Indice del manuale

🧾 Fatture

Da BolloPrint puoi emettere fatture legali ai tuoi clienti: numerate, con valore legale e archiviate. Una fattura nasce sempre da un ordine, e si gestisce dalla scheda Fatture di quell'ordine; la sezione Fatture del menu (sotto Preventivi) è l'elenco di tutte.

Da non confondere

Il PDF di un preventivo non è una fattura, e lo dice sempre in fondo. Vedi Preventivi.
Ciò che tu paghi a BolloPrint per il tuo piano si gestisce in Il mio account. Vedi «Abbonamento e fatturazione».

È disponibile per il mio laboratorio?

Dipende da due cose, e ognuna si nota in un modo diverso:

	Se non è soddisfatta…
Il tuo paese. La fatturazione legale si apre paese per paese, perché ognuno ha le sue regole.	Non vedi nulla: né il menu Fatture, né la scheda Fatture degli ordini, né la sezione in Impostazioni. Non è bloccata: è che nel tuo paese non esiste ancora.
Il tuo piano. È inclusa nei piani Pro e Max, ciascuno con un numero di fatture al mese.	Vedi tutto, ma bloccato: l'elenco e la scheda dell'ordine si aprono con l'avviso «Il tuo piano non include la fatturazione», e attivare, creare ed emettere sono chiusi.

Un laboratorio che ha attivato la fatturazione almeno una volta continua a vederla sempre, qualunque cosa cambi nel suo piano, per non perdere l'accesso alle sue fatture.

Attivare la fatturazione

Si attiva una sola volta, in Impostazioni → Laboratorio → Fatturazione, e può farlo solo il Proprietario: significa autorizzare BolloPrint a emettere documenti legali a nome del tuo laboratorio. Gli altri vedono lo stato, con l'avviso che solo il proprietario può attivarla.

Prima di attivare

La sezione ti dice se i tuoi dati fiscali sono pronti. Le tue fatture escono con i dati di Impostazioni → Laboratorio → Dati fiscali come emittente, quindi devono essere completi. Se manca qualcosa vedrai Mancano dati fiscali: … con l'elenco, e il pulsante Completa in Dati fiscali ti porta direttamente al primo campo vuoto.

La procedura guidata, passo per passo

Premi Attiva la fatturazione e si apre una procedura guidata in cinque passi (sei se il tuo paese chiede qualcosa in più, come la Germania):

Il tuo piano. Ti conferma che il tuo piano include la fatturazione e quante fatture al mese (le note di credito contano).
Il tuo paese. Ti dice se nel tuo paese è disponibile e cosa chiede la sua legge. Se il tuo paese ammette fatture semplificate fino a un certo importo, te lo indica: al di sotto puoi fatturare a un privato senza identificarlo; al di sopra, la fattura riporta la sua identificazione e il suo indirizzo. Sotto, in Cosa sapere sul tuo paese, gli avvisi propri del tuo paese (per esempio, se devi comunicare qualcosa al Fisco o conservare i PDF nella tua contabilità).
Dati fiscali. Verifica che siano completi.
Cosa chiede il tuo paese (solo in alcuni paesi). Per esempio, in Germania:
- Le tue fatture complete vengono emesse in ZUGFeRD: un PDF normale che contiene i dati della fattura in XML, perché il programma di contabilità del tuo cliente la legga senza digitare nulla. Vengono salvate nei documenti dell'ordine, con l'XML a parte.
- Per questo le tue fatture hanno bisogno della tua email, del tuo telefono e del tuo IBAN. Qui sono obbligatori, anche se in Dati fiscali sono facoltativi. Se li avevi già, compaiono compilati perché tu li confermi. L'IBAN viene verificato mentre lo digiti.
- Se sei una piccola impresa esente IVA (§ 19 UStG), spunta la casella: le tue fatture usciranno senza IVA e con la dicitura legale del tuo paese. Se la tua imposta predefinita non è 0 %, ti avvisa.
- La fattura riporta anche la data di consegna: quella di spedizione dell'ordine o, se non ce l'ha, quella di consegna. Tienile aggiornate.
Numerazione. Scegli come vengono numerate le tue fatture:
- Prefisso: solo lettere e numeri, fino a 8 caratteri.
- Primo numero: nel caso tu venga da un altro programma e voglia continuare la tua serie.
- Riavviare la serie ogni anno (il numero include l'anno).
- Sotto vedrai come sarà: La tua prima fattura sarà: per esempio FAC-2026-00001.
- Le note di credito hanno una serie propria, con una R davanti.
- Termine di pagamento delle tue fatture: i giorni tra l'emissione e la scadenza che si stampa su ogni fattura. All'inizio è 0: scade lo stesso giorno, che è la cosa abituale quando incassi subito. Puoi cambiarlo più avanti (vedi sotto).
Accettazione. Leggi le condizioni, scrivi il tuo nome e cognome come firma e spunti Ho letto e accetto le condizioni sopra.

