✏️ Een offerte maken en bewerken
In 30 seconden
- Nieuwe offerte opent het bestelformulier in vereenvoudigde vorm: klant, verkoopkanaal, regels en prijs.
- Een nieuwe offerte krijgt een nummer, een geldigheidsdatum, de belasting en de valuta van je werkplaats; die drie kun je per offerte wijzigen.
- De klant is verplicht.
- Vijf tabbladen: Algemeen, Datums, Documenten, Notities en Geschiedenis.
Een offerte aanmaken
Klik op Nieuwe offerte boven de lijst. Je kiest de klant en het verkoopkanaal, voegt regels uit de catalogus of aangepaste regels toe en, als je wilt, een korting: de prijs wordt vanzelf berekend.
Als je de offerte voor het eerst opslaat, geeft BolloPrint haar:
| Wat | Beginwaarde |
|---|---|
| Nummer | Het volgende van de reeks van het jaar (zie Offertes). |
| Geldig tot | Vandaag plus het standaardaantal geldigheidsdagen van je werkplaats (30 als niemand het heeft gewijzigd). |
| Belasting | Die van je werkplaats. Als je die in de instellingen wijzigt, geldt dat alleen voor nieuwe offertes. |
| Valuta | Die van je werkplaats. Zie Documenten in een andere valuta. |
De standaardwaarden stelt een beheerder in bij Algemene instellingen en bij Fiscale gegevens.
De klant is verplicht
Een offerte is altijd aan iemand gericht: je kunt haar niet opslaan zonder klant. Is het een nieuwe klant, maak die dan aan vanuit de keuzelijst zelf.
De kop
- De titel (bewerkbaar), het aangeboden totaal met de marge en de datums die de offerte tot nu toe heeft: aangemaakt, geldig tot, verzonden, geaccepteerd of afgewezen.
- De voortgangslijn: Concept → Verzonden → Uitkomst. Het laatste bolletje is de uitkomst: als je erop klikt, kies je Geaccepteerd of Afgewezen, net als de betaalstatus bij een bestelling. Zie Accepteren, afwijzen en verwijderen.
- Is de offerte al geaccepteerd, dan brengt het label Bestelling #N je naar de bestelling die eruit is ontstaan.
- In het menu met de drie puntjes: Offerte verwijderen.
Het grote bedrag is het totaal met belasting: prijs, verzending en belasting. Daaronder zie je hoe het is opgebouwd, bijvoorbeeld € 17,00 + btw 21% (€ 3,57); het eerste bedrag is prijs plus verzending. Zonder belasting zie je in amber Geen belasting ingesteld en is het grote bedrag alleen de prijs. Ernaast brengt Instellen → je naar Instellingen › Fiscale gegevens als je bij Instellingen kunt; zo niet, dan zegt een ? je het aan de eigenaar van de werkplaats te vragen. De marge wordt altijd berekend over de prijs zonder belasting: noch de verzending noch de belasting is winst.
Algemeen
- Linkerpaneel: verkoopkanaal, klant en bijlagen. Klantkaart openen opent de klantkaart zonder de offerte te verlaten, voor het geval er een gegeven ontbreekt dat je in de PDF wilt hebben.
- Rechterpaneel: de regels, met miniatuur, aantal en opbouw van de verkoopprijs. Je voegt ze toe met Product (uit de catalogus) of Aangepast. Ze hebben geen markering “geprint”: hier wordt nog niets gemaakt.
- Financieel overzicht: de cijfers van de offerte.
