📥 Portare i tuoi dati (migrazione)

Se gestisci già il tuo laboratorio con fogli di calcolo, cartelle o documenti, non devi riscrivere tutto. BolloPrint li legge, ti chiede quello che non gli è chiaro e decidi tu cosa entra.

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Dove si trova

• In Impostazioni → Migrazione, pulsante Apri lo strumento di migrazione.
• Anche dall'attività Porta i tuoi dati di Primi passi, nella Home (La configurazione iniziale). In un piano senza strumento di migrazione, quell'attività e la voce Migrazione di Impostazioni compaiono in grigio con 🔒 PRO, e il pulsante dello strumento è disattivato; Vedi i piani ti mostra i piani che lo includono.

Può usarlo il proprietario o un amministratore del laboratorio.

Piano	Come funziona
Hobby	Non è incluso. Se passi a un piano che lo include, ce l'hai subito.
Pro	La fai tu con lo strumento. Se ti blocchi, apri una richiesta di Migrazione all'assistenza, oppure premi ? Aiuto → Prenota un appuntamento per vederla insieme, con i tuoi file davanti.
Max e Business	La fai tu o, se preferisci, la facciamo noi per te: lo vedrai anche in ? Aiuto.

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Prima di iniziare

• Un computer con Chrome o Edge (Windows o Mac). Non funziona su telefoni, tablet, Firefox né Safari: dobbiamo leggere le tue cartelle, e solo questi browser lo permettono. La finestra deve essere larga, perché ci stiano le tabelle.
• I tuoi file, sul tuo computer: meglio che non siano solo su OneDrive, Google Drive, iCloud o Dropbox. Un file che è solo nel cloud non si può leggere, e tutto va molto più lento. Se li hai lì, copiali prima sul tuo disco.
• Non toccare i tuoi file mentre dura: niente spostare, rinominare o cancellare. Se continui un altro giorno, te li chiederemo per nome.
• Non ti serve spazio libero in più.

Le tue cartelle le leggiamo e basta. Non ci scriviamo nulla, e quello che ci serve mentre dura la migrazione lo cancelliamo quando finisci.

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I tre passi

In alto vedi i tre passi: Prepara · Capisci · Migra. Ognuno è una sola schermata che cambia mentre lavora: prima, durante e dopo. Hanno tutte la stessa forma:

• Una tabella con quello che hai portato, riga per riga. A ogni passo cambia una colonna: Cosa c'è dentro, Lo portiamo come e Cosa entra.
• Un pannello a destra con quello che arriverà nel tuo laboratorio: Quello che hai portato, poi Arriverà nel tuo laboratorio e, alla fine, Già nel tuo laboratorio. In fondo, Spazio del piano: quello che caricherai e se ci sta nel tuo piano.
• Il pulsante per proseguire, sempre in basso a destra, con ← Indietro accanto quando si può tornare indietro.
• Quello che dobbiamo chiederti è tutto insieme, in Da decidere, sopra la tabella di Capisci (te lo spieghiamo più sotto). Gli avvisi di Migra vanno in Controlla prima di migrare.

Puoi chiuderlo quando vuoi e continuare un altro giorno: quando torni vedrai «Hai una migrazione a metà», con Continua o Scarta. I file te li chiederemo per nome quando servirà leggerli.

