✏️ Criar e editar um orçamento
Em 30 segundos
- Novo orçamento abre o formulário da encomenda, simplificado: cliente, origem, linhas e preço.
- Nasce com o seu número, uma data de validade, o imposto e a moeda da tua oficina; os três mudam-se em cada orçamento.
- O cliente é obrigatório.
- Cinco separadores: Geral, Datas, Documentos, Notas e Histórico.
Criar um orçamento
Carrega em Novo orçamento por cima da listagem. Escolhes o cliente e a origem de venda, acrescentas linhas do catálogo ou personalizadas e, se quiseres, um desconto: o preço sai sozinho.
Ao guardá-lo pela primeira vez, o BolloPrint atribui-lhe:
| O quê | Valor de partida |
|---|---|
| Número | O seguinte da numeração do ano (vê Orçamentos). |
| Válido até | Hoje mais os dias de validade por omissão da tua oficina (30 se ninguém os mudou). |
| Imposto | O da tua oficina. Se for mudado na configuração, só afeta os orçamentos novos. |
| Moeda | A da tua oficina. Vê Documentos noutra moeda. |
Os valores por omissão são configurados por um administrador em Configuração geral e em Dados fiscais.
O cliente é obrigatório
Um orçamento é sempre dirigido a alguém: não se pode guardar sem cliente. Se for novo, cria-o a partir do próprio seletor.
O cabeçalho
- O título (editável), o total proposto com a sua margem e as datas que tem até agora: criado, válido até, enviado, aceite ou recusado.
- A linha de progresso: Rascunho → Enviado → Resolução. A última bolinha é a resolução: ao carregares nela escolhes Aceite ou Recusado, tal como o estado do pagamento numa encomenda. Vê Aceitar, recusar e eliminar.
- Se já foi aceite, o chip Encomenda #N leva-te à encomenda que nasceu dele.
- No menu dos três pontos, Eliminar orçamento.
O número grande é o total com imposto: preço, envio e imposto. Por baixo vês como se compõe, por exemplo 17,00 € + IVA 21 % (3,57 €); o primeiro número é o preço mais o envio. Sem imposto, vês a âmbar Sem imposto configurado e o número grande é só o preço. Ao lado, Configurar → leva-te a Configurações › Dados fiscais se puderes entrar nas Configurações; se não, um ? diz-te para o pedires ao dono da oficina. A margem é sempre sobre o preço sem imposto: nem o envio nem o imposto são ganho.
Geral
- Painel esquerdo: origem de venda, cliente e ficheiros anexos. Abrir ficha do cliente abre a sua ficha sem saíres, caso lhe falte um dado que queres no PDF.
- Painel direito: as linhas, com miniatura, quantidade e detalhe do PVP. Acrescentam-se com Produto (do catálogo) ou Personalizada. Não têm a marca de "impresso": aqui ainda não se fabrica nada.
- Resumo económico: os números do orçamento.
O resumo económico e o imposto
Cada orçamento leva um único imposto. Além destes oito campos há a Moeda (vê Documentos noutra moeda).
| Campo | O que é |
|---|---|
| Custo | O que te custa fabricar as linhas. Não é editável. |
| Custo de envio | O que cobras ao cliente pelo envio. |
| Desconto | O que tiras ao cliente. Escreve-se em € ou em % (o botão da caixa passa de um para o outro); guarda-se sempre o valor. Não pode ser maior do que a soma das linhas. |
| Motivo | Opcional: porque fazes o desconto (Cliente habitual). Sai com o desconto no PDF e na fatura. Fica ativo quando há desconto. |
| Margem | O que ganhas sobre o preço sem imposto, em percentagem. |
| Subtotal | O preço que propões: a soma das linhas menos o desconto, sem imposto e sem envio. É calculado sozinho; não se escreve. |
| Imposto % | A percentagem deste orçamento. Se o imposto tiver nome, o campo di-lo (por exemplo IVA %). |
| Total | Preço mais envio, mais o imposto de ambos. É calculado sozinho. |
O envio faz parte da base do imposto: 5 € de envio com um IVA de 21 % também pagam IVA. O desconto tira-se antes do imposto e nunca do envio. Se quiseres cobrar mais do que as linhas (uma urgência, uma montagem), acrescenta-o como uma linha: o Subtotal não pode passar da soma das linhas.
No resumo podem aparecer três avisos:
| Aviso | Quando aparece |
|---|---|
| «País do cliente: França. Revê a % de imposto à mão.» | O cliente e a tua oficina têm país e não coincidem. O BolloPrint não muda nada: que imposto aplicar depende do teu caso. |
| Não configurado, a âmbar por baixo da caixa do imposto | Nem o orçamento nem a tua oficina têm imposto. Ao lado, Configurar → leva-te a Configurações › Dados fiscais se puderes entrar nas Configurações; se não, um ? diz-te para o pedires ao dono da oficina. O imposto configura-se lá, nunca a partir do orçamento. |
| «Este documento foi guardado antes de existir o desconto…», a âmbar por cima do resumo | O orçamento é de antes do desconto e o seu preço não coincide com a soma das linhas. Passar para desconto transforma a diferença em desconto (se cobrava menos); Recalcular põe o preço na soma das linhas. Até escolheres, o preço fica como estava. |
Sem configurar não é o mesmo que 0 %
Sem imposto configurado calcula-se como 0 %, mas o BolloPrint lembra-te disso no cabeçalho (e no resumo, se a tua oficina também não o tiver). Se de facto não cobras impostos, escreve 0: é uma decisão tua e os avisos desaparecem.
Datas
Quatro datas (uma encomenda tem cinco):
| Data | Como funciona |
|---|---|
| Data de criação | Quando foi criado. |
| Válido até | A validade da proposta. Preenche-se sozinha ao criar e vai impressa no PDF. |
| Data de envio | Quando lho enviaste. Preenche-se sozinha ao passar a Enviado; e se a puseres tu num rascunho, passa a Enviado. |
| Data de aceitação | Põe-na o BolloPrint ao aceitar e só se mexe num orçamento aceite. Podes corrigi-la, mas não retirá-la enquanto estiver aceite. |
Documentos
Aqui geras o PDF para o cliente e vês as suas versões. Está tudo em O PDF e as suas versões.
Notas
Comentários internos da equipa. O cliente nunca os vê.
Histórico
Quem mudou o quê e quando:
- Mudanças de estado, de validade, de preço, do imposto (taxa e nome) e de linhas.
- Cada versão gerada, restaurada (fica registado ao guardar) ou eliminada.
- A aceitação: «Orçamento aceite: encomenda criada». A encomenda está no chip Encomenda #N do cabeçalho.
Se uma alteração chegou por uma integração, vais ver o nome do token de API que a fez em vez de uma pessoa.