📑 De PDF en zijn versies
In 30 seconden
- De PDF maak je in het tabblad Documenten van de offerte, met PDF maken.
- Elke PDF is een versie (v1, v2, v3…) die een kopie van de offerte bewaart zoals ze op dat moment was.
- Een PDF maken verandert de status niet: of je haar als Verzonden markeert, bepaal je zelf.
- De PDF ziet eruit als een factuur, maar is geen factuur.
Het tabblad Documenten
Bovenaan zie je een voorbeeld van wat er afgedrukt zou worden, met het gewicht, de kosten en de marge zodat jij het kunt controleren (die interne cijfers staan niet in de PDF), en de knop PDF maken. Daaronder staat de lijst Versies van de offerte.
Diagram laden…
Elke keer PDF maken levert een genummerde versie op met haar PDF en een kopie van de offerte op dat moment: klant, regels, prijzen, verzending, belasting, je fiscale gegevens en geldigheid. Zo heb je de geschiedenis van alles wat je de klant hebt gestuurd.
| Om rekening mee te houden | |
|---|---|
| Het gebeurt met de opgeslagen offerte | Is ze nieuw of zijn er niet-opgeslagen wijzigingen, dan is de knop uitgeschakeld en vraagt hij je eerst op te slaan. |
| Zonder regels geen PDF | Voeg er eerst een toe. |
| Verandert de status niet | Haar op Verzonden zetten is jouw beslissing. BolloPrint legt ook niet vast welke versie je hebt verstuurd. |
| Taal | Die van wie de PDF maakt. |
De lijst met versies
Elke regel toont het versienummer, de datum, het totaal van die versie en wie haar heeft gemaakt. De versie die de klant heeft geaccepteerd, krijgt het label Geaccepteerd.
| Actie | Wat ze doet |
|---|---|
| Bekijken (het oog) | Opent de PDF in een nieuw tabblad. |
| Downloaden (de pijl) | Slaat de PDF op je computer op met zijn bestandsnaam. |
| PDF opnieuw maken | Verschijnt in plaats van Bekijken als de PDF niet is aangemaakt (bijvoorbeeld omdat de verbinding wegviel). Maakt hem opnieuw vanuit de bewaarde kopie, met dezelfde gegevens als toen (in jouw taal, en zonder de foto's van regels die al zijn verwijderd). Lukt dat niet, dan zie je Geen PDF. |
| Herstellen (menu ⋮) | Laadt na bevestiging die versie in de editor en brengt je naar Algemeen: regels, prijs, verzending, belasting, titel en geldigheid. De klant, de status en de andere datums blijven ongemoeid. Er wordt niets opgeslagen: controleer alles en klik op Opslaan. Bijlagen van regels die niet meer bestaan, komen niet terug. Er mogen geen niet-opgeslagen wijzigingen zijn. |
| Verwijderen (menu ⋮) | Verwijdert na bevestiging de versie en haar PDF. De Geaccepteerde versie kun je niet verwijderen. |
Wat er in de PDF staat
De PDF heeft de vorm van een factuur, het formaat dat elke klant herkent, ook al is het er geen.
| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Kop | Links je logo en de naam van je werkplaats in zwart; rechts OFFERTE. Daaronder drie kolommen: Offertenummer (2026-00001-V1: referentie en versie), Datum van aanmaak en Geldig tot. De titel staat op de regel daaronder. |
| Afzender | Je gegevens uit Fiscale gegevens, elk alleen als het is ingevuld: bedrijfsnaam, fiscaal nummer, btw-nummer, adres, e-mail, telefoon en website. Verschijnt alleen als er een bedrijfsnaam (of naam) of een fiscaal nummer is. |
| Klant | Uit de klantkaart. Bedrijf: bedrijfsnaam en fiscaal nummer. Particulier: naam en identiteitsbewijs (zie Klanten). Het land staat er alleen bij als het anders is dan het jouwe. |
| Regels | Tabel met #, Omschrijving, Aantal, Prijs en Totaal. Per regel: miniatuur, het product vetgedrukt met daaronder de variant (of de onderdelen als er geen variant is); leeg als het zou herhalen wat erboven staat. De miniatuur is die van het onderdeel of, als dat er geen heeft, die van het product. Prijzen zonder belasting. Is er een korting, dan staat die als extra regel, zonder miniatuur: Korting: reden, aantal 1 en het bedrag negatief, net als op de factuur. |
| Totalen | Subtotaal (met de korting al afgetrokken), verzending (als die er is), bedrag excl. btw, belasting met haar percentage (btw 21%) en het Totaal in een oranje balk. Zonder belasting eindigen ze bij Offertetotaal, zonder bedrag excl. btw. |
| Notities | Je juridische voettekst, als je die hebt, onder de totalen en zonder kopje: het is jouw tekst, geen onderdeel van ons. |
| Voettekst | Je betaalinstructies zoals ze zijn (IBAN, Tikkie, PayPal…), je btw-nummer als je dat hebt en altijd “Dit document is een offerte en geldt niet als factuur”. |
Zonder afzender geen betaalgegevens
Als de PDF geen blok Afzender heeft, worden ook de betaalinstructies en je juridische tekst niet afgedrukt: het zouden gegevens zijn van iemand die niet in het document staat. De zin “geldt niet als factuur” staat er wel altijd: die zegt wat het document is, en daarom is het invullen van je fiscale gegevens optioneel.
Andere details:
- Kleuren: die van BolloPrint, niet die van je merk. Het document is al van jou door het logo en de naam, en een lichte kleur zou de witte tekst van de totaalbalk niet dragen.
- Bestandsnaam: titel en referentie met versie, bijvoorbeeld
Escenografía_2026-00001-V1.pdf. - Meerdere pagina's: elke pagina krijgt een nummer en niets blijft doormidden gesneden.
- Valuta: zie Documenten in een andere valuta.
Versies van vóór het jaar
Offertes van vóór het nummer het jaar bevatte, worden afgedrukt met het nummer van toen (“Offerte 12 · v2”).