🧑💼 Clientes
Em 30 segundos
- Clientes é a agenda da oficina: cada encomenda está associada a um cliente.
- Só é obrigatório o Utilizador (Alias); os restantes dados, quando os tiveres.
- O Tipo de cliente (Particular ou Empresa) decide com que dados aparece em orçamentos e faturas.
- Um cliente com encomendas ou orçamentos não se pode eliminar.
A secção de Clientes é a agenda de contactos da oficina. Cada encomenda está associada a um cliente. Sem cliente não há encomenda.
Os números de cabeçalho
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Total de Clientes | Total de clientes registados. |
| Clientes recorrentes | Clientes com mais de uma encomenda. |
| Atividade global | Número total de encomendas entre todos os clientes. |
A lista de clientes
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Cliente | Nome completo com avatar gerado automaticamente e nome de utilizador (@). |
| Empresa | A denominação social, para os clientes que são empresa. Os particulares levam um hífen. |
| Endereço de contacto. | |
| Telefone | Número de telefone. |
| Total Encomendas | Número total de encomendas desse cliente. |
| Faturação | Soma do preço sem impostos das suas encomendas, estejam cobradas ou não. As canceladas não contam. Soma-se na moeda da tua oficina: as encomendas noutra moeda entram convertidas com a sua taxa de câmbio, e as que não têm taxa de câmbio ficam fora da soma. |
Podes ordenar a lista clicando nos cabeçalhos de coluna (Cliente, Empresa, Email, Telefone, Total de Encomendas ou Faturação).
Procurar clientes
O pesquisador filtra em tempo real por nome, nome de utilizador, empresa, email ou telefone.
Adicionar um cliente
Tens duas opções:
- A partir de Clientes → "Adicionar cliente"
- A partir de uma encomenda ou de um orçamento: se ao escrever o nome do cliente este não aparecer na lista, o sistema oferece-te criar um novo sem sair dela ou dele.
Abre-se a Nova ficha de cliente, onde preenches os seus dados. O único dado obrigatório é Utilizador (Alias), marcado com um asterisco (*). Os restantes dados são opcionais.
Para criar o cliente, carrega em Criar, em cima à direita.
A morada
O bloco Morada da ficha tem estes campos:
- País: escolhe-se de uma lista, com pesquisa. Se o cliente não tiver país, ou for de um que não está na lista, escolhe Sem país / outro: a ficha é guardada sem país.
- Distrito e Código Postal.
- Localidade / Cidade.
- Morada: a rua e o número, por exemplo Rua Exemplo 10.
- Morada (linha 2): o resto, se for preciso: andar, porta, bloco…
Um país que não está na lista
Se uma ficha antiga tiver um país que já não está na lista, vês um campo com o seu código: escolhe um país da lista ou apaga-o para guardar.
Particular ou empresa
O bloco Cliente da ficha termina com uma lista pendente, Tipo de cliente, que tem duas respostas: Particular ou Empresa. É o que decide com que dados esse cliente aparece nos teus orçamentos.
- Particular: imprime-se o seu nome e o seu documento de identificação, o campo que está junto aos apelidos.
- Empresa: aparecem mais dois campos, Denominação social e N.º de identificação fiscal, e são esses que se imprimem, nunca os da pessoa.
Há uma só identificação fiscal, sem tipo para escolher: de que país é deduz-se do país da ficha.
Verificar no VIES
Se o cliente for uma empresa de outro país da União Europeia (diferente do da tua oficina), por baixo do seu N.º de identificação fiscal aparece o botão Verificar no VIES. Consulta no registo oficial da Comissão Europeia se esse número de IVA intracomunitário é válido para operar entre países da UE, e mostra-te a resposta:
- ✅ «… é válido no VIES», com o nome com que a empresa está registada.
- ❌ «… não consta do VIES»: o número não existe ou essa empresa não está registada para operações intracomunitárias.
