, se os houver, Não vai ser migrado, Vai ficar vazio, O que ligámos (cada encomenda com o seu cliente e os seus produtos) e Verifica antes de migrar. Nada é criado até carregares em Migrar. Enquanto migra, deixa o separador aberto: os ficheiros são enviados a partir do teu computador (podes parar um pouco com Pausar o envio). No fim, Ir para a minha oficina.

No painel, a nota Conferência das encomendas diz-te quantas encomendas lemos, quantas ficam depois de juntar linhas e cópias, e o montante que se mantém: serve para confirmar que bate certo com o que sabes da tua oficina. As linhas de totais das tuas folhas («TOTAL ABRIL 2024») não são encomendas e ficam de fora; a nota diz quantas há.

Ver, na nota, abre a conferência completa, onde essas linhas aparecem folha a folha, com os seus números de linha (se forem muitas, Ver todas e Ver menos). Por baixo de cada folha, responde-se a São encomendas? com uma lista pendente:

• Não, são totais: ficam de fora. É o que se aplica se não responderes.
• Sim, são todas encomendas: são lidas como encomendas.
• Só algumas…: abre uma caixa por linha, com o seu número e o que diz. Marca as que são encomendas e prime Guardar; a lista di-lo, por exemplo Só algumas (2 de 5).

Serve para o caso raro de um cliente que se chama «Total…» e só tem data e montante. As linhas que recuperas continuam indicadas, caso as queiras voltar a tirar, e a tua resposta fica guardada: se continuares a migração noutro dia, mantém-se igual.

Por decidir

Em Perceber, por cima da tabela, Por decidir junta tudo o que precisamos de te perguntar, numa lista de temas: Foram pagas?, Impostos, Estados, Clientes parecidos… Se vários ficheiros perguntam o mesmo, é um só tema e respondes uma vez.

• Dois blocos. Em cima, Importantes: o que deixaria linhas fora da migração ou encomendas fora do Financeiro. Em baixo, Opcionais: podem ficar como estão.
• Cada tema está fechado até o abrires, e abrem-se um de cada vez. A sua linha diz quantas linhas afeta e de onde vêm e, depois de Senão:, o que se aplica se ninguém responder. Quando respondes, mostra a tua resposta.
• Podes continuar sem responder: o que deixares fica como diz a sua linha. Nada te bloqueia, mas o que aparece a vermelho fica de fora.
• Cada resposta é uma lista pendente: abres e escolhes.

Tema	Se não responderes
Encomendas sem data, Encomendas sem cliente, Clientes sem nome	não são migradas
Foram pagas?	por cobrar
Impostos	sem impostos, 0 %
Estados	Concluída
Moeda	a moeda da tua oficina
Clientes parecidos, Encomendas repetidas entre ficheiros	separados
Encomendas e orçamentos, Como se agrupam os modelos	como propomos

Cada tema é uma tabela. A primeira linha é Todos os ficheiros e por baixo vem cada ficheiro. Assim respondes uma vez para tudo e, se um ficheiro for diferente, mudas só o dele:

• Um ficheiro a que ninguém respondeu diz Escolhe… e, até lhe responderes, vai como diz Senão:.

• Todos os ficheiros só mostra uma resposta quando a deste para todos. Responder-lhe preenche os ficheiros que continuam sem resposta, que passam a dizer Como todos; se depois a mudares, mudam com ela.

• Um ficheiro que mudaste à parte fica com a sua resposta, e um respondido por palavras tuas nunca é reescrito.

• Impostos pergunta-se uma só vez, com duas perguntas: Os teus valores incluem o imposto? e Que imposto aplicas?. Se já sabes a taxa, respondes de uma vez: por exemplo, «Sim, com IVA 23 % incluído».

• Estados só te mostra os valores da tua coluna de estado que não percebemos, cada um com a sua lista pendente: A tua folha diz e No BolloPrint será. Os que já percebemos ficam recolhidos numa linha («5 valores que já percebemos»). Cancelada cancela essas encomendas; e se a célula já disser «cancelada», a encomenda entra cancelada sem te perguntarmos.

• Clientes parecidos e Encomendas repetidas entre ficheiros: cada grupo tem a sua lista pendente, com São o mesmo, São diferentes ou Só algumas…. Ver abre o grupo e mostra cada ficha com a sua caixa: nome, email, telefone, NIF, de onde vem e quantas encomendas tem. Marca as que são a mesma; as outras ficam à parte, e a lista pendente di-lo, por exemplo Só algumas (3 de 5). No fim, carrega em Guardar. Os clientes que são o mesmo juntam-se numa ficha com todas as suas encomendas, e as encomendas que são a mesma criam-se uma só vez. Enquanto não decidires, ficam separados.

• Explicar por palavras tuas: se nenhuma opção encaixar, abre-o dentro do tema e escreve a resposta como a contarias a uma pessoa.

• Ver os N, em cada tema, mostra-te as linhas de que fala: de que ficheiro e de que linha são. E na tabela, Ver as N dúvidas numa linha deixa em Por decidir só o que é desse ficheiro.

