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🧾 Facturas

Desde BolloPrint puedes emitir facturas legales a tus clientes: numeradas, con validez legal y archivadas. Una factura siempre nace de un pedido, y se trabaja desde la pestaña Facturas de ese pedido; la sección Facturas del menú (bajo Presupuestos) es la lista de todas.

No confundir

El PDF de un presupuesto no es una factura, y lo dice siempre al pie. Ver Presupuestos.
Lo que tú pagas a BolloPrint por tu plan se gestiona en Mi Cuenta. Ver «Suscripción y facturación».

¿Está disponible para mi taller?

Depende de dos cosas, y cada una se nota de una forma distinta:

	Si no se cumple…
Tu país. La facturación legal se abre país a país, porque cada uno tiene sus reglas.	No ves nada: ni el menú Facturas, ni la pestaña Facturas de los pedidos, ni la sección en Configuración. No es que esté bloqueado: es que en tu país todavía no existe.
Tu plan. Está incluida en los planes Pro y Max, cada uno con un número de facturas al mes.	Lo ves todo, pero bloqueado: la lista y la pestaña del pedido se abren con el aviso «Tu plan no incluye facturación», y activar, crear y emitir están cerrados.

Un taller que alguna vez activó la facturación la sigue viendo siempre, cambie lo que cambie su plan, para no perder el acceso a sus facturas.

Activar la facturación

Se activa una sola vez, en Configuración → Taller → Facturación, y solo puede hacerlo el Propietario: es autorizar a BolloPrint a emitir documentos legales en nombre de tu taller. Los demás ven el estado, con el aviso de que solo el propietario puede activarla.

Antes de activar

La sección te dice si tus datos fiscales están listos. Tus facturas salen con los datos de Configuración → Taller → Información fiscal como emisor, así que tienen que estar completos. Si falta algo verás Faltan datos fiscales: … con la lista, y el botón Completar en Información fiscal te lleva directo al primer campo vacío.

El asistente, paso a paso

Pulsa Activar facturación y se abre un asistente de cinco pasos (seis si tu país pide algo más, como Alemania):

Tu plan. Te confirma que tu plan incluye facturación y cuántas facturas al mes (las rectificativas cuentan).
Tu país. Te dice si en tu país está disponible y qué pide su ley. Si tu país admite facturas simplificadas hasta un importe, te lo indica: por debajo puedes facturar a un particular sin identificarle; por encima, la factura lleva su identificación y dirección. Debajo, en Lo que conviene saber de tu país, los avisos propios de tu país (por ejemplo, si tienes que comunicar algo a Hacienda o guardar los PDF en tu contabilidad).
Datos fiscales. Comprueba que están completos.
Lo que pide tu país (solo en algunos países). Por ejemplo, en Alemania:
- Tus facturas completas se emiten en ZUGFeRD: un PDF normal que lleva dentro los datos de la factura en XML, para que el programa de contabilidad de tu cliente la lea sin teclear nada. Se guardan en los documentos del pedido, con el XML aparte.
- Para eso tus facturas necesitan tu email, tu teléfono y tu IBAN. Aquí son obligatorios, aunque en Información fiscal sean opcionales. Si ya los tenías, salen rellenos para que los confirmes. El IBAN se comprueba al teclearlo.
- Si eres pequeño empresario exento de IVA (§ 19 UStG), marca la casilla: tus facturas saldrán sin IVA y con la mención legal de tu país. Si tu impuesto por defecto no es 0 %, te avisa.
- La factura lleva también la fecha de entrega: la de envío del pedido o, si no la tiene, la de entrega. Tenlas al día.
Numeración. Eliges cómo se numeran tus facturas:
- Prefijo: solo letras y números, hasta 8 caracteres.
- Primer número: por si vienes de otro programa y quieres continuar tu serie.
- Reiniciar la serie cada año (incluye el año en el número).
- Debajo verás cómo quedará: Tu primera factura será: por ejemplo FAC-2026-00001.
- Las facturas rectificativas llevan su propia serie, con una R delante.
- Plazo de pago de tus facturas: los días entre la emisión y el vencimiento que se imprime en cada factura. De partida es 0: vence el mismo día, que es lo habitual cuando cobras al momento. Puedes cambiarlo más adelante (ver abajo).
Aceptación. Lees las condiciones, escribes tu nombre y apellidos como firma y marcas He leído y acepto las condiciones anteriores.

Al terminar, BolloPrint da de alta tu taller en su servicio de facturación y verás Facturación activada. Si el servicio tarda en confirmar, la sección queda en Activación pendiente y basta con volver a intentarlo en unos minutos.