Alla fine, BolloPrint registra il tuo laboratorio nel suo servizio di fatturazione e vedrai Fatturazione attivata. Se il servizio tarda a confermare, la sezione resta in Attivazione in sospeso e basta riprovare tra qualche minuto.

Due cose che non si cambiano dopo

La numerazione si fissa all'attivazione e non si può cambiare: una serie continua è ciò che dà validità alle tue fatture.
La valuta del tuo laboratorio resta fissata quando attivi la fatturazione: tutte le tue fatture vengono convertite in essa. Se hai davvero bisogno di cambiarla dopo, scrivici.

Cambiare il termine di pagamento

Il termine di pagamento si può invece cambiare senza disattivare nulla: in Impostazioni → Fatturazione, il Proprietario preme Modifica, scrive i giorni e Salva. Vale per le fatture che emetterai da quel momento in poi; quelle già emesse mantengono la loro scadenza.

Quante fatture ti restano questo mese

Con la fatturazione attiva, Impostazioni → Fatturazione mostra Fatture questo mese: una barra con quanto hai emesso rispetto a ciò che include il tuo piano («12 di 100 emesse») e, sotto, «Ne restano 88 · si rinnova il 1 …». Contano le fatture e le note di credito; le bozze no.

A partire dall'80 % la barra diventa ambra, e quando emetti ti avvisa che ti stai avvicinando al limite.
Al 100 %, in rosso: Hai esaurito le fatture di questo mese. Non potrai emetterne altre fino al giorno del rinnovo. Hai due vie d'uscita: Amplia il piano su Il Mio Account, se il tuo volume è cresciuto, oppure Scrivici, se è un picco occasionale e vuoi che lo valutiamo.

Se il tuo piano non ha limite, vedrai «N questo mese · senza limite», senza barra.

Creare la fattura di un ordine

Apri l'ordine e vai alla sua scheda Fatture. Ci arrivi anche premendo la riga che c'è sotto il prezzo dell'ordine (Non fatturato, Fattura in bozza o il numero della fattura).

Ci sono due pulsanti, e scegli tu prima di creare:

Crea fattura: la fattura completa, con i dati del cliente. È quella di sempre e quella di cui ha bisogno un'azienda.
Fattura semplificata (solo se il tuo paese la ammette): senza i dati del cliente, per vendite a privati che non superano il limite del tuo paese. Se il cliente è un'azienda o l'importo supera il limite, il pulsante è disattivato e passandoci sopra ti dice perché.

Che l'importo sia piccolo non trasforma da sola una fattura in semplificata: se il tuo cliente ne vuole una completa, premi Crea fattura.

Viene creata una bozza con:

Le righe dell'ordine, ciascuna con la sua imposta, la spedizione e, se il prezzo dell'ordine non coincide con la somma delle righe, una riga di rettifica (uno sconto, se è negativa).
I dati del cliente, presi dalla sua scheda.
La valuta dell'ordine.

