🧾 Faturas

A partir do BolloPrint podes emitir faturas legais aos teus clientes: numeradas, com validade legal e arquivadas. Uma fatura nasce sempre de uma encomenda, e trabalha-se a partir do separador Faturas dessa encomenda; a secção Faturas do menu (por baixo de Orçamentos) é a lista de todas.

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Está disponível para a minha oficina?

Depende de duas coisas, e cada uma nota-se de uma forma diferente:

	Se não se cumprir…
O teu país. A faturação legal abre país a país, porque cada um tem as suas regras.	Não vês nada: nem o menu Faturas, nem o separador Faturas das encomendas, nem a secção em Configurações. Não é que esteja bloqueada: é que no teu país ainda não existe.
O teu plano. Está incluída nos planos Pro e Max, cada um com um número de faturas por mês.	Vês tudo, mas bloqueado: a lista e o separador da encomenda abrem com o aviso «O teu plano não inclui faturação», e ativar, criar e emitir estão fechados.

Uma oficina que alguma vez ativou a faturação continua sempre a vê-la, mude o que mudar no seu plano, para não perder o acesso às suas faturas.

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Ativar a faturação

Ativa-se uma só vez, em Configurações → Oficina → Faturação, e só o Proprietário o pode fazer: é autorizar o BolloPrint a emitir documentos legais em nome da tua oficina. Os restantes veem o estado, com o aviso de que só o proprietário a pode ativar.

Antes de ativar

A secção diz-te se os teus dados fiscais estão prontos. As tuas faturas saem com os dados de Configurações → Oficina → Dados fiscais como emitente, por isso têm de estar completos. Se faltar alguma coisa vês Faltam dados fiscais: … com a lista, e o botão Completar em Dados fiscais leva-te diretamente ao primeiro campo vazio.

O assistente, passo a passo

Carrega em Ativar faturação e abre-se um assistente de cinco passos (seis se o teu país pedir algo mais, como a Alemanha):

1. O teu plano. Confirma-te que o teu plano inclui faturação e quantas faturas por mês (as notas de crédito contam).
2. O teu país. Diz-te se no teu país está disponível e o que pede a sua lei. Se o teu país admitir faturas simplificadas até um montante, indica-to: abaixo dele podes faturar a um particular sem o identificar; acima, a fatura leva a sua identificação e morada. Por baixo, em O que convém saber sobre o teu país, os avisos próprios do teu país (por exemplo, se tens de comunicar algo às Finanças ou guardar os PDF na tua contabilidade).
3. Dados fiscais. Confirma que estão completos.
4. O que o teu país pede (só em alguns países). Por exemplo, na Alemanha:
   • As tuas faturas completas são emitidas em ZUGFeRD: um PDF normal que leva lá dentro os dados da fatura em XML, para que o programa de contabilidade do teu cliente a leia sem escrever nada. Ficam guardadas nos documentos da encomenda, com o XML à parte.
   • Para isso as tuas faturas precisam do teu email, do teu telefone e do teu IBAN. Aqui são obrigatórios, mesmo que em Dados fiscais sejam opcionais. Se já os tinhas, aparecem preenchidos para os confirmares. O IBAN é verificado ao escrevê-lo.
   • Se fores uma pequena empresa isenta de IVA (§ 19 UStG), marca a caixa: as tuas faturas vão sair sem IVA e com a menção legal do teu país. Se o teu imposto por omissão não for 0 %, avisa-te.
   • A fatura leva também a data de entrega: a de envio da encomenda ou, se não a tiver, a de conclusão. Mantém-nas atualizadas.
5. Numeração. Escolhes como são numeradas as tuas faturas:
   • Prefixo: só letras e números, até 8 caracteres.
   • Primeiro número: caso venhas de outro programa e queiras continuar a tua série.
   • Reiniciar a série todos os anos (o número inclui o ano).
   • Por baixo vês como vai ficar: A tua primeira fatura será: por exemplo FAC-2026-00001.
   • As notas de crédito têm a sua própria série, com um R à frente.
   • Prazo de pagamento das tuas faturas: os dias entre a emissão e o vencimento que é impresso em cada fatura. De início é 0: vence no mesmo dia, que é o habitual quando cobras no momento. Podes mudá-lo mais tarde (ver abaixo).
6. Aceitação. Lês as condições, escreves o teu nome completo como assinatura e marcas Li e aceito as condições acima.