Dos cosas que no se cambian después

La numeración se fija al activar y no se puede cambiar: una serie continua es lo que da validez a tus facturas.
La moneda de tu taller queda fijada al activar la facturación: todas tus facturas se convierten a ella. Si de verdad necesitas cambiarla después, escríbenos.

Cambiar el plazo de pago

El plazo de pago sí se puede cambiar sin desactivar nada: en Configuración → Facturación, el Propietario pulsa Modificar, escribe los días y Guarda. Vale para las facturas que emitas a partir de entonces; las ya emitidas conservan su vencimiento.

Cuántas facturas te quedan este mes

Con la facturación activa, Configuración → Facturación muestra Facturas este mes: una barra con lo que llevas emitido frente a lo que incluye tu plan («12 de 100 emitidas») y, debajo, «Quedan 88 · se renueva el 1 de …». Cuentan las facturas y las rectificativas; los borradores no.

A partir del 80 % la barra se pone ámbar, y al emitir te avisa de que te acercas al límite.
Al 100 %, en rojo: Has agotado las facturas de este mes. No podrás emitir más hasta el día de renovación. Tienes dos salidas: Ampliar plan en Mi Cuenta, si tu volumen ha crecido, o Escríbenos, si es un pico puntual y quieres que lo veamos.

Si tu plan no tiene tope, verás «N este mes · sin límite», sin barra.

Crear la factura de un pedido

Abre el pedido y ve a su pestaña Facturas. También llegas pulsando la línea que hay bajo el precio del pedido (Sin facturar, Factura en borrador o el número de la factura).

Hay dos botones, y eliges tú antes de crear:

Crear factura: la factura completa, con los datos del cliente. Es la de siempre y la que necesita una empresa.
Factura simplificada (solo si tu país la admite): sin los datos del cliente, para ventas a particulares que no pasen del límite de tu país. Si el cliente es una empresa o el importe pasa del límite, el botón está desactivado y al pasar por encima te dice por qué.

Que el importe sea pequeño no convierte sola una factura en simplificada: si tu cliente quiere una completa, pulsa Crear factura.

Se crea un borrador con:

Las líneas del pedido, cada una con su impuesto, el envío y, si el precio del pedido no coincide con la suma de las líneas, una línea de ajuste (un descuento, si es negativa).
Los datos del cliente, sacados de su ficha.
La moneda del pedido.

El borrador solo existe en BolloPrint: no tiene número, no cuenta en tu cupo y lo puedes borrar sin consecuencias (menú ⋮ → Borrar borrador).

Un pedido tiene una sola factura viva. Si el pedido no está pagado verás el aviso «Este pedido no está pagado»: puedes facturarlo igual, aunque lo normal es facturar cuando se cobra. Un pedido cancelado no se puede facturar.

Las líneas se copian al crear el borrador

Si después cambias el pedido (un artículo, un precio, el impuesto), el borrador no se entera: bórralo y vuelve a crearlo.

Los datos del cliente salen de su ficha

En la factura no se teclea el cliente. El recuadro Cliente enseña los datos de la ficha del cliente del pedido, de solo lectura, y mientras la factura es un borrador sigue a la ficha: si la corriges, el borrador se actualiza solo. Al emitirla, esos datos quedan congelados en la factura.

Qué datos hacen falta depende de tu país y del cliente:

Empresa: siempre sus datos fiscales (razón social, identificación fiscal y dirección). Una empresa nunca va en factura simplificada.
Particular: en una factura completa, lo que pida tu país (nombre y apellidos, documento, dirección…). En una simplificada no hace falta nada de su ficha.

Si a la ficha le falta algo, BolloPrint te lo dice en rojo:

Antes de crear la factura, en la pestaña Facturas: Faltan datos en la ficha del cliente, con la lista de campos. Si pulsas Crear factura igualmente, te lo vuelve a decir y no se crea nada. Si es una venta pequeña a un particular, el aviso te recuerda que puedes hacer una Factura simplificada.
En el borrador, el recuadro Cliente se pone en rojo con Faltan: …, y Emitir queda bloqueado hasta completarla.

En cualquier caso, el botón Abrir ficha del cliente abre su ficha sin salir del pedido para completar lo que falte.

Tus propios datos también cuentan. Si tu país pide datos del taller en cada factura (en Alemania, email, teléfono e IBAN) y has borrado alguno en Información fiscal, la pestaña te avisa con Faltan datos del taller y la lista, y no te deja crear ni emitir una factura completa hasta que lo completes. El botón Completar información fiscal te lleva al campo.