Verifica antes de migrar

Em Migrar, por cima da tabela, Verifica antes de migrar junta os avisos. Não impedem a migração: cada um diz-te o que fizemos e porquê. Por exemplo:

• «5 encomendas partilham o número com outras linhas, mas com outro cliente ou data: criamo-las à parte.»
• «5 clientes têm outro telefone noutra linha: guardamo-lo nas notas.»

Ver quais abre ali mesmo a lista dessas linhas, e só dessas: Onde (ficheiro e linha), O que é, Cliente, Data, Valor e O que se passa. Se alguma coisa não for o que queres, muda-a em Ver linhas antes de carregares em Migrar.

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O que entra e como

• Clientes: a partir de folhas de cálculo, documentos ou uma lista num PDF. Se um cliente aparecer escrito de duas formas, avisamos-te do possível repetido. Se um cliente aparecer em duas linhas com telefones diferentes, o primeiro é o telefone dele e o outro vai para as notas («Outro telefone: …»); o mesmo número escrito de outra forma não conta como outro.
• Designs: modelos 3D, fotos, ficheiros fatiados e ficheiros comprimidos, agrupados por design. São comprimidos enquanto são enviados; um .zip teu é enviado tal como está.
• Encomendas: com as suas datas e pagamentos reais, por isso contam no Financeiro. Uma encomenda antiga não recebe as datas de hoje.
• Linhas das encomendas: se numa folha com uma encomenda por linha houver uma coluna que enumera o que foi vendido («A x3 + B»), cada coisa passa a ser uma linha da encomenda com a sua quantidade. Essas linhas entram sem preço e a encomenda mantém o seu total.
• Inventário: filamentos e resinas, ligados ao nosso catálogo. Se um material não estiver no catálogo, pedimo-lo nós e avisamos-te.
• O imposto vem dos teus documentos: conta a taxa que cada um traz. Se não a trouxer, perguntamos-ta uma vez (uma das respostas é Vazio (sem configurar)); se não responderes, entra a 0 %.

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Orçamentos

Um orçamento antigo entra sempre como orçamento do BolloPrint, nunca como uma encomenda a mais. Podem vir de documentos ou de folhas de cálculo.

• De documentos (PDF, textos): entram em rascunho. Ao abrir as linhas deles em Migrar, no separador Orçamentos, marcas Aceite e, se quiseres, Criar como encomenda. Se esse orçamento já for uma encomenda da tua oficina, não se cria outra.
• De uma folha: um separador ou um CSV só de orçamentos, ou uma folha que mistura encomendas e orçamentos separados por uma coluna. Nesse caso perguntamos-te «Esta folha mistura encomendas e orçamentos. Foi assim que a separámos: está bem?», com quantos saem de cada, e respondes Está bem assim, Usar outra coluna ou São todas encomendas.
• O estado deles é respeitado: Aceite, Enviado, Recusado ou, se estiver pendente ou vazio, rascunho. Também o Válido até, por isso um que já expirou aparece como expirado. Podes alterá-lo em Migrar.
• Se já se transformou numa encomenda desta migração, entra como orçamento aceite ligado a essa encomenda, nunca como uma segunda encomenda.
• Sem estado nenhum (por exemplo, a exportação de um formulário): entram em rascunho, e a linha deles diz-to: «Estes N orçamentos não trazem estado: entram como rascunho». Com Marcar o estado selecionas e marcas todos de uma vez.
• Não os queres? Na linha de uma folha mista, em Migrar, carrega em Não trazer os orçamentos: as encomendas ficam como estão.

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Desfazer uma migração

No fim, no painel, Não te convence? → Desfazer a migração retira tudo o que foi criado nela. O que tiveres usado depois fica: por exemplo, um cliente a quem já fizeste uma encomenda nova. No fim vais ver Migração desfeita, com o que se retirou e o que se manteve.

Se uma migração parar a meio, o que chegou a ser criado fica: ao continuar podes seguir com ela ou desfazê-la.

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Se alguma coisa correr mal

O que vês	O que fazer
«A migração faz-se a partir de um computador, com o Chrome ou o Edge»	Abre o BolloPrint no Chrome ou no Edge, num computador.
«Alarga a janela»	Maximiza a janela ou reduz o zoom do navegador (Ctrl − no Windows, Cmd − no Mac).
«A migração já está aberta noutro separador»	Só pode estar aberta num. Continua no outro, ou fecha-o e carrega em Tentar de novo.
«Parece que esta pasta está na nuvem»	Copia a pasta para o teu disco e adiciona a cópia.
«Não parece da oficina»	São vídeos, música ou instaladores. Retirar deixa-o de fora; Manter, se for mesmo teu.
«Não cabe no teu plano.»	O que vais enviar ocupa mais do que o Espaço do plano. Deixa algo de fora com Ver linhas, ou Melhorar plano.
«Algumas coisas não se puderam fazer»	Listamo-las com o motivo. Nada é descartado em silêncio: o que não sabemos ler continua no teu computador.
«Para continuar, acrescenta o que faz falta»	Quando continuares noutro dia, acrescenta os ficheiros que te pedimos: têm o mesmo nome que antes.
Falta-te alguma coisa no fim	Vê em Para dares uma vista de olhos e, se for preciso, desfaz e começa de novo.

No fim, no painel, Como correu? → Conta-nos. É opcional e a nossa equipa lê: ajuda-nos muito.