Het financieel overzicht en de belasting
Elke offerte heeft één enkele belasting. Naast deze acht velden is er de Valuta (zie Documenten in een andere valuta).
| Veld | Wat het is |
|---|---|
| Kosten | Wat het je kost om de regels te maken. Niet bewerkbaar. |
| Verzendkosten | Wat je de klant voor de verzending rekent. |
| Korting | Wat je de klant als korting geeft. Je vult haar in als € of als % (de knop in het veld wisselt tussen de twee); opgeslagen wordt altijd het bedrag. Ze mag niet groter zijn dan de som van de regels. |
| Reden | Optioneel: waarom je de korting geeft (Vaste klant). Staat bij de korting op de PDF en op de factuur. Wordt actief zodra je een korting invult. |
| Marge | Wat je verdient over de prijs zonder belasting, als percentage. |
| Subtotaal | De prijs die je aanbiedt: de som van de regels min de korting, zonder belasting en zonder verzending. Wordt vanzelf berekend; je typt het niet in. |
| Belasting % | Het percentage van deze offerte. Als de belasting een naam heeft, staat die in het veld (bijvoorbeeld btw %). |
| Totaal | Prijs plus verzending, plus de belasting over beide. Wordt vanzelf berekend. |
De verzending hoort bij de grondslag van de belasting: € 5 verzending bij 21% btw betaalt ook btw. De korting wordt vóór de belasting afgetrokken en nooit van de verzending. Wil je meer rekenen dan de regels (een spoedtoeslag, montage), voeg het dan toe als regel: het Subtotaal kan niet hoger zijn dan de som van de regels.
In het overzicht kunnen drie waarschuwingen verschijnen:
| Waarschuwing | Wanneer ze verschijnt |
|---|---|
| “Land van de klant: Frankrijk. Controleer het belastingpercentage zelf.” | De klant en je werkplaats hebben allebei een land en die zijn verschillend. BolloPrint verandert niets: welke belasting je toepast, hangt van jouw situatie af. |
| Niet ingesteld, in amber onder het belastingveld | Noch de offerte noch je werkplaats heeft een belasting. Ernaast brengt Instellen → je naar Instellingen › Fiscale gegevens als je bij Instellingen kunt; zo niet, dan zegt een ? je het aan de eigenaar van de werkplaats te vragen. De belasting stel je daar in, nooit vanuit de offerte. |
| “Dit document is opgeslagen voordat er kortingen bestonden…”, in amber boven het overzicht | De offerte dateert van vóór de korting en haar prijs komt niet overeen met de som van de regels. Omzetten in korting maakt van het verschil een korting (als je minder rekende); Herberekenen zet de prijs op de som van de regels. Tot je kiest, blijft de prijs zoals hij was. |
Niet ingesteld is niet hetzelfde als 0%
Zonder ingestelde belasting wordt er met 0% gerekend, maar BolloPrint herinnert je eraan in de kop (en in het overzicht, als je werkplaats er ook geen heeft). Reken je echt geen belasting, vul dan 0 in: dat is jouw beslissing en de waarschuwingen verdwijnen.
Datums
Vier datums (een bestelling heeft er vijf):
| Datum | Hoe het werkt |
|---|---|
| Aanmaakdatum | Wanneer de offerte is aangemaakt. |
| Geldig tot | De geldigheid van het aanbod. Wordt bij het aanmaken vanzelf ingevuld en staat op de PDF. |
| Verzenddatum | Wanneer je haar hebt verstuurd. Wordt vanzelf ingevuld als de offerte naar Verzonden gaat; en vul je haar zelf in bij een concept, dan gaat de offerte naar Verzonden. |
| Acceptatiedatum | Die zet BolloPrint bij het accepteren en je kunt haar alleen aanpassen bij een geaccepteerde offerte. Je kunt haar corrigeren, maar niet weghalen zolang de offerte geaccepteerd is. |
Documenten
Hier maak je de PDF voor de klant en zie je de versies ervan. Alles staat in De PDF en de versies.
Notities
Interne opmerkingen van het team. De klant ziet ze nooit.
Geschiedenis
Wie wat wanneer heeft gewijzigd:
- Wijzigingen van status, geldigheid, prijs, belasting (tarief en naam) en regels.
- Elke versie die is gemaakt, hersteld (wordt vastgelegd bij het opslaan) of verwijderd.
- De acceptatie: “Offerte geaccepteerd: bestelling aangemaakt”. De bestelling vind je via het label Bestelling #N in de kop.
Als een wijziging via een integratie is binnengekomen, zie je de naam van het API-token dat haar heeft uitgevoerd in plaats van een persoon.