- ⏳ «O VIES não está a responder de momento. Tenta mais tarde.»
Escreve o número com o prefixo do seu país (por exemplo, DE123456789); o ? junto ao botão lembra-te disso.
A verificação só informa
Não guarda nada nem muda nada: nem a ficha nem o imposto de nenhuma encomenda. Se o número for válido e decidires vender sem IVA a essa empresa, isso fazes tu: põe 0 % na encomenda antes de criar a fatura e, no rascunho, escolhe o motivo em Venda sem IVA. Para uma venda de produtos é Transmissão intracomunitária; se o que vendes é um serviço, a regra é outra (autoliquidação). Tens tudo em Vender sem IVA.
Guardar como Particular apaga a denominação social e a identificação fiscal
Enquanto não guardares podes mudar de ideias sem perder nada: voltar a Empresa mostra-os outra vez. Mas ao guardar como Particular esses dois campos ficam mesmo vazios.
O perfil de um cliente
Uma vez criado, ao clicar num cliente poderás aceder ao seu perfil. Verás:
- Atividade de encomendas: Resumo de todas as encomendas feitas por este cliente (pendentes, concluídas e totais). Se carregares neste apartado aparece uma listagem com todas as encomendas feitas por este.
- Faturação total: a soma do preço sem impostos das encomendas deste cliente, estejam cobradas ou não, na moeda da tua oficina (as encomendas noutra moeda, convertidas). As canceladas não contam. Não é o que te pagou: para isso, vê o estado de pagamento de cada encomenda.
- Dados de contacto: nome completo, email, telefone, etc... Podes editar estes dados quando quiseres.
- Orçamentos (separador): os orçamentos deste cliente com o seu estado e o seu total (o mesmo que na lista de orçamentos), e um botão para descarregar o PDF da sua versão mais recente.
Que dados do cliente aparecem no orçamento
No PDF de um orçamento, a caixa Cliente leva, dos que estiverem preenchidos: o seu nome e os seus apelidos (ou o alias, se não houver nome) com o seu documento de identificação se for um particular, ou a sua denominação social com a sua identificação fiscal se for uma empresa; e depois as duas linhas da morada, o código postal e a localidade, o distrito e o país. Os dois lados nunca se cruzam: uma empresa não imprime a pessoa. O país só aparece quando o seu e o da tua oficina são diferentes, e o email e o telefone do cliente nunca são impressos.
Cada versão do orçamento guarda uma cópia destes dados: se mudares a ficha depois, as versões já geradas não mudam; a próxima que gerares já sai com os dados novos. Mais em O PDF e as suas versões.
E na fatura
Se a tua oficina emite faturas, o cliente de uma fatura é a ficha do cliente da encomenda: os seus dados não se escrevem na fatura, tiram-se daqui. Enquanto a fatura é um rascunho acompanha a ficha (se a corrigires, o rascunho atualiza-se sozinho); ao emiti-la, esses dados ficam congelados na fatura.
Que dados são precisos depende do país da tua oficina e de o cliente ser particular ou empresa. A uma empresa pedem-se sempre a denominação social e a morada, e também a identificação fiscal, exceto se a tua oficina estiver no Reino Unido, onde não é pedida porque muitas empresas não têm número de IVA. A um particular, conforme o montante. Se faltar alguma coisa à ficha, a fatura diz-te exatamente o quê e oferece-te Abrir ficha do cliente para a completares sem sair da encomenda. Mais em Criar e emitir uma fatura.
Eliminar um cliente
Só é possível se o cliente não tiver nem encomendas nem orçamentos associados. Se tiver algum, o BolloPrint não te deixa eliminá-lo e diz-te quantas encomendas ou orçamentos tem associados.
Quem pode gerir clientes?
| Ação | Só leitura | Trabalhador | Admin | Proprietário |
|---|---|---|---|---|
| Ver clientes | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Criar / editar | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Eliminar | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |