📥 Je gegevens meenemen (migratie)

Houd je je werkplaats al bij in spreadsheets, mappen of documenten, dan hoef je niet alles opnieuw in te typen. BolloPrint leest het, vraagt je wat niet duidelijk is en jij bepaalt wat erin komt.

---

Waar je hem vindt

• In Instellingen → Migratie, knop Migratietool openen.
• Ook via de taak Neem je gegevens mee in Eerste stappen, op Start (De eerste configuratie). In een abonnement zonder migratietool staan die taak en het onderdeel Migratie van Instellingen in grijs met 🔒 PRO, en is de knop van de tool uitgeschakeld; Abonnementen bekijken laat je de abonnementen zien waar hij in zit.

De eigenaar of een beheerder van de werkplaats kan hem gebruiken.

Abonnement	Hoe het werkt
Hobby	Niet inbegrepen. Stap je over naar een abonnement waarin hij zit, dan heb je hem meteen.
Pro	Je doet het zelf met de tool. Kom je er niet uit, open dan een aanvraag van het type Migratie bij support, of klik op ? Hulp → Afspraak maken om het samen door te lopen, met je bestanden erbij.
Max en Business	Je doet het zelf of, als je dat liever hebt, doen wij het voor je: ook dat zie je in ? Hulp.

---

Voordat je begint

• Een computer met Chrome of Edge (Windows of Mac). Het werkt niet op telefoons, tablets, Firefox of Safari: we moeten je mappen kunnen lezen, en alleen die browsers maken dat mogelijk. Het venster moet breed zijn, zodat de tabellen passen.
• Je bestanden, op je computer: liever niet alleen in OneDrive, Google Drive, iCloud of Dropbox. Een bestand dat alleen in de cloud staat, kunnen we niet lezen, en alles gaat veel trager. Staan ze daar, kopieer ze dan eerst naar je schijf.
• Laat je bestanden met rust zolang het duurt: niet verplaatsen, niet hernoemen en niet verwijderen. Ga je op een andere dag verder, dan vragen we ze je op naam.
• Je hebt geen extra vrije ruimte nodig.

Je mappen lezen we alleen. We schrijven er niets in, en wat we nodig hebben zolang de migratie duurt, verwijderen we als je klaar bent.

---

De drie stappen

Bovenaan zie je de drie stappen: Voorbereiden · Begrijpen · Migreren. Elke stap is één scherm dat verandert terwijl hij werkt: ervoor, tijdens en erna. Ze hebben allemaal dezelfde opbouw:

• Een tabel met wat je hebt aangeleverd, rij voor rij. Bij elke stap verandert er één kolom: Wat erin zit, We halen het binnen als en Wat erin gaat.
• Een paneel rechts met wat er in je werkplaats komt: Wat je hebt aangeleverd, daarna Komt in je werkplaats en, aan het eind, Staat nu in je werkplaats. Onderaan Opslag van je abonnement: wat je gaat uploaden en of dat in je abonnement past.
• De knop om verder te gaan, altijd rechtsonder, met ← Terug ernaast als je terug kunt.
• Wat we je moeten vragen, staat bij elkaar onder Te beslissen, boven de tabel van Begrijpen (verderop leggen we het uit). De waarschuwingen van Migreren staan onder Controleer vóór het migreren.

Je kunt hem sluiten wanneer je wilt en op een andere dag verdergaan: als je terugkomt, zie je “Je hebt een onafgemaakte migratie”, met Doorgaan of Weggooien. De bestanden vragen we je op naam als ze gelezen moeten worden.