Notas

El campo Notas es texto libre que se imprime en la factura (por ejemplo, una referencia del cliente). Guárdalo con Guardar.

Venta sin IVA

Si esta venta va sin IVA, lo indicas en la tarjeta Venta sin IVA del borrador. Lo decides tú: BolloPrint no lo decide por ti. Eliges el Motivo:

Motivo	Cuándo
Venta normal, con el IVA de las líneas	Lo de siempre.
Inversión del sujeto pasivo (empresa de otro país de la UE)	Vendes a una empresa de otro país de la UE, con número de IVA intracomunitario válido. La tarjeta te ofrece Comprobar en VIES para verificarlo.
Exportación (cliente de fuera de la UE)	El cliente está fuera de tu país (y, si estás en la UE, fuera de la Unión Europea).
Exenta (con su motivo legal)	Cualquier otra exención.

Debajo va la Mención legal, la frase que se imprime en la factura explicando por qué no lleva IVA. Si la dejas vacía, al guardar se pone la mención estándar en el idioma de tu país; en una exenta tienes que escribir tú el motivo legal (el artículo de la ley).

Para vender sin IVA, las líneas tienen que ir al 0 %. El impuesto se pone en el pedido, así que el orden es: pon 0 % en el pedido, crea el borrador y elige el motivo. Si el borrador ya estaba creado con IVA, verás Esta factura lleva IVA: bórralo y créalo de nuevo. BolloPrint tampoco te deja elegir un motivo que no cuadra con la factura (por ejemplo, una inversión del sujeto pasivo a un particular).

Emitir

Emitir son dos pasos, en una misma ventana.

1. El borrador. Pulsa Emitir (el botón principal). Se abre la factura tal como la recibirá tu cliente: su diseño, sus líneas, las fechas, la mención de la venta sin IVA… Todavía sin número: pone Borrador. Antes de abrirse hace las comprobaciones de emitir (datos del cliente, tus datos, el cupo), así que si algo falla lo ves aquí. Si cierras la ventana, el borrador se descarta y no se numera nada.

2. Validar. Si todo está bien, pulsa Validar y emitir. Entonces:

La factura toma su número de tu serie y la fecha de hoy.
Se sella el vencimiento: la fecha de emisión más tu plazo de pago. Si el pedido ya está pagado, la factura vence el mismo día sea cual sea tu plazo, y al cerrar la ventana BolloPrint te pregunta «¿Factura cobrada?» para que la marques pagada con la fecha del pago del pedido.
Se guarda el PDF en tu taller y cuenta en tu cupo del mes.

La ventana te enseña el número y los botones Descargar PDF y, si tu país usa ZUGFeRD, Descargar XML.

En la cabecera de la factura verás su número y, al lado, una sola etiqueta con cómo está: su cobro (Pendiente · vence …, Vencida, Pagada o Rectificada) o, si aún no está emitida, Borrador. Si es una factura simplificada, lo indica al lado.

Si el servicio de facturación no responde, BolloPrint lo reintenta por su cuenta y nunca numera dos veces la misma factura; también tienes Reintentar emisión. Si el servicio rechaza la factura, vuelve a borrador con el motivo, para que lo corrijas y la emitas de nuevo.

Una factura emitida no se edita ni se borra

Es un documento legal. Si te has equivocado, se corrige con una factura rectificativa (ver abajo). Por lo mismo, un pedido con factura emitida no se puede eliminar; sí se puede cancelar, y al hacerlo BolloPrint te recuerda que la factura sigue vigente.

ZUGFeRD (Alemania). Una factura completa se guarda como ZUGFeRD: el PDF lleva dentro los datos de la factura, y en Documentos la fila lleva la etiqueta ZUGFeRD y un botón para bajar el XML al lado del PDF. Si al borrador le falta algo para la factura electrónica, la ventana te lo avisa antes de validar; si la validas así, se guarda solo el PDF normal. Las facturas simplificadas, las rectificativas y la copia Pagada van en PDF normal.

Moneda. La factura va en la moneda del pedido. Si no es la de tu taller, el servicio de facturación añade la conversión a tu moneda con el tipo oficial del día de emisión (no el del pedido ni uno escrito a mano), y ese es el que se suma luego en el Financiero.

Idioma. Si tu país exige que las facturas vayan en su idioma, la factura sale en ese idioma aunque tú uses BolloPrint en otro.

