✍️ Een factuur maken en uitgeven
In 30 seconden
- De factuur maak je aan vanuit het tabblad Facturen van de bestelling, en ze begint als concept.
- De gegevens van de klant komen uit diens klantkaart: op de factuur typ je ze niet in.
- Uitreiken gaat in twee stappen: Uitreiken opent het voorbeeld en Valideren en uitreiken geeft haar een nummer.
- Een uitgereikte factuur kun je niet bewerken of verwijderen: je corrigeert haar met een creditnota.
Heeft je werkplaats facturatie nog niet actief, dan stelt de Eigenaar dat in: Facturatie instellen.
De factuur van een bestelling maken
Open de bestelling en ga naar het tabblad Facturen, of klik op het label onder de prijs (Niet gefactureerd, Conceptfactuur of het factuurnummer).
Er zijn twee knoppen, en jij kiest vóórdat je de factuur maakt:
| Knop | Wat het is | Wanneer |
|---|---|---|
| Factuur maken | De volledige factuur, met de gegevens van de klant. | De gewone, en de factuur die een bedrijf nodig heeft. |
| Vereenvoudigde factuur | Zonder de gegevens van de klant. Alleen als je land die toestaat. | Verkoop aan particulieren die niet boven de grens van je land uitkomt. Is de klant een bedrijf of ligt het bedrag boven de grens, dan is de knop uitgeschakeld en zegt hij je waarom als je eroverheen beweegt. |
Een klein bedrag maakt de factuur nog niet vereenvoudigd: wil je klant een volledige factuur, klik dan op Factuur maken.
Er wordt een concept gemaakt met:
- De regels van de bestelling, elk met de eigen belasting, en de verzending.
- Een regel Korting als de bestelling korting heeft, met de reden als die er is (Korting: Vaste klant). Komt de prijs van de bestelling niet overeen met de regels, dan verschijnt het verschil als Korting of als Correctie.
- De klantgegevens, uit de klantkaart.
- De valuta van de bestelling.
Het concept bestaat alleen in BolloPrint: het heeft geen nummer, telt niet mee voor je maandlimiet en je kunt het zonder gevolgen verwijderen (menu ⋮ → Concept verwijderen).
Een bestelling kan maar één factuur hebben, en ook geen tweede nadat je haar hebt gecrediteerd (Betalingen, creditnota's en verzenden). Is ze niet betaald, dan zie je “Deze bestelling is niet betaald”: je kunt haar toch factureren, al factureer je normaal pas als er betaald is. Een geannuleerde bestelling kun je niet factureren.
De regels worden gekopieerd als het concept wordt gemaakt
Wijzig je daarna de bestelling (een artikel, een prijs, de belasting), dan merkt het concept daar niets van: verwijder het en maak het opnieuw.
De gegevens van de klant
Op de factuur typ je de klant niet in: het vak Klant toont, alleen lezen, de klantkaart van de klant van de bestelling. Zolang het een concept is, volgt het die kaart (corrigeer je de kaart, dan wordt het vanzelf bijgewerkt); bij het uitreiken worden de gegevens vastgezet.
| Klant | Wat er op de klantkaart nodig is |
|---|---|
| Bedrijf | Altijd de statutaire naam en het adres. Ook het fiscaal nummer, behalve in het Verenigd Koninkrijk, waar het niet wordt gevraagd omdat veel bedrijven geen btw-nummer hebben. Een bedrijf krijgt nooit een vereenvoudigde factuur. |
| Particulier, volledige factuur | Wat je land vraagt (voor- en achternaam, identiteitsbewijs, adres…). |
| Particulier, vereenvoudigd | Niets van de klantkaart. |
Ontbreekt er iets op de klantkaart, dan zie je dat in het rood:
- Vóór het maken, in het tabblad Facturen: Er ontbreken gegevens in de klantkaart, met de lijst. Klik je toch op Factuur maken, dan wordt er niets gemaakt. Bij een kleine verkoop aan een particulier herinnert het je aan de Vereenvoudigde factuur.
- In het concept wordt het vak Klant rood met Ontbreekt: …, en blijft Uitreiken geblokkeerd.
In beide gevallen opent Klantkaart openen de kaart van de klant zonder dat je de bestelling verlaat. Meer over de klantkaart: Klanten.
Je eigen gegevens
Vraagt je land op elke factuur gegevens van de werkplaats (in Duitsland: e-mail, telefoon en IBAN) en heb je er een verwijderd in Fiscale gegevens, dan waarschuwt het tabblad je met Werkplaatsgegevens ontbreken en de lijst. Je kunt pas een volledige factuur maken of uitreiken als je dat hebt aangevuld; Fiscale gegevens aanvullen brengt je naar het veld. Hetzelfde geldt voor het Handelsregisternummer in de landen die het eisen (in Nederland en Tsjechië ook op de vereenvoudigde factuur).
