✍️ Criar e emitir uma fatura
Em 30 segundos
- A fatura cria-se a partir do separador Faturas da encomenda, e nasce como rascunho.
- Os dados do cliente vêm da sua ficha: na fatura não se escrevem.
- Emitir são dois passos: Emitir abre a pré-visualização e Validar e emitir numera-a.
- Uma fatura emitida não se edita nem se apaga: corrige-se com uma nota de crédito.
Se a tua oficina ainda não tem a faturação ativa, quem a configura é o Proprietário: Configurar a faturação.
Criar a fatura de uma encomenda
Abre a encomenda e vai ao seu separador Faturas, ou carrega na etiqueta por baixo do seu preço (Sem fatura, Fatura em rascunho ou o número da fatura).
Há dois botões, e escolhes tu antes de criar:
| Botão | O que é | Quando |
|---|---|---|
| Criar fatura | A fatura completa, com os dados do cliente. | A de sempre, e a que uma empresa precisa. |
| Fatura simplificada | Sem os dados do cliente. Só se o teu país a admitir. | Vendas a particulares que não passem do limite do teu país. Se o cliente for uma empresa ou o montante passar do limite, o botão está desativado e, ao passares por cima, diz-te porquê. |
Um montante pequeno não a transforma em simplificada: se o teu cliente quiser uma completa, carrega em Criar fatura.
É criado um rascunho com:
- As linhas da encomenda, cada uma com o seu imposto, e o envio.
- Uma linha de Desconto se a encomenda tiver desconto, com o seu motivo se o tiver (Desconto: Cliente habitual). Se o preço da encomenda não coincidir com as suas linhas, a diferença sai como Desconto ou como Ajuste.
- Os dados do cliente, tirados da sua ficha.
- A moeda da encomenda.
O rascunho só existe no BolloPrint: não tem número, não conta na tua quota e podes apagá-lo sem consequências (menu ⋮ → Apagar rascunho).
Uma encomenda admite uma só fatura, e também não outra depois de a retificares (Cobrar, retificar e enviar). Se não estiver paga vês «Esta encomenda não está paga»: podes faturá-la na mesma, embora o normal seja faturar quando se cobra. Uma cancelada não se fatura.
As linhas são copiadas ao criar o rascunho
Se depois mudares a encomenda (um artigo, um preço, o imposto), o rascunho não dá por isso: apaga-o e volta a criá-lo.
Os dados do cliente
Na fatura o cliente não se escreve: a caixa Cliente mostra, só de leitura, a ficha do cliente da encomenda. Enquanto é rascunho acompanha-a (se a corrigires, atualiza-se sozinha); ao emitir, os dados ficam congelados.
| Cliente | O que é preciso na sua ficha |
|---|---|
| Empresa | Sempre a denominação social e a morada. A identificação fiscal também, exceto no Reino Unido, onde não é pedida porque muitas empresas não têm número de IVA. Uma empresa nunca vai em simplificada. |
| Particular, fatura completa | O que o teu país pedir (nome e apelidos, documento, morada…). |
| Particular, simplificada | Nada da sua ficha. |
Se faltar alguma coisa à ficha, vês isso a vermelho:
- Antes de criar, no separador Faturas: Faltam dados na ficha do cliente, com a lista. Se carregares em Criar fatura na mesma, não se cria nada. Numa venda pequena a um particular, lembra-te da Fatura simplificada.
- No rascunho, a caixa Cliente fica a vermelho com Faltam: …, e Emitir fica bloqueado.
Nos dois casos, Abrir ficha do cliente abre a sua ficha sem sair da encomenda. Mais sobre a ficha: Clientes.
Os teus próprios dados
Se o teu país pedir dados da oficina em cada fatura (na Alemanha, email, telefone e IBAN) e tiveres apagado algum em Dados fiscais, o separador avisa-te com Faltam dados da oficina e a lista. Não vais poder criar nem emitir uma fatura completa até o completares; Completar informação fiscal leva-te ao campo. O mesmo com o Número de registo nos países que o exigem (nos Países Baixos e na Chéquia, também na simplificada).