Corregir: la factura rectificativa

Menú ⋮ → Rectificar prepara una factura rectificativa por el total de la factura: la original sigue existiendo y la rectificativa la deja sin efecto. Puedes escribir un Motivo (opcional, se imprime). Pulsa Ver borrador y se abre la misma ventana que al emitir: revisas el borrador y la validas con Validar y emitir, o cierras y no se emite nada. Lleva la serie con R delante, cuenta en tu cupo y hereda el motivo de venta sin IVA si lo había.

La rectificativa aparece en Documentos, junto a la original, que pasa a Rectificada. Ten en cuenta que el pedido no admite una segunda factura, tampoco después de rectificar la primera.

Solo se puede rectificar por el total y una vez; no hay rectificativas parciales.

Cobrar

Una factura emitida tiene un estado de cobro, que ves en la pestaña del pedido, bajo su precio y en la lista:

Estado	Qué significa
Pendiente · vence …	Emitida y sin cobrar, dentro de plazo.
Vencida · N días	Sin cobrar y pasado el vencimiento. No lo marca nadie: se calcula solo con la fecha.
Pagada · …	La marcaste como pagada, con su fecha.
Rectificada	Anulada por una rectificativa: ya no se cobra.

Para apuntar el cobro, pulsa Marcar pagada e indica la Fecha de pago (hoy o antes) y la Forma de pago (Transferencia, Tarjeta, Efectivo, PayPal u Otra). Se marca la factura entera: no hay cobros parciales.

Al marcarla pagada, BolloPrint guarda una segunda copia del PDF con la marca «PAGADO», al lado de la original. La que emitiste no cambia nunca: es el documento legal. En Documentos verás las dos: la Emitida y la Pagada. Descargar PDF y Enviar por email usan la más reciente (la pagada, si la hay).

Si te equivocaste, menú ⋮ → Deshacer pago la devuelve a pendiente y retira la copia pagada.

El pedido y la factura no se marcan solos el uno al otro, pero BolloPrint te pregunta: al marcar pagada la factura, «¿Pedido cobrado?»; al marcar pagado un pedido cuya factura está pendiente, y al emitir la factura de un pedido ya pagado, «¿Factura cobrada?».

Enviar por email

Menú ⋮ → Enviar por email manda la factura en PDF al cliente (la copia Pagada, si ya la marcaste pagada). La dirección viene de su ficha y puedes cambiarla antes de enviar. El asunto es «Factura [número] de [tu taller]» y el PDF va adjunto. Si el cliente no tiene email en su ficha, añádeselo primero.

La lista de facturas

En el menú, Facturas (bajo Presupuestos) reúne todas las de tu taller:

Columna	Descripción
Número	El número de la factura, o Borrador de factura si aún no se ha emitido.
Tipo	Factura o Factura rectificativa.
Fecha de emisión	Cuándo se emitió.
Cliente	A nombre de quién va.
Pedido	El número del pedido del que nace.
Estado	Una sola etiqueta: el cobro de una emitida (Pendiente · vence …, Vencida, Pagada o Rectificada), o Borrador, Emitiendo o Error si aún no lo está.
Total	En la moneda de la factura; si no es la de tu taller, con su equivalente (≈).

Puedes buscar por número de factura, número de pedido o cliente (nombre y apellidos, empresa, identificación fiscal o email): cada palabra que escribas tiene que aparecer, da igual el orden, las mayúsculas o las tildes. Y filtrar por Estado, Tipo, Cobro y Fecha de emisión. Cada fila tiene su botón para descargar el PDF, y al pulsarla se abre su pedido en la pestaña Facturas: allí se hace todo lo demás.

Desactivar la facturación

El propietario puede pulsar Desactivar facturación en Configuración → Facturación cuando quiera. El servicio pasa a Solo lectura:

No se emiten facturas nuevas.
Las ya emitidas se conservan: puedes verlas, descargarlas, enviarlas y seguir apuntando sus cobros.
La numeración se mantiene: si pulsas Reactivar facturación, continúa la misma serie.

Lo mismo pasa si bajas a un plan que no incluye facturación: tus facturas siguen ahí y se pueden descargar, y para emitir nuevas tienes que ampliar el plan.

¿Quién puede hacer qué?

Acción	Solo lectura	Trabajador	Admin	Propietario
Ver facturas y descargar su PDF	✅	✅	✅	✅
Crear y emitir facturas	❌	✅	✅	✅
Rectificar, enviar y marcar cobradas	❌	✅	✅	✅
Activar o desactivar la facturación	❌	❌	❌	✅