Notities en verkoop zonder btw
Het veld Notities is vrije tekst die op de factuur wordt afgedrukt (bijvoorbeeld een referentie van de klant). Sla het op met Opslaan.
Gaat de verkoop zonder btw, dan geef je dat aan op de kaart Verkoop zonder btw van het concept: Verkopen zonder btw.
Uitreiken
Diagram laden…
1. Het voorbeeld. Klik op Uitreiken en je ziet de factuur precies zoals je klant haar ontvangt: opmaak, regels, datums, de vermelding van verkoop zonder btw en het nummer dat ze krijgt. Vooraf voert het de controles van het uitreiken uit (klantgegevens, je eigen gegevens, de limiet): als er iets misgaat, zie je het hier. Eronder herinnert het je eraan de gegevens te controleren: een uitgereikte factuur kun je alleen nog crediteren, en de inhoud is jouw verantwoordelijkheid.
2. Valideren. Klik op Valideren en uitreiken. Dan:
| Wat er gebeurt | Toelichting |
|---|---|
| Ze krijgt haar nummer | Uit je reeks, met de datum van vandaag. |
| De vervaldatum wordt vastgelegd | Factuurdatum + je betalingstermijn. Is de bestelling al betaald, dan vervalt ze dezelfde dag en vraagt BolloPrint bij het sluiten “Factuur betaald?”, zodat je haar als betaald markeert met de betaaldatum van de bestelling. |
| De PDF wordt opgeslagen | In je werkplaats. Vanaf dat moment telt de factuur mee voor je maandlimiet. |
Het venster toont je het nummer, PDF downloaden en, als er een e-factuur (ZUGFeRD) bij hoort, XML downloaden.
De factuur vermeldt ook de leverdatum: dat is de Verzenddatum van de bestelling; ontbreekt die, dan de Voltooiingsdatum, en ontbreekt ook die, dan de factuurdatum. Houd die datums bij.
In de kop zie je het nummer en één label: de betaling (In afwachting · vervalt …, Vervallen, Betaald of Gecrediteerd) of Concept als ze niet is uitgereikt. Is ze vereenvoudigd, dan staat dat ernaast.
| Als de facturatiedienst… | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Niet reageert | BolloPrint probeert het vanzelf opnieuw en geeft dezelfde factuur nooit twee keer een nummer. Je hebt ook Opnieuw uitreiken. |
| De factuur weigert | Ze krijgt geen nummer: ze gaat terug naar concept met de reden, zodat je het corrigeert en haar opnieuw uitreikt. |
Een uitgereikte factuur kun je niet bewerken of verwijderen
Het is een wettelijk document: een fout corrigeer je met een creditnota. Daarom kun je een bestelling met een uitgereikte factuur niet verwijderen; annuleren kan wel, en dan wordt je eraan herinnerd dat de factuur geldig blijft.
ZUGFeRD (Duitsland)
Een volledige factuur en haar creditnota worden opgeslagen als ZUGFeRD: de PDF bevat de gegevens van de factuur. Onder Documenten heeft de regel het label ZUGFeRD en een knop om naast de PDF ook de XML te downloaden.
- Een factuur waaraan iets ontbreekt voor haar e-factuur wordt niet uitgereikt: ontbreekt er een gegeven van jou, dan zegt het dat vooraf; vindt de dienst een ander probleem, dan weigert die de factuur zonder haar een nummer te geven en zegt welk veld er ontbreekt.
- Kon de e-factuur na het uitreiken niet worden opgeslagen, dan zie je E-factuur in afwachting met de reden. Je hoeft niets te doen: wij kijken ernaar.
- Vereenvoudigde facturen en de kopie Betaald zijn een gewone PDF.
Valuta en taal
Valuta. De factuur staat in de valuta van de bestelling. Is dat niet die van je werkplaats, dan voegt de facturatiedienst de omrekening toe tegen de officiële koers van de factuurdatum (niet die van de bestelling en ook geen met de hand ingevoerde), en dat is het bedrag dat Financiën optelt. Zie Documenten in een andere valuta.
Taal. De factuur komt uit in de taal van je werkplaats (Instellingen → Werkplaats → Algemeen, onder Regio), niet in je persoonlijke taal; heeft de werkplaats geen taal ingesteld, dan in het Engels.
- Het Engels is Brits Engels (VAT, VAT No., datums als 06/10/2026).
- De regels voor verzending en correctie die BolloPrint toevoegt, staan in diezelfde taal.
- Eist je land de eigen taal, dan komt de factuur in die taal uit, ook als je werkplaats een andere gebruikt.
- Verander je de taal van de werkplaats, dan komen nieuwe facturen in de nieuwe taal uit. Een concept dat al bestaat, houdt verzending en correctie in de vorige taal: verwijder het en maak het opnieuw.