Passo	Cosa succede
Prepara	In Aggiungi quello che hai metti quello che hai, tutto insieme o un po' alla volta: il tuo Excel o CSV, quello che esporti dal tuo negozio online, fatture in PDF e la cartella dei tuoi design (Scegli file, Scegli cartella o trascinandoli). La cartella dei tuoi design la riconosciamo da soli dai suoi modelli 3D; se sbagliamo, premi Non lo è (o Sono i miei design sulla cartella giusta). Accanto a ogni cosa puoi scrivere in una riga cosa c'è dentro. Sotto, Raccontaci è facoltativo: Come è organizzato? e Cosa porti? (se non selezioni niente, cerchiamo di tutto). Con Capire i miei dati contiamo quello che hai portato.
Capisci	Prima ti mostriamo cosa pensiamo che sia ogni cosa, in Lo portiamo come; correggi quello che non torna e premi È così, inizia a leggere. Mentre leggiamo, ogni riga passa da In coda a Lettura… e Capito, e puoi rispondere man mano a quello che compare in Da decidere. Vedi come si legge ti mostra come leggiamo ogni foglio, e Scarica in Excel, i tuoi dati così come li abbiamo capiti. Alla fine, Rivedi e migra.
Migra	La tabella dice Cosa entra da ogni riga. Vedi righe apre sotto quello che entra da quella riga, a schede (clienti, ordini, preventivi, design, prodotti…), e lì lo cambi o lo deselezioni. In alto vedrai, se ci sono, Non verrà migrato, Resterà vuoto, Cosa abbiamo collegato (ogni ordine con il suo cliente e i suoi prodotti) e Controlla prima di migrare. Non si crea nulla finché non premi Migra. Mentre migra, lascia la scheda aperta: i file si caricano dal tuo computer (per fermarli un attimo, Metti in pausa il caricamento). Alla fine, Vai al mio laboratorio.

Nel pannello, la nota Quadratura degli ordini ti dice quanti ordini abbiamo letto, quanti ne restano dopo aver unito righe e copie, e l'importo che si conserva: serve a controllare che torni con quello che sai del tuo laboratorio. Le righe di totale dei tuoi fogli («TOTALE APRILE 2024») non sono ordini e restano fuori; la nota dice quante sono.

Vedi, nella nota, apre la quadratura completa, dove quelle righe compaiono foglio per foglio, con i loro numeri di riga (se sono tante, Mostra tutte e Mostra meno). Sotto ogni foglio, a Sono ordini? si risponde con un menu a tendina:

• No, sono totali: restano fuori. È quello che si applica se non rispondi.
• Sì, sono tutte ordini: vengono lette come ordini.
• Solo alcune…: apre una casella per riga, con il suo numero e quello che dice. Spunta quelle che sono ordini e premi Salva; il menu lo dice, per esempio Solo alcune (2 di 5).

Serve per il caso raro di un cliente che si chiama «Total…» e ha solo data e importo. Le righe che recuperi restano indicate, nel caso tu voglia toglierle di nuovo, e la tua risposta resta salvata: se continui la migrazione un altro giorno, rimane uguale.

Da decidere

In Capisci, sopra la tabella, Da decidere raccoglie tutto quello che dobbiamo chiederti, in un elenco di argomenti: Sono stati pagati?, Imposte, Stati, Clienti che si somigliano… Se più file chiedono la stessa cosa, è un solo argomento e rispondi una volta.

• Due blocchi. In alto, Importanti: quello che lascerebbe righe fuori dalla migrazione o ordini fuori da Finanze. Sotto, Facoltative: possono restare così.
• Ogni argomento resta chiuso finché non lo apri, e se ne apre uno alla volta. La sua riga dice quante righe riguarda e da dove vengono e, dopo Altrimenti:, cosa si applica se nessuno risponde. Quando rispondi, mostra la tua risposta.
• Puoi andare avanti senza rispondere: quello che lasci va come dice la sua riga. Niente ti blocca, ma quello che compare in rosso resta fuori.
• Ogni risposta è un menu a tendina: lo apri e scegli.

Argomento	Se non rispondi
Ordini senza data, Ordini senza cliente, Clienti senza nome	non migrati
Sono stati pagati?	da incassare
Imposte	senza imposte, 0 %
Stati	Completato
Valuta	la valuta del tuo laboratorio
Clienti che si somigliano, Ordini ripetuti tra file	separati
Ordini e preventivi, Come si raggruppano i modelli	come proponiamo

Ogni argomento è una tabella. La prima riga è Tutti i file e sotto c’è ogni file. Così rispondi una volta per tutto e, se un file è diverso, cambi solo il suo:

• Un file a cui nessuno ha risposto dice Scegli… e, finché non rispondi, va come dice Altrimenti:.

