📦 Ordini
La sezione Ordini è il cuore operativo del quotidiano. Qui vive ognuna delle tue commesse: da quando il cliente la richiede a quando la riceve.
Il ciclo di vita di un ordine
Ogni ordine che hai passerà per diversi stati in base alla sua situazione:
Caricamento del diagramma…
Questo è il percorso abituale, ma non è obbligatorio seguirlo passo passo: dalla linea di avanzamento dell'ordine puoi saltare a qualsiasi stato, anche all'indietro.
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Creato | Ordine nuovo, in attesa di avviare la produzione. |
| In produzione | Pezzi sulla stampante. |
| Pronto per la spedizione | Tutto stampato, in attesa del cliente o del corriere. |
| Spedito | In viaggio verso il cliente. |
| Completato | Consegnato e chiuso. |
Annullato va a parte
Annullato non è uno di questi cinque stati, è un contrassegno indipendente. Un ordine annullato conserva lo stato di produzione che aveva, e si può riattivare — per questo non compare nel diagramma. Lo stesso vale per lo stato del pagamento: è un altro asse, diverso da quello della produzione.
Le cifre in cima
Sopra l'elenco degli ordini ci sono tre indicatori rapidi:
| Indicatore | Cosa misura |
|---|---|
| Tempo in sospeso | Somma delle ore stimate di stampa degli ordini che sono In produzione (non conta quelli ancora in Creato). |
| Ordini in sospeso | Numero di ordini non ancora completati né annullati. |
| Completati (mese) | Quanti ordini sono stati chiusi nel mese in corso. |
L'elenco degli ordini
La tabella principale mostra queste colonne:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| ID | Numero dell'ordine. |
| Articoli | Miniature degli articoli dell'ordine (fino a 3 visibili). |
| Ordine | Nome o descrizione dell'ordine. |
| Cliente | Link al profilo del cliente. |
| Stato | Badge colorato con lo stato attuale. |
| Pagamento | Quando è stato confermato il pagamento. Se l'ordine è stato contrassegnato come "COMPLETATO" ma non è pagato, comparirà un badge rosso "NON PAGATO". |
| Completati | Data in cui l'ordine viene dato per concluso. |
| Prezzo | Totale dell'ordine. Viene mostrato nella valuta configurata per il tuo laboratorio (Impostazioni → Laboratorio → Generale); il simbolo € è solo l'esempio predefinito. |
Premendo su una di queste righe possiamo accedere all'ordine specifico che vogliamo vedere.
Cercare e filtrare
Usa questi strumenti di ricerca per filtrare gli ordini per caratteristiche specifiche.
- Cerca per ID, titolo, cliente: puoi filtrare in tempo reale per titolo, nome del cliente o numero dell'ordine.
- Stato: menu a tendina per filtrare gli ordini per uno stato specifico. Inoltre ha Ordini in sospeso (quelli non ancora completati), Non pagato (indipendentemente dallo stato di produzione) e Annullato.
- Origini: menu a tendina per filtrare gli ordini per origine della vendita. Offre Etsy e Shopify, le origini del tuo elenco (quelle di Origini di vendita, comprese quelle disattivate) e Manuale / Nessuna origine, che include gli ordini che non ne hanno nessuna.
- Intervallo di creazione: mostra gli ordini creati nel periodo di date scelto.
Creare un nuovo ordine
Premi "Nuovo ordine" sopra l'elenco degli ordini. Si apre il modulo dell'ordine dove selezioni il cliente, aggiungi articoli e imposti le date.
Dettagli di un ordine
Quando premi su un ordine dell'elenco, si apre la vista completa di quell'ordine.
Nella parte superiore puoi vedere le informazioni dell'ordine: il titolo/descrizione, il prezzo di vendita, lo stato del pagamento e una linea di avanzamento dello stato.
Per impostazione predefinita, quando crei un ordine questo compare contrassegnato come "PAGAMENTO IN SOSPESO". Se premi quel pulsante si apre un menu a tendina per modificare lo stato del pagamento.
Se premi su una delle icone della linea di avanzamento, lo stato dell'ordine verrà aggiornato alla situazione che abbiamo premuto.
Sotto la linea di avanzamento vedi cinque schede: Generale, Date, Spedizioni, Note e Cronologia. Se l'ordine è nato da un preventivo, ne compare una sesta, Preventivo, tra Spedizioni e Note.
Generale
La vista principale dell'ordine, divisa in due zone:
- Pannello sinistro: origine della vendita, cliente (modificabile), descrizione generale, file allegati.
- Pannello destro: elenco degli articoli con miniatura, quantità e dettaglio del prezzo al pubblico. Puoi aggiungere articoli del catalogo con "Prodotto" o creare una riga personalizzata con "Personalizzata".
- Riepilogo economico: costo totale, margine (%) e prezzo di vendita modificabile. Se premi il pulsante con le due frecce ricalcola il prezzo a partire dal costo e dal margine.