Stap	Wat er gebeurt
Voorbereiden	Bij Voeg toe wat je hebt gooi je erin wat je hebt, alles tegelijk of beetje bij beetje: je Excel of CSV, wat je uit je webwinkel exporteert, facturen in PDF en de map met je ontwerpen (Bestanden kiezen, Map kiezen of door ze te slepen). De map met je ontwerpen herkennen we zelf aan de 3D-modellen; zitten we ernaast, klik dan op Klopt niet (of op Dit zijn mijn ontwerpen bij de juiste map). Naast elk item kun je in één regel schrijven wat erin zit. Daaronder is Vertel het ons optioneel: Hoe heb je het georganiseerd? en Wat breng je mee? (vink je niets aan, dan zoeken we naar alles). Met Mijn gegevens begrijpen tellen we wat je hebt aangeleverd.
Begrijpen	Eerst laten we je zien wat we denken dat elk item is, bij We halen het binnen als; verbeter wat niet klopt en klik op Klopt, begin met lezen. Terwijl we lezen, gaat elke rij door In de wachtrij, Lezen… en Begrepen, en kun je alvast beantwoorden wat er bij Te beslissen staat. Bekijken hoe het gelezen wordt laat je zien hoe we elk blad lezen, en Downloaden als Excel geeft je je gegevens zoals wij ze hebben begrepen. Als het klaar is: Controleren en migreren.
Migreren	De tabel laat per rij zien Wat erin gaat. Rijen tonen opent daaronder wat er uit die rij binnenkomt, in tabbladen (klanten, bestellingen, offertes, ontwerpen, producten…), en daar pas je het aan of vink je het uit. Bovenaan zie je, als ze er zijn, Wordt niet gemigreerd, Blijft leeg, Wat we hebben gekoppeld (elke bestelling met haar klant en haar producten) en Controleer vóór het migreren. Er wordt niets aangemaakt tot je op Migreren klikt. Laat het tabblad open terwijl er gemigreerd wordt: de bestanden worden vanaf je computer geüpload (je kunt Upload pauzeren). Als het klaar is: Naar mijn werkplaats.

In het paneel vertelt de notitie Controle van bestellingen je hoeveel bestellingen we hebben gelezen, hoeveel er overblijven na het samenvoegen van regels en kopieën, en welk bedrag behouden blijft: zo kun je nagaan of dat klopt met wat jij van je werkplaats weet. Totaalrijen in je sheets (“TOTAAL APRIL 2024”) zijn geen bestellingen en blijven buiten; de notitie zegt hoeveel het er zijn.

Bekijken in de notitie opent de hele controle, waar die rijen per sheet worden genoemd, met hun rijnummers (zijn het er veel, dan Alles tonen en Minder tonen). Onder elke sheet beantwoord je Zijn het bestellingen? met een keuzelijst:

• Nee, het zijn totalen: ze blijven buiten. Dat geldt als je niet antwoordt.
• Ja, het zijn allemaal bestellingen: ze worden als bestellingen gelezen.
• Alleen sommige…: opent een vakje per rij, met het nummer en wat erin staat. Vink de rijen aan die bestellingen zijn en klik op Opslaan; de keuzelijst laat het zien, bijvoorbeeld Alleen sommige (2 van 5).

Dat is voor het zeldzame geval van een klant die “Total…” heet en alleen een datum en een bedrag heeft. De rijen die je terughaalt blijven genoemd, voor als je ze weer wilt weghalen, en je antwoord wordt bewaard: ga je op een andere dag verder met de migratie, dan blijft het hetzelfde.

Te beslissen

Bij Begrijpen zet Te beslissen, boven de tabel, alles bij elkaar wat we je moeten vragen, als een lijst onderwerpen: Zijn ze betaald?, Belastingen, Statussen, Klanten die op elkaar lijken… Vragen meerdere bestanden hetzelfde, dan is het één onderwerp en antwoord je één keer.

• Twee blokken. Bovenaan Belangrijk: wat rijen buiten de migratie of bestellingen buiten Financiën zou houden. Daaronder Optioneel: ze kunnen blijven zoals ze zijn.
• Elk onderwerp blijft dicht tot je het opent, en er staat er steeds maar één open. De regel zegt over hoeveel rijen het gaat en waar ze vandaan komen, en na Anders: wat er geldt als niemand antwoordt. Heb je geantwoord, dan staat daar je antwoord.
• Je kunt doorgaan zonder te antwoorden: wat je laat, gaat zoals de regel zegt. Niets houdt je tegen, maar wat in het rood staat, blijft buiten.
• Elk antwoord is een keuzelijst: je opent hem en kiest.

Onderwerp	Als je niet antwoordt
Bestellingen zonder datum, Bestellingen zonder klant, Klanten zonder naam	niet overgezet
Zijn ze betaald?	nog te innen
Belastingen	zonder belasting, 0 %
Statussen	Voltooid
Valuta	de valuta van je werkplaats
Klanten die op elkaar lijken, Bestellingen die in meerdere bestanden staan	apart
Bestellingen en offertes, Hoe ontwerpen worden gegroepeerd	zoals wij voorstellen

Elk onderwerp is een tabel. De eerste rij is Alle bestanden, en daaronder staat elk bestand. Zo antwoord je één keer voor alles en verander je, als één bestand anders is, alleen dat:

• Een bestand waarop nog niemand heeft geantwoord, toont Kies…, en zolang je niet antwoordt, geldt wat er na Anders: staat.