• Tutti i file mostra una risposta solo quando l’hai data per tutti. Rispondere lì riempie i file ancora senza risposta, che passano a dire Come tutti; se poi la cambi, cambiano con lei.

• Un file che hai cambiato a parte tiene la sua risposta, e uno a cui hai risposto con parole tue non viene mai riscritto.

• Imposte si chiede una sola volta, con due domande: I tuoi importi includono l’imposta? e Quale imposta applichi?. Se sai già l’aliquota, rispondi in un colpo solo: per esempio, «Sì, IVA 22 % inclusa».

• Stati ti mostra solo i valori della tua colonna di stato che non capiamo, ognuno con il suo menu a tendina: Il tuo foglio dice e In BolloPrint sarà. Quelli che capiamo già sono raccolti in una riga («5 valori che capiamo già»). Annullato annulla quegli ordini; e se la cella dice già «annullato», l’ordine entra annullato senza chiedertelo.

• Clienti che si somigliano e Ordini ripetuti tra file: ogni gruppo ha il suo menu a tendina, con Sono lo stesso, Sono diversi o Solo alcune…. Vedi apre il gruppo e mostra ogni scheda con la sua casella: nome, email, telefono, codice fiscale, da dove viene e quanti ordini ha. Spunta quelle che sono la stessa; le altre restano a parte, e il menu lo dice, per esempio Solo alcune (3 di 5). Alla fine, premi Salva. I clienti che sono lo stesso si uniscono in una scheda con tutti i loro ordini, e gli ordini che sono lo stesso si creano una sola volta. Finché non decidi, restano separati.

• Spiegalo con parole tue: se nessuna opzione va bene, aprilo dentro l’argomento e scrivi la risposta come la diresti a una persona.

• Vedi tutti i N, in ogni argomento, ti mostra le righe di cui parla: da quale file e da quale riga vengono. E nella tabella, Vedi le sue N domande su una riga lascia in Da decidere solo quello di quel file.

Controlla prima di migrare

In Migra, sopra la tabella, Controlla prima di migrare raccoglie gli avvisi. Non impediscono la migrazione: ognuno ti dice cosa abbiamo fatto e perché. Per esempio:

• «5 ordini condividono il numero con altre righe, ma con un altro cliente o un’altra data: li creiamo a parte.»
• «5 clienti hanno un altro telefono in un’altra riga: lo salviamo nelle note.»

Vedi quali apre lì stesso l’elenco di quelle righe, e solo di quelle: Dove (file e riga), Cos’è, Cliente, Data, Importo e Cosa succede. Se qualcosa non è come vuoi, cambialo in Vedi righe prima di premere Migra.

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Cosa entra e come

• Clienti: da fogli di calcolo, documenti o un elenco in un PDF. Se un cliente compare scritto in due modi, ti avvisiamo del possibile doppione. Se un cliente compare in due righe con telefoni diversi, il primo è il suo telefono e l’altro va nelle sue note («Altro telefono: …»); lo stesso numero scritto in un altro modo non conta come un altro.
• Design: modelli 3D, foto, file laminati e archivi compressi, raggruppati per design. Vengono compressi mentre si caricano; un tuo .zip si carica così com'è.
• Ordini: con le loro date e i pagamenti reali, quindi contano in Finanze. Un ordine vecchio non riceve le date di oggi.
• Righe degli ordini: se in un foglio con un ordine per riga c'è una colonna che elenca quello che hai venduto («A x3 + B»), ogni cosa diventa una riga dell'ordine con la sua quantità. Quelle righe entrano senza prezzo e l'ordine conserva il suo totale.
• Inventario: filamenti e resine, collegati al nostro catalogo. Se un materiale non è nel catalogo, lo richiediamo noi e ti avvisiamo.
• L'imposta viene dai tuoi documenti: conta l'aliquota che riporta ognuno. Se non la riporta, te la chiediamo una volta (una delle risposte è Vuoto (non impostato)); se non rispondi, entra allo 0 %.

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Preventivi

Un vecchio preventivo entra sempre come preventivo di BolloPrint, mai come un ordine in più. Possono venire da documenti o da fogli di calcolo.

• Da documenti (PDF, testi): entrano in bozza. Aprendo le loro righe in Migra, nella scheda Preventivi, spunti Accettato e, se vuoi, Crea come ordine. Se quel preventivo è già un ordine del tuo laboratorio, non se ne crea un altro.
• Da un foglio: una scheda o un CSV solo di preventivi, o un foglio che mescola ordini e preventivi separati da una colonna. In quel caso ti chiediamo «Questo foglio mescola ordini e preventivi. Ecco come l’abbiamo separato: va bene?», con quanti ne escono di ciascuno, e rispondi Va bene così, Usa un’altra colonna o Sono tutti ordini.
• Il loro stato si rispetta: Accettato, Inviato, Rifiutato o, se è in sospeso o vuoto, bozza. Anche il loro Valido fino al, quindi uno già scaduto compare come scaduto. Puoi cambiarlo in Migra.
• Se è già diventato un ordine di questa migrazione, entra come preventivo accettato collegato a quell'ordine, mai come un secondo ordine.
• Senza nessuno stato (per esempio, l'esportazione di un modulo): entrano in bozza, e la loro riga te lo dice: «Questi N preventivi non hanno stato: entrano come bozza». Con Segna il loro stato li selezioni e li segni tutti in una volta.
• Non li vuoi? Sulla riga di un foglio misto, in Migra, premi Non portare i preventivi: gli ordini restano come sono.

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Annullare una migrazione

Alla fine, nel pannello, Non ti convince? → Annulla la migrazione toglie tutto quello che è stato creato con essa. Quello che hai usato dopo resta: per esempio, un cliente a cui hai già fatto un nuovo ordine. Alla fine vedrai Migrazione annullata, con quello che è stato tolto e quello che è stato conservato.

Se una migrazione si ferma a metà, quello che è stato creato resta: quando continui puoi proseguirla o annullarla.

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Se qualcosa non va

Cosa vedi	Cosa fare
«La migrazione si fa da un computer, con Chrome o Edge»	Apri BolloPrint in Chrome o Edge, su un computer.
«Allarga la finestra»	Massimizza la finestra o riduci lo zoom del browser (Ctrl − su Windows, Cmd − su Mac).
«La migrazione è già aperta in un'altra scheda»	Può essere aperta solo in una. Continua nell'altra, oppure chiudila e premi Riprova.
«Sembra che questa cartella sia nel cloud»	Copia la cartella sul tuo disco e aggiungi la copia.
«Non sembra del laboratorio»	Sono video, musica o programmi di installazione. Togli lo lascia fuori; Lascia, se è davvero tuo.
«Non ci sta nel tuo piano.»	Quello che caricherai occupa più dello Spazio del piano. Lascia fuori qualcosa con Vedi righe, oppure Passa a un piano superiore.
«Alcune cose non si sono potute fare»	Le elenchiamo con il motivo. Niente viene scartato in silenzio: quello che non sappiamo leggere resta sul tuo computer.
«Per continuare, aggiungi quello che serve»	Quando continui un altro giorno, aggiungi i file che ti chiediamo: si chiamano come prima.
Ti manca qualcosa alla fine	Guardalo in Da dare un’occhiata e, se serve, annulla e ricomincia.

Alla fine, nel pannello, Com’è andata? → Raccontacelo. È facoltativo e lo legge il nostro team: ci aiuta molto.