La bozza esiste solo in BolloPrint: non ha numero, non conta nella tua quota e puoi eliminarla senza conseguenze (menu ⋮ → Elimina la bozza).

Un ordine ha una sola fattura valida. Se l'ordine non è pagato vedrai l'avviso «Questo ordine non è pagato»: puoi fatturarlo lo stesso, anche se la cosa normale è fatturare quando si incassa. Un ordine annullato non si può fatturare.

Le righe vengono copiate quando crei la bozza

Se dopo cambi l'ordine (un articolo, un prezzo, l'imposta), la bozza non se ne accorge: eliminala e ricreala.

I dati del cliente vengono dalla sua scheda

Nella fattura il cliente non si digita. Il riquadro Cliente mostra i dati della scheda del cliente dell'ordine, in sola lettura, e finché la fattura è una bozza segue la scheda: se la correggi, la bozza si aggiorna da sola. Quando la emetti, quei dati restano congelati nella fattura.

Quali dati servono dipende dal tuo paese e dal cliente:

Azienda: sempre i suoi dati fiscali (ragione sociale, identificativo fiscale e indirizzo). Un'azienda non va mai in fattura semplificata.
Privato: in una fattura completa, ciò che chiede il tuo paese (nome e cognome, documento, indirizzo…). In una semplificata non serve nulla della sua scheda.

Se alla scheda manca qualcosa, BolloPrint te lo dice in rosso:

Prima di creare la fattura, nella scheda Fatture: Mancano dati nella scheda del cliente, con l'elenco dei campi. Se premi Crea fattura lo stesso, te lo ripete e non viene creato nulla. Se è una piccola vendita a un privato, l'avviso ti ricorda che puoi fare una Fattura semplificata.
Nella bozza, il riquadro Cliente diventa rosso con Mancano: …, ed Emetti resta bloccato finché non la completi.

In ogni caso, il pulsante Apri la scheda del cliente apre la sua scheda senza uscire dall'ordine per completare ciò che manca.

Contano anche i tuoi dati. Se il tuo paese chiede dati del laboratorio in ogni fattura (in Germania, email, telefono e IBAN) e ne hai cancellato qualcuno in Dati fiscali, la scheda ti avvisa con Mancano dati del laboratorio e l'elenco, e non ti lascia creare né emettere una fattura completa finché non lo completi. Il pulsante Completa i dati fiscali ti porta al campo.

Note

Il campo Note è testo libero che viene stampato sulla fattura (per esempio, un riferimento del cliente). Salvalo con Salva.

Vendita senza IVA

Se questa vendita è senza IVA, lo indichi nella scheda Vendita senza IVA della bozza. Lo decidi tu: BolloPrint non lo decide al posto tuo. Scegli il Motivo:

Motivo	Quando
Vendita normale, con l'IVA delle righe	La cosa di sempre.
Inversione contabile (azienda di un altro paese dell'UE)	Vendi a un'azienda di un altro paese dell'UE, con partita IVA comunitaria valida. La scheda ti offre Verifica in VIES per controllarla.
Esportazione (cliente fuori dall'UE)	Il cliente è fuori dal tuo paese (e, se sei nell'UE, fuori dall'Unione europea).
Esente (con il motivo legale)	Qualsiasi altra esenzione.

Sotto c'è la Dicitura legale, la frase che si stampa sulla fattura spiegando perché non ha l'IVA. Se la lasci vuota, al salvataggio viene messa la dicitura standard nella lingua del tuo paese; in una esente devi scrivere tu il motivo legale (l'articolo di legge).

Per vendere senza IVA, le righe devono essere allo 0 %. L'imposta si imposta nell'ordine, quindi l'ordine è: metti 0 % nell'ordine, crea la bozza e scegli il motivo. Se la