Notas e venda sem IVA
O campo Notas é texto livre que é impresso na fatura (por exemplo, uma referência do cliente). Guarda-o com Guardar.
Se a venda for sem IVA, indicas isso no cartão Venda sem IVA do rascunho: Vender sem IVA.
Emitir
A carregar diagrama…
1. A pré-visualização. Carrega em Emitir e vês a fatura tal como o teu cliente a vai receber: design, linhas, datas, a menção de venda sem IVA e o número que vai ter. Antes faz as verificações de emitir (dados do cliente, os teus dados, a quota): se alguma coisa falhar, vês isso aqui. Por baixo lembra-te de rever os dados: uma emitida só se retifica, e o seu conteúdo é da tua responsabilidade.
2. Validar. Carrega em Validar e emitir. Então:
| O que acontece | Detalhe |
|---|---|
| Recebe o seu número | Da tua série, com a data de hoje. |
| Fica selado o vencimento | Emissão + o teu prazo de pagamento. Se a encomenda já estiver paga, vence no mesmo dia e, ao fechar, o BolloPrint pergunta «Fatura cobrada?» para a marcar como paga com a data de pagamento da encomenda. |
| Fica guardado o PDF | Na tua oficina. A partir desse momento a fatura conta na tua quota do mês. |
A janela mostra-te o número, Descarregar PDF e, se levar fatura eletrónica (ZUGFeRD), Descarregar XML.
A fatura leva também a data de entrega: é a Data de envio da encomenda; se não a tiver, a sua Data de conclusão e, se também não, a data de emissão. Mantém essas datas atualizadas.
No cabeçalho vês o seu número e uma só etiqueta: a sua cobrança (Pendente · vence a …, Vencida, Paga ou Retificada) ou Rascunho se não estiver emitida. Se for simplificada, indica-o ao lado.
| Se o serviço de faturação… | O que acontece |
|---|---|
| Não responde | O BolloPrint volta a tentar sozinho e nunca numera duas vezes a mesma fatura. Também tens Tentar emitir de novo. |
| Rejeita a fatura | Não é numerada: volta a rascunho com o motivo, para o corrigires e a emitires de novo. |
Uma fatura emitida não se edita nem se apaga
É um documento legal: um erro corrige-se com uma nota de crédito. Por isso uma encomenda com fatura emitida não pode ser eliminada; pode ser cancelada, e lembra-te de que a fatura continua em vigor.
ZUGFeRD (Alemanha)
Uma fatura completa e a sua nota de crédito ficam guardadas como ZUGFeRD: o PDF leva lá dentro os dados da fatura. Em Documentos, a linha leva a etiqueta ZUGFeRD e um botão para descarregar o XML ao lado do PDF.
- Não se emite uma fatura a que falte alguma coisa para a sua fatura eletrónica: se faltar um dado teu, diz-te antes; se o serviço encontrar outro problema, rejeita-a sem a numerar e diz-te que campo falta.
- Se, depois de emitida, a sua fatura eletrónica não se pudesse guardar, vês Fatura eletrónica pendente com o motivo. Não tens de fazer nada: tratamos nós disso.
- As simplificadas e a cópia Paga vão em PDF normal.
Moeda e idioma
Moeda. A fatura vai na moeda da encomenda. Se não for a da tua oficina, o serviço de faturação acrescenta a conversão com a taxa oficial do dia de emissão (não a da encomenda nem uma escrita à mão), e é essa que se soma no Financeiro. Ver Documentos noutra moeda.
Idioma. A fatura sai no idioma da tua oficina (Configurações → Oficina → Geral, em Localização), não no teu pessoal; se a oficina não tiver idioma definido, em inglês.
- O inglês é o britânico (VAT, VAT No., datas como 06/10/2026).
- As linhas de envio e ajuste que o BolloPrint acrescenta vão nesse mesmo idioma.
- Se o teu país exigir o seu idioma, a fatura sai nele mesmo que a tua oficina use outro.
- Se mudares o idioma da oficina, as novas faturas saem no novo. Um rascunho já criado mantém envio e ajuste no anterior: apaga-o e volta a criá-lo.