Índice do manual

📦 Encomendas

A secção de Encomendas é o coração operacional do dia a dia. Aqui vive cada uma das tuas encomendas: desde que o cliente a solicita até que a recebe.

O ciclo de vida de uma encomenda

Cada encomenda que tenhas passará por diferentes estados em função da sua situação:

A carregar diagrama…

Este é o caminho habitual, mas não é obrigatório segui-lo passo a passo: a partir da linha de progresso da encomenda podes saltar para qualquer estado, também para trás.

Estado	Descrição
Criada	Encomenda nova, à espera de arrancar a produção.
Em produção	Peças na impressora.
Pronta para enviar	Tudo impresso, à espera do cliente ou do estafeta.
Enviada	A caminho do cliente.
Concluída	Entregue e fechada.

Cancelada vai à parte

Cancelada não é um destes cinco estados, é uma marca independente. Uma encomenda cancelada conserva o estado de produção que tivesse, e pode ser descancelada — por isso não aparece no diagrama. O mesmo acontece com o estado do pagamento: é outro eixo, diferente do da produção.

Os números do cabeçalho

Por cima da lista de encomendas há três indicadores rápidos:

Indicador	O que mede
Tempo pendente	Soma das horas estimadas de impressão das encomendas que estão Em produção (não conta as que continuam em Criada).
Encomendas pendentes	Número de encomendas que ainda não estão concluídas nem canceladas.
Concluídas (mês)	Quantas encomendas foram fechadas no mês atual.

A lista de encomendas

A tabela principal mostra estas colunas:

Coluna	Descrição
ID	Número da encomenda.
Itens	Miniaturas dos artigos da encomenda (até 3 visíveis).
Encomenda	Nome ou descrição da encomenda.
Cliente	Link para o perfil do cliente.
Estado	Emblema de cor com o estado atual.
Pagamento	Quando o pagamento foi confirmado. Se a encomenda tiver sido marcada como "CONCLUÍDA" mas não estiver paga, aparece um emblema vermelho "POR PAGAR".
Concluídas	Data em que a encomenda se dá por finalizada.
Preço	Total da encomenda. É apresentado na moeda configurada para a tua oficina (Configurações → Oficina → Geral); o símbolo € é apenas o exemplo por omissão.

Carregando numa destas linhas podemos aceder à encomenda concreta que quisermos ver.

Procurar e filtrar

Usa estes campos de procura para filtrar as encomendas por características concretas.

Procurar por ID, título, cliente: podes filtrar em tempo real por título, nome do cliente ou número de encomenda.
Estado: lista pendente para filtrar as encomendas por um estado concreto. Tem ainda Encomendas Pendentes (as que ainda não estão concluídas), Por pagar (independentemente do estado de produção) e Cancelada.
Origens: lista pendente para filtrar as encomendas pela origem de venda. Oferece Etsy e Shopify, as origens da tua própria lista (as de Origens de venda, também as que tenhas desativado) e Manual / Sem origem, que inclui as encomendas que não têm nenhuma.
Intervalo de criação: mostra as encomendas criadas no período de datas escolhido.

Criar uma encomenda nova

Prime "Nova encomenda" por cima da listagem das encomendas. Abre-se o formulário de encomenda onde selecionas o cliente, acrescentas artigos e configuras datas.

Detalhes de uma encomenda

Quando carregas numa encomenda da lista, abre-se a vista completa dessa encomenda.

Na parte de cima podes ver informação da encomenda: o título/descrição, o preço de venda, o estado do pagamento e uma linha de progresso do estado.

Por omissão, ao criar uma encomenda, ela aparece marcada como "PAGAMENTO PENDENTE". Se carregares nesse botão abre-se um painel para modificar o estado do pagamento.

Se carregares num dos ícones da linha de progresso, o estado da encomenda é atualizado para a situação em que tenhas carregado.

Por baixo da linha de progresso vês cinco separadores: Geral, Datas, Envios, Notas e Histórico. Se a encomenda nasceu de um orçamento, aparece um sexto, Orçamento, entre Envios e Notas.

Geral

A vista principal da encomenda, dividida em duas zonas:

Painel esquerdo: origem de venda, cliente (editável), descrição geral, ficheiros anexos.
Painel direito: lista de artigos com miniatura, quantidade e detalhe do PVP. Podes acrescentar artigos do catálogo com "Produto" ou criar uma linha personalizada com "Personalizada".
Resumo económico: custo total, margem (%) e preço de venda editável. Se premires o botão das duas setas, o preço é recalculado a partir do custo e da margem.

Datas

Cinco campos de data que podes definir de forma independente:

Data de criação · Data limite · Data de pagamento · Data de envio · Data de conclusão

Envios

Aqui registas como a encomenda sai:

Transportadora: escolhe-a na lista pendente, que mostra as transportadoras ativas da tua oficina (gere-las em Transportadoras).
Número de rastreio: o código da encomenda.

Se a transportadora tiver um modelo de URL de rastreio configurado, ao guardares o número aparece um link "Seguir envio" que abre o rastreio diretamente.

Não há opção "Outro…"

A lista pendente só oferece transportadoras da tua lista; não podes escrever uma à mão. Se precisares de usar uma que não está lá, pede a um Administrador ou Proprietário que a acrescente em Configurações → Operações → Transportadoras e volta à encomenda.

Orçamento

Só aparece se a encomenda nasceu de um orçamento da secção Orçamentos. Mostra o orçamento de origem (número, estado, validade, data de aceitação), um botão Abrir orçamento para ires até ele e a lista de todos os PDF que foram gerados lá, para os descarregares. Não é uma cópia: se modificares o orçamento e gerares outro PDF, aparece aqui. No cabeçalho da encomenda vês também o chip "Do orçamento #N".

As encomendas não geram orçamentos

Uma encomenda já é uma venda, por isso não tem orçamento próprio. Para fazeres uma proposta a um cliente antes de existir a encomenda, usa a secção Orçamentos: quando o cliente aceita, a encomenda cria-se sozinha.

Notas

Secção de comentários internos da equipa. Podes acrescentar, editar e apagar notas. O cliente nunca as vê.

Histórico

Registo de auditoria: quem mudou o quê e quando nesta encomenda. As alterações que chegam de um marketplace também aparecem aqui, marcadas como tal. Se uma alteração chegou por uma integração, em vez de uma pessoa vais ver o nome do token de API que a fez.

Encomendas que vêm de um marketplace

Se tens uma loja ligada (Etsy, Shopify…), essas encomendas entram sozinhas e mantêm-se em dia com o que acontecer no marketplace, sem que tenhas de mexer em nada:

É cancelada, enviada ou entregue no marketplace → a encomenda no BolloPrint atualiza-se da mesma maneira: passa a cancelada, a enviada, ou a Concluída quando é marcada como entregue.
Há um reembolso → depende do marketplace. O Etsy não avisa dos reembolsos: o BolloPrint procura-os numa revisão a cada 6 horas e só deteta os totais, que marcam o pagamento como "Pagamento Reembolsado"; os parciais tens de os ajustar à mão. Na Shopify (quando estiver disponível) chegam no momento: vês o valor devolvido a vermelho, junto ao preço; um parcial não muda o estado do pagamento e um total marca-o como "Pagamento Reembolsado".
Editam a encomenda no marketplace (mudam artigos ou quantidades) → o BolloPrint reflete a alteração tal e qual e avisa-te com uma mensagem vermelha "Encomenda modificada em Etsy, revê antes de enviar!" (com o nome do marketplace) no cabeçalho da encomenda. Revê-a antes de a mandares.
Marcaste-a como enviada aqui, mas no marketplace continua por enviar → o BolloPrint verifica-o sozinho de poucas em poucas horas e assinala-to com um aviso âmbar na encomenda. É o desencontro que sai mais caro: a encomenda vai a caminho, mas o comprador não recebe o seu aviso de envio nem o seu número de rastreio, e acaba a escrever-te a perguntar onde está.

O marketplace manda: as alterações que tu fizeres no BolloPrint são para o teu controlo interno; não sobem para o marketplace.

Esse aviso âmbar apaga-se sozinho quando a situação deixa de se verificar: se marcares o envio também no marketplace, ou se devolveres a encomenda a um estado anterior a "Enviada" (porque na verdade ainda não tinha saído), desaparece sem que tenhas de lhe mexer. E a verificação dá prioridade às encomendas que nunca foram revistas, por isso um desencontro antigo que arrastes por resolver não tira a vez às encomendas que acabaram de entrar.

O preço que o comprador pagou

Nas encomendas que chegam de uma loja ligada vês também o que o comprador realmente pagou no marketplace, junto ao teu preço de venda. Serve para acertar num relance os dois números quando não coincidem (portes, descontos, promoções da plataforma). É mostrado venha da loja que vier — Etsy, Shopify ou a que ligares no futuro.

Quem pode gerir encomendas?

Ação	Só leitura	Trabalhador	Admin	Proprietário
Ver encomendas	✅	✅	✅	✅
Criar / editar encomendas	❌	✅	✅	✅
Eliminar encomendas	❌	✅	✅	✅

Para eliminar uma encomenda, cancela-a primeiro

No menu dos três pontos de uma encomenda ativa só vês Cancelar encomenda. Depois de cancelada, esse menu oferece Recuperar encomenda e Eliminar encomenda. Eliminar é definitivo; cancelar pode desfazer-se.