No fim, o BolloPrint regista a tua oficina no seu serviço de faturação e vês Faturação ativada. Se o serviço demorar a confirmar, a secção fica em Ativação pendente e basta voltares a tentar dentro de uns minutos.

Mudar o prazo de pagamento

O prazo de pagamento pode mudar-se sem desativar nada: em Configurações → Faturação, o Proprietário carrega em Modificar, escreve os dias e Guarda. Vale para as faturas que emitires a partir daí; as já emitidas mantêm o seu vencimento.

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Quantas faturas te restam este mês

Com a faturação ativa, Configurações → Faturação mostra Faturas este mês: uma barra com o que já emitiste face ao que o teu plano inclui («12 de 100 emitidas») e, por baixo, «Restam 88 · renova a 1 de …». Contam as faturas e as notas de crédito; os rascunhos não.

• A partir de 80 % a barra fica âmbar, e ao emitir avisa-te de que te estás a aproximar do limite.
• A 100 %, a vermelho: Esgotaste as faturas deste mês. Não vais poder emitir mais até ao dia da renovação. Tens duas saídas: Melhorar o plano em Minha Conta, se o teu volume cresceu, ou Escreve-nos, se for um pico pontual e quiseres que vejamos isso.

Se o teu plano não tiver limite, vês «N este mês · sem limite», sem barra.

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Criar a fatura de uma encomenda

Abre a encomenda e vai ao seu separador Faturas. Também lá chegas carregando na linha que há por baixo do preço da encomenda (Sem fatura, Fatura em rascunho ou o número da fatura).

Há dois botões, e escolhes tu antes de criar:

• Criar fatura: a fatura completa, com os dados do cliente. É a de sempre e a que uma empresa precisa.
• Fatura simplificada (só se o teu país a admitir): sem os dados do cliente, para vendas a particulares que não passem do limite do teu país. Se o cliente for uma empresa ou o montante passar do limite, o botão está desativado e, ao passares por cima, diz-te porquê.

Um montante pequeno não transforma sozinho uma fatura em simplificada: se o teu cliente quiser uma completa, carrega em Criar fatura.

É criado um rascunho com:

• As linhas da encomenda, cada uma com o seu imposto, o envio e, se o preço da encomenda não coincidir com a soma das linhas, uma linha de ajuste (um desconto, se for negativa).
• Os dados do cliente, tirados da sua ficha.
• A moeda da encomenda.

O rascunho só existe no BolloPrint: não tem número, não conta na tua quota e podes apagá-lo sem consequências (menu ⋮ → Apagar rascunho).

Uma encomenda tem uma só fatura viva. Se a encomenda não estiver paga vês o aviso «Esta encomenda não está paga»: podes faturá-la na mesma, embora o normal seja faturar quando se cobra. Uma encomenda cancelada não pode ser faturada.

Os dados do cliente vêm da sua ficha

Na fatura o cliente não se escreve. A caixa Cliente mostra os dados da ficha do cliente da encomenda, só de leitura, e enquanto a fatura é um rascunho acompanha a ficha: se a corrigires, o rascunho atualiza-se sozinho. Ao emiti-la, esses dados ficam congelados na fatura.

Que dados são precisos depende do teu país e do cliente:

• Empresa: sempre os seus dados fiscais (denominação social, identificação fiscal e morada). Uma empresa nunca vai numa fatura simplificada.
• Particular: numa fatura completa, o que o teu país pedir (nome e apelidos, documento, morada…). Numa simplificada não é preciso nada da sua ficha.

Se faltar alguma coisa à ficha, o BolloPrint diz-to a vermelho:

• Antes de criar a fatura, no separador Faturas: Faltam dados na ficha do cliente, com a lista de campos. Se carregares em Criar fatura na mesma, volta a dizer-to e não é criado nada. Se for uma venda pequena a um particular, o aviso lembra-te de que podes fazer uma Fatura simplificada.
• No rascunho, a caixa Cliente fica a vermelho com Faltam: …, e Emitir fica bloqueado até a completares.

Em qualquer caso, o botão Abrir ficha do cliente abre a sua ficha sem sair da encomenda para completares o que faltar.

Os teus próprios dados também contam. Se o teu país pedir dados da oficina em cada fatura (na Alemanha, email, telefone e IBAN) e tiveres apagado algum em Dados fiscais, o separador avisa-te com Faltam dados da oficina e a lista, e não te deixa criar nem emitir uma fatura completa até o completares. O botão Completar informação fiscal leva-te ao campo.

