🧑‍💼 Klanten

De sectie Klanten is het contactenboek van de werkplaats. Elke bestelling is aan een klant gekoppeld. Zonder klant geen bestelling.

---

De cijfers bovenaan

Indicator	Wat hij laat zien
Totaal klanten	Totaal aantal geregistreerde klanten.
Terugkerende klanten	Klanten met meer dan één bestelling.
Totale activiteit	Totaal aantal bestellingen van alle klanten samen.

---

De klantenlijst

Kolom	Beschrijving
Klant	Volledige naam met een automatisch gemaakte avatar en de gebruikersnaam (@).
Bedrijf	De bedrijfsnaam, voor klanten die een bedrijf zijn. Bij particulieren staat een streepje.
E-mail	Contactadres.
Telefoon	Telefoonnummer.
Totaal bestellingen	Totaal aantal bestellingen van die klant.
Facturatie	De som van de prijs exclusief belasting van de bestellingen, betaald of niet. Geannuleerde bestellingen tellen niet mee. Er wordt opgeteld in de valuta van je werkplaats: bestellingen in een andere valuta tellen mee omgerekend met hun wisselkoers, en bestellingen zonder wisselkoers vallen buiten de som.

Je sorteert de lijst door op de kolomkoppen te klikken (Klant, Bedrijf, E-mail, Telefoon, Totaal bestellingen of Facturatie).

---

Klanten zoeken

De zoekbalk filtert direct op naam, gebruikersnaam, bedrijf, e-mail of telefoon.

---

Een klant toevoegen

Je hebt twee mogelijkheden:

1. Via Klanten → "Klant toevoegen"
2. Vanuit een bestelling of een offerte: staat de klant niet in de lijst als je de naam typt, dan biedt het systeem aan een nieuwe klant aan te maken zonder dat je het scherm verlaat.

De klantkaart Nieuwe klant gaat open, waar je de gegevens invult. Het enige verplichte gegeven is Gebruikersnaam (alias), gemarkeerd met een sterretje (*). De overige gegevens zijn optioneel.

Klik rechtsboven op Aanmaken om de klant aan te maken.

Het adres

Het blok Adres op de klantkaart heeft deze velden:

• Land: kies je uit een lijst met zoekfunctie. Heeft de klant geen land, of komt hij uit een land dat niet in de lijst staat, kies dan Geen land / anders: de klantkaart wordt dan zonder land opgeslagen.
• Provincie en Postcode.
• Plaats.
• Adres: straat en huisnummer, bijvoorbeeld Voorbeeldstraat 10.
• Adres (regel 2): de rest, als dat nodig is: verdieping, toevoeging, ingang…

Particulier of bedrijf

Het blok Klant op de klantkaart eindigt met een keuzelijst, Type klant, met twee opties: Particulier of Bedrijf. Die bepaalt met welke gegevens de klant op je offertes verschijnt.

• Particulier: de naam en het identiteitsbewijs worden afgedrukt, het veld naast de achternaam.
• Bedrijf: er verschijnen twee extra velden, Bedrijfsnaam en Fiscaal nummer, en die worden afgedrukt, nooit de gegevens van de persoon.

Er is één fiscaal nummer, zonder type om te kiezen: uit welk land het komt, wordt afgeleid uit het land op de klantkaart.

Controleren in VIES

Is de klant een bedrijf uit een ander land van de Europese Unie (een ander land dan dat van je werkplaats), dan verschijnt onder het Fiscaal nummer de knop Controleren in VIES. Die controleert in het officiële register van de Europese Commissie of dat btw-nummer geldig is voor handel tussen EU-landen, en laat je het antwoord zien:

• ✅ “… is geldig in VIES”, met de naam waaronder het bedrijf is geregistreerd.
• ❌ “… staat niet in VIES”: het nummer bestaat niet of het bedrijf is niet geregistreerd voor intracommunautaire handel.
• ⏳ “VIES reageert op dit moment niet. Probeer het later opnieuw.”

Typ het nummer met het landprefix (bijvoorbeeld DE123456789); het ? naast de knop herinnert je daaraan.

---

Het profiel van een klant

Zodra de klant is aangemaakt, open je het profiel door op de klant te klikken. Je ziet:

• Bestelactiviteit: een overzicht van alle bestellingen van deze klant (in afwachting, voltooid en totaal). Klik je op dit blok, dan verschijnt een lijst met alle bestellingen van deze klant.
• Totaal gefactureerd: de som van de prijs exclusief belasting van de bestellingen van deze klant, betaald of niet, in de valuta van je werkplaats (bestellingen in een andere valuta omgerekend). Geannuleerde bestellingen tellen niet mee. Het is niet wat de klant je heeft betaald: kijk daarvoor naar de betaalstatus van elke bestelling.
• Contactgegevens: volledige naam, e-mail, telefoon, enz. Je kunt deze gegevens altijd bewerken.
• Offertes (tabblad): de offertes van deze klant met hun status en totaal (hetzelfde als in de lijst met offertes), en een knop om de PDF van de nieuwste versie te downloaden.

Welke klantgegevens op de offerte staan

In de PDF van een offerte staat in het vak Klant, voor zover ingevuld: de voornaam en achternaam (of de alias als er geen naam is) met het identiteitsbewijs als het een particulier is, of de bedrijfsnaam met het fiscaal nummer als het een bedrijf is; en daarna de twee adresregels, de postcode en de plaats, de provincie en het land. De twee kanten lopen nooit door elkaar: bij een bedrijf wordt de persoon niet afgedrukt. Het land verschijnt alleen als het land van de klant en dat van je werkplaats verschillen, en het e-mailadres en het telefoonnummer van de klant worden nooit afgedrukt.

Elke versie van de offerte bewaart een kopie van deze gegevens: pas je de klantkaart later aan, dan veranderen de versies die al zijn gemaakt niet; de volgende versie die je maakt, krijgt wel de nieuwe gegevens. Meer in De PDF en de versies.

En op de factuur

Maakt je werkplaats facturen, dan is de klant op een factuur de klantkaart van de klant van de bestelling: de gegevens typ je niet in de factuur, ze komen van hier. Zolang de factuur een concept is, volgt hij de klantkaart (verbeter je die, dan wordt het concept vanzelf bijgewerkt); als je de factuur uitreikt, worden die gegevens in de factuur vastgelegd.

Welke gegevens nodig zijn, hangt af van het land van je werkplaats en of de klant een particulier of een bedrijf is. Van een bedrijf zijn altijd de bedrijfsnaam en het adres nodig, en ook het fiscaal nummer, behalve als je werkplaats in het Verenigd Koninkrijk zit: daar wordt het niet gevraagd, omdat veel bedrijven geen btw-nummer hebben. Bij een particulier hangt het af van het bedrag. Ontbreekt er iets op de klantkaart, dan zegt de factuur precies wat, en biedt hij Klantkaart openen aan om het aan te vullen zonder de bestelling te verlaten. Meer in Een factuur aanmaken en uitreiken.

---

Een klant verwijderen

Dat kan alleen als de klant geen bestellingen en geen offertes gekoppeld heeft. Heeft de klant die wel, dan laat BolloPrint je niet verwijderen en zegt het hoeveel bestellingen of offertes er gekoppeld zijn.

---

Wie kan klanten beheren?

Actie	Alleen lezen	Medewerker	Beheerder	Eigenaar
Klanten bekijken	✅	✅	✅	✅
Aanmaken / bewerken	❌	✅	✅	✅
Verwijderen	❌	✅	✅	✅