• Alle bestanden toont pas een antwoord als je het voor alle bestanden hebt gegeven. Antwoord je daar, dan worden de bestanden zonder antwoord ingevuld en tonen ze Zoals alle; verander je het later, dan veranderen ze mee.

• Een bestand dat je apart hebt veranderd, houdt zijn antwoord, en een bestand dat je in je eigen woorden hebt beantwoord, wordt nooit overschreven.

• Belastingen wordt maar één keer gevraagd, met twee vragen: Bevatten je bedragen de belasting? en Welke belasting reken je?. Weet je het tarief al, dan antwoord je in één keer: bijvoorbeeld “Ja, inclusief BTW 21 %”.

• Statussen laat je alleen de waarden uit je statuskolom zien die we niet begrijpen, elk met een eigen keuzelijst: In je blad staat en In BolloPrint wordt het. Die we al begrijpen, staan ingeklapt op één regel (“5 waarden die we al begrijpen”). Geannuleerd annuleert die bestellingen; en staat er in de cel al “geannuleerd”, dan komt de bestelling geannuleerd binnen zonder dat we het vragen.

• Klanten die op elkaar lijken en Bestellingen die in meerdere bestanden staan: elke groep heeft een eigen keuzelijst, met Dezelfde, Verschillend of Alleen sommige…. Bekijken opent de groep en toont elke kaart met een vinkje: naam, e-mail, telefoon, btw-nummer, waar hij vandaan komt en hoeveel bestellingen hij heeft. Vink aan welke dezelfde zijn; de rest blijft apart, en de keuzelijst zegt het, bijvoorbeeld Alleen sommige (3 van 5). Klik tot slot op Opslaan. Klanten die dezelfde zijn, worden samengevoegd tot één kaart met al hun bestellingen, en bestellingen die dezelfde zijn, worden maar één keer aangemaakt. Zolang je niet beslist, blijven ze apart.

• Leg het uit in je eigen woorden: past geen enkele optie, open het dan in het onderwerp en schrijf het antwoord zoals je het aan iemand zou vertellen.

• Bekijk alle N laat bij elk onderwerp de rijen zien waar het over gaat: uit welk bestand en van welke rij. En in de tabel laat Bekijk de N vragen bij een rij onder Te beslissen alleen staan wat bij dat bestand hoort.

Controleer vóór het migreren

Bij Migreren zet Controleer vóór het migreren, boven de tabel, de waarschuwingen bij elkaar. Ze houden de migratie niet tegen: elke waarschuwing zegt je wat we hebben gedaan en waarom. Bijvoorbeeld:

• “5 bestellingen hebben hetzelfde nummer als andere rijen, maar een andere klant of datum: we maken ze apart aan.”
• “5 klanten hebben een ander telefoonnummer op een andere rij: we bewaren het in de notities.”

Bekijk welke opent ter plekke de lijst van die rijen en alleen die: Waar (bestand en rij), Wat het is, Klant, Datum, Bedrag en Wat er mis is. Is iets niet zoals je wilt, pas het dan aan bij Rijen tonen voordat je op Migreren klikt.

---

Wat erin gaat en hoe

• Klanten: uit spreadsheets, documenten of een lijst in een PDF. Staat een klant er op twee manieren geschreven, dan waarschuwen we je voor de mogelijke dubbele. Staat een klant op twee rijen met verschillende telefoonnummers, dan wordt het eerste zijn telefoonnummer en gaat het andere naar zijn notities (“Ander telefoonnummer: …”); hetzelfde nummer anders geschreven telt niet als een ander.
• Ontwerpen: 3D-modellen, foto's, slicerbestanden en gecomprimeerde bestanden, gegroepeerd per ontwerp. Ze worden tijdens het uploaden gecomprimeerd; een .zip van jezelf wordt geüpload zoals hij is.
• Bestellingen: met hun echte datums en betalingen, dus ze tellen mee in Financiën. Een oude bestelling krijgt geen datums van vandaag.
• Regels van de bestellingen: staat er in een blad met één bestelling per rij een kolom die opsomt wat er is verkocht (“A x3 + B”), dan wordt elk item een regel van de bestelling, met zijn aantal. Die regels komen binnen zonder prijs en de bestelling houdt haar totaal:.
• Materiaalvoorraad: filamenten en harsen, gekoppeld aan onze catalogus. Staat een materiaal niet in de catalogus, dan vragen wij het zelf aan en laten we het je weten.
• De belasting komt uit je documenten: het tarief dat elk document vermeldt, is leidend. Vermeldt het er geen, dan vragen we het je één keer (een van de antwoorden is Leeg (niet ingesteld)); antwoord je niet, dan komt het erin met 0%.