Notas

O campo Notas é texto livre que é impresso na fatura (por exemplo, uma referência do cliente). Guarda-o com Guardar.

Venda sem IVA

Se esta venda for sem IVA, indicas isso no cartão Venda sem IVA do rascunho. Decides tu: o BolloPrint não decide por ti. Escolhes o Motivo:

Motivo	Quando
Venda normal, com o IVA das linhas	O de sempre.
Autoliquidação (empresa de outro país da UE)	Vendes a uma empresa de outro país da UE, com número de IVA intracomunitário válido. O cartão oferece-te Verificar no VIES para o confirmares.
Exportação (cliente de fora da UE)	O cliente está fora do teu país (e, se estás na UE, fora da União Europeia).
Isenta (com o motivo legal)	Qualquer outra isenção.

Por baixo vai a Menção legal, a frase que é impressa na fatura a explicar porque não leva IVA. Se a deixares vazia, ao guardar é posta a menção padrão no idioma do teu país; numa isenta tens de escrever tu o motivo legal (o artigo da lei).

Para vender sem IVA, as linhas têm de ir a 0 %. O imposto põe-se na encomenda, por isso a ordem é: põe 0 % na encomenda, cria o rascunho e escolhe o motivo. Se o rascunho já tiver sido criado com IVA, vês Esta fatura tem IVA: apaga-o e cria-o de novo. O BolloPrint também não te deixa escolher um motivo que não bate certo com a fatura (por exemplo, uma autoliquidação a um particular).

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Emitir

Emitir são dois passos, numa mesma janela.

1. O rascunho. Carrega em Emitir (o botão principal). Abre-se a fatura tal como o teu cliente a vai receber: o seu design, as suas linhas, as datas, a menção da venda sem IVA… Ainda sem número: diz Rascunho. Antes de abrir faz as verificações de emitir (dados do cliente, os teus dados, a quota), por isso, se alguma coisa falhar, vês isso aqui. Se fechares a janela, o rascunho é descartado e não se numera nada.

2. Validar. Se estiver tudo bem, carrega em Validar e emitir. Então:

• A fatura recebe o seu número da tua série e a data de hoje.
• Fica selado o vencimento: a data de emissão mais o teu prazo de pagamento. Se a encomenda já estiver paga, a fatura vence no mesmo dia, seja qual for o teu prazo, e ao fechar a janela o BolloPrint pergunta-te «Fatura cobrada?» para a marcares como paga com a data do pagamento da encomenda.
• O PDF fica guardado na tua oficina e conta na tua quota do mês.

A janela mostra-te o número e os botões Descarregar PDF e, se o teu país usar ZUGFeRD, Descarregar XML.

No cabeçalho da fatura vês o seu número e, ao lado, uma só etiqueta com o seu estado: a sua cobrança (Pendente · vence a …, Vencida, Paga ou Retificada) ou, se ainda não estiver emitida, Rascunho. Se for uma fatura simplificada, indica-o ao lado.

Se o serviço de faturação não responder, o BolloPrint volta a tentar por sua conta e nunca numera duas vezes a mesma fatura; também tens Tentar emitir de novo. Se o serviço rejeitar a fatura, ela volta a rascunho com o motivo, para o corrigires e a emitires de novo.

ZUGFeRD (Alemanha). Uma fatura completa fica guardada como ZUGFeRD: o PDF leva lá dentro os dados da fatura, e em Documentos a linha leva a etiqueta ZUGFeRD e um botão para descarregar o XML ao lado do PDF. Se faltar alguma coisa ao rascunho para a fatura eletrónica, a janela avisa-te antes de validar; se a validares assim, fica guardado só o PDF normal. As faturas simplificadas, as notas de crédito e a cópia Paga vão em PDF normal.

Moeda. A fatura vai na moeda da encomenda. Se não for a da tua oficina, o serviço de faturação acrescenta a conversão para a tua moeda com a taxa oficial do dia de emissão (não a da encomenda nem uma escrita à mão), e é essa que depois se soma no Financeiro.

Idioma. Se o teu país exigir que as faturas vão no seu idioma, a fatura sai nesse idioma mesmo que uses o BolloPrint noutro.

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Corrigir: a nota de crédito

Menu ⋮ → Retificar prepara uma nota de crédito pelo total da fatura: a original continua a existir e a nota de crédito anula-a. Podes escrever um Motivo (opcional, é impresso). Carrega em Ver rascunho e abre-se a mesma janela que ao emitir: revês o rascunho e validas com Validar e emitir, ou fechas e não se emite nada. Leva a série com R à frente, conta na tua quota e herda o motivo de venda sem IVA, se o houver.

A nota de crédito aparece em Documentos, junto à original, que passa a Retificada. Tem em conta que a encomenda não admite uma segunda fatura, nem depois de retificar a primeira.

Só se pode retificar pelo total e uma vez; não há notas de crédito parciais.

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Cobrar

Uma fatura emitida tem um estado de cobrança, que vês no separador da encomenda, por baixo do seu preço e na lista:

Estado	O que significa
Pendente · vence a …	Emitida e por cobrar, dentro do prazo.
Vencida · N dias	Por cobrar e com o vencimento ultrapassado. Ninguém a marca: é calculado sozinho com a data.
Paga · …	Marcaste-a como paga, com a sua data.
Retificada	Anulada por uma nota de crédito: já não se cobra.

Para registar a cobrança, carrega em Marcar como paga e indica a Data de pagamento (hoje ou antes) e a Forma de pagamento (Transferência, Cartão, Numerário, PayPal ou Outro). Marca-se a fatura inteira: não há cobranças parciais.

Ao marcá-la como paga, o BolloPrint guarda uma segunda cópia do PDF com a marca «PAGO», ao lado da original. A que emitiste nunca muda: é o documento legal. Em Documentos vês as duas: a Emitida e a Paga. Descarregar PDF e Enviar por email usam a mais recente (a paga, se existir).

Se te enganaste, menu ⋮ → Anular pagamento devolve-a a pendente e retira a cópia paga.

A encomenda e a fatura não se marcam sozinhas uma à outra, mas o BolloPrint pergunta-te: ao marcar a fatura como paga, «Encomenda cobrada?»; ao marcar como paga uma encomenda cuja fatura está pendente, e ao emitir a fatura de uma encomenda já paga, «Fatura cobrada?».

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Enviar por email

Menu ⋮ → Enviar por email envia a fatura em PDF ao cliente (a cópia Paga, se já a marcaste como paga). O endereço vem da sua ficha e podes mudá-lo antes de enviar. O assunto é «Fatura [número] de [a tua oficina]» e o PDF vai em anexo. Se o cliente não tiver email na sua ficha, acrescenta-lho primeiro.

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A lista de faturas

No menu, Faturas (por baixo de Orçamentos) reúne todas as da tua oficina:

Coluna	Descrição
Número	O número da fatura, ou Rascunho de fatura se ainda não tiver sido emitida.
Tipo	Fatura ou Nota de crédito.
Data de emissão	Quando foi emitida.
Cliente	Em nome de quem vai.
Encomenda	O número da encomenda de onde nasce.
Estado	Uma só etiqueta: a cobrança de uma emitida (Pendente · vence a …, Vencida, Paga ou Retificada), ou Rascunho, A emitir ou Erro se ainda não o estiver.
Total	Na moeda da fatura; se não for a da tua oficina, com o seu equivalente (≈).

Podes procurar por número de fatura, número de encomenda ou cliente (nome e apelidos, empresa, identificação fiscal ou email): cada palavra que escreveres tem de aparecer, seja qual for a ordem, as maiúsculas ou os acentos. E filtrar por Estado, Tipo, Cobrança e Data de emissão. Cada linha tem o seu botão para descarregar o PDF, e ao carregares nela abre-se a sua encomenda no separador Faturas: é lá que se faz todo o resto.

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Desativar a faturação

O proprietário pode carregar em Desativar faturação em Configurações → Faturação quando quiser. O serviço passa a Só leitura:

• Não se emitem faturas novas.
• As já emitidas mantêm-se: podes vê-las, descarregá-las, enviá-las e continuar a registar as suas cobranças.
• A numeração mantém-se: se carregares em Reativar faturação, continua a mesma série.

O mesmo acontece se desceres para um plano que não inclui faturação: as tuas faturas continuam lá e podem ser descarregadas, e para emitir novas tens de melhorar o plano.

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Quem pode fazer o quê?

Ação	Só leitura	Trabalhador	Admin	Proprietário
Ver faturas e descarregar o seu PDF	✅	✅	✅	✅
Criar e emitir faturas	❌	✅	✅	✅
Retificar, enviar e marcar como cobradas	❌	✅	✅	✅
Ativar ou desativar a faturação	❌	❌	❌	✅