Date
Cinque campi data che puoi definire in modo indipendente:
- Data di creazione · Scadenza · Data di pagamento · Data di spedizione · Data di completamento
Spedizioni
Qui registri come esce l'ordine:
- Corriere: scegli dal menu a tendina, che mostra i corrieri attivi del tuo laboratorio (li gestisci in Corrieri).
- Numero di tracciamento: il codice del pacco.
Se il corriere ha configurato un modello di URL di tracciamento, salvando il numero compare un link "Traccia spedizione" che apre il tracciamento direttamente.
Non c'è l'opzione "Altro…"
Il menu a tendina offre solo i corrieri del tuo elenco; non puoi scriverne uno a mano. Se ti serve usarne uno che non c'è, chiedi a un Amministratore o Proprietario di aggiungerlo in Impostazioni → Operazioni → Corrieri e torna all'ordine.
Preventivo
Compare solo se l'ordine è nato da un preventivo della sezione Preventivi. Mostra il preventivo di origine (numero, stato, validità, data di accettazione), un pulsante Apri preventivo per andarci e l'elenco di tutti i PDF che sono stati generati lì, per scaricarli. Non è una copia: se modifichi il preventivo e generi un altro PDF, compare qui. Nell'intestazione dell'ordine vedrai inoltre il chip "Dal preventivo #N".
Gli ordini non generano preventivi
Un ordine è già una vendita, quindi non ha un preventivo proprio. Per fare un'offerta a un cliente prima che esista l'ordine, usa la sezione Preventivi: quando il cliente accetta, l'ordine si crea da solo.
Note
Sezione di commenti interni del team. Puoi aggiungere, modificare e cancellare note. Il cliente non le vede mai.
Cronologia
Registro di audit: chi ha cambiato cosa e quando in questo ordine. Anche le modifiche che arrivano da un marketplace compaiono qui, contrassegnate come tali. Se una modifica è arrivata da un'integrazione, al posto di una persona vedrai il nome del token API che l'ha fatta.
Ordini che arrivano da un marketplace
Se hai un negozio collegato (Etsy, Shopify…), quegli ordini entrano da soli e si mantengono aggiornati con quello che succede nel marketplace, senza che tu debba toccare nulla:
- Viene annullato, spedito o consegnato nel marketplace → l'ordine in BolloPrint si aggiorna di conseguenza: passa ad annullato, a spedito, o a Completato quando viene contrassegnato come consegnato.
- C'è un rimborso → dipende dal marketplace. Etsy non segnala i rimborsi: BolloPrint li cerca con un ripasso ogni 6 ore e rileva solo quelli totali, che contrassegnano il pagamento come "Pagamento rimborsato"; quelli parziali devi sistemarli a mano. Su Shopify (quando sarà disponibile) arrivano sul momento: vedrai l'importo restituito in rosso, accanto al prezzo; uno parziale non cambia lo stato del pagamento e uno totale lo contrassegna come "Pagamento rimborsato".
- Modificano l'ordine nel marketplace (cambiano articoli o quantità) → BolloPrint riflette la modifica così com'è e ti avvisa con un messaggio rosso "Ordine modificato su Etsy, verifica prima di inviare!" (con il nome del marketplace) nell'intestazione dell'ordine. Ricontrollalo prima di spedirlo.
- L'hai contrassegnato come spedito qui, ma nel marketplace risulta ancora non spedito → BolloPrint lo verifica da solo ogni poche ore e te lo segnala con un avviso ambra sull'ordine. È lo scarto che costa più caro: il pacco è in viaggio, ma l'acquirente non riceve né l'avviso di spedizione né il suo numero di tracciamento, e finisce per scriverti chiedendo dov'è.
Il marketplace comanda: le modifiche che fai tu in BolloPrint servono per il tuo controllo interno; non vengono caricate sul marketplace.
Quell'avviso ambra si spegne da solo quando la situazione smette di verificarsi: se contrassegni la spedizione anche nel marketplace, o se riporti l'ordine a uno stato precedente a "Spedito" (perché in realtà non era ancora uscito), sparisce senza che tu debba toccarlo. E la verifica dà priorità agli ordini che non sono mai stati controllati, quindi uno scarto vecchio che ti trascini irrisolto non toglie il turno agli ordini appena entrati.
Il prezzo che ha pagato l'acquirente
Negli ordini che arrivano da un negozio collegato vedrai anche quanto ha pagato realmente l'acquirente sul marketplace, accanto al tuo prezzo di vendita. Serve a far quadrare a colpo d'occhio le due cifre quando non coincidono (spese di spedizione, sconti, promozioni della piattaforma). Viene mostrato da qualunque negozio arrivi — Etsy, Shopify o quello che collegherai in futuro.
Chi può gestire gli ordini?
| Azione | Sola lettura | Lavoratore | Admin | Proprietario |
|---|---|---|---|---|
| Vedere gli ordini | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Creare / modificare ordini | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Eliminare ordini | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
Per eliminare un ordine, prima annullalo
Nel menu a tre puntini di un ordine attivo vedrai solo Annulla ordine. Una volta annullato, quel menu offre Ripristina ordine ed Elimina ordine. Eliminare è definitivo; annullare si può disfare.