---

Offertes

Een oude offerte komt altijd binnen als BolloPrint-offerte, nooit als een extra bestelling. Ze kunnen uit documenten of uit spreadsheets komen.

• Uit documenten (PDF's, teksten): die komen binnen als concept. Als je hun rijen opent bij Migreren, vink je in het tabblad Offertes Geaccepteerd aan en, als je wilt, Als bestelling aanmaken. Is die offerte al een bestelling in je werkplaats, dan wordt er geen tweede aangemaakt.
• Uit een blad: een tabblad of een CSV met alleen offertes, of een blad dat bestellingen en offertes mengt, gescheiden door een kolom. In dat geval vragen we je “Dit blad mengt bestellingen en offertes. Zo hebben we het gesplitst: klopt dat?”, met hoeveel er van elk uitkomen, en jij antwoordt Zo klopt het, Andere kolom gebruiken of Het zijn allemaal bestellingen.
• Hun status blijft behouden: Geaccepteerd, Verzonden, Afgewezen of, als hij in afwachting of leeg is, concept. Ook hun Geldig tot, dus een offerte die al is verlopen, staat als verlopen. Je kunt het aanpassen bij Migreren.
• Is hij al een bestelling geworden in deze migratie, dan komt hij binnen als geaccepteerde offerte gekoppeld aan die bestelling, nooit als tweede bestelling.
• Zonder enige status (bijvoorbeeld de export van een formulier): die komen binnen als concept, en hun rij zegt het je: “Deze N offertes hebben geen status: ze komen binnen als concept”. Met Status markeren selecteer je ze en markeer je ze allemaal in één keer.
• Wil je ze niet? Klik in de rij van een gemengd blad, bij Migreren, op Offertes niet meenemen: de bestellingen blijven zoals ze zijn.

---

Een migratie ongedaan maken

Als het klaar is, haalt Niet tevreden? → Migratie ongedaan maken in het paneel alles weg wat erin is aangemaakt. Wat je sindsdien hebt gebruikt, blijft: bijvoorbeeld een klant voor wie je al een nieuwe bestelling hebt gemaakt. Als het klaar is, zie je Migratie ongedaan gemaakt, met wat er is weggehaald en wat er is bewaard.

Stopt een migratie halverwege, dan blijft wat er al was aangemaakt: als je verdergaat, kun je hem afmaken of ongedaan maken.

---

Als iets niet goed gaat

Wat je ziet	Wat je doet
“De migratie doe je op een computer, met Chrome of Edge”	Open BolloPrint in Chrome of Edge, op een computer.
“Maak het venster breder”	Maximaliseer het venster of zoom de browser uit (Ctrl − op Windows, Cmd − op Mac).
“De migratie is al geopend in een ander tabblad”	Hij kan maar in één tabblad open zijn. Ga verder in het andere, of sluit het en klik op Opnieuw proberen.
“Deze map lijkt in de cloud te staan”	Kopieer de map naar je schijf en voeg de kopie toe.
“Lijkt niet van de werkplaats”	Het zijn video's, muziek of installatiebestanden. Verwijderen laat het buiten de migratie; Behouden, als het wel van jou is.
“Past niet in je abonnement.”	Wat je gaat uploaden, neemt meer ruimte in dan de Opslag van je abonnement. Laat iets weg met Rijen tonen, of kies Abonnement upgraden.
“Sommige dingen konden niet worden gedaan”	We zetten ze op een lijst, met de reden. Er wordt niets stilletjes weggelaten: wat we niet kunnen lezen, blijft op je computer.
“Voeg toe wat nodig is om verder te gaan”	Ga je op een andere dag verder, voeg dan de bestanden toe die we je vragen: ze heten hetzelfde als eerst.
Je mist aan het eind iets	Kijk bij Even bekijken, en maak zo nodig ongedaan en begin opnieuw.

Als het klaar is: Hoe is het gegaan? → Vertel het ons, in het paneel. Het is optioneel en ons team leest het: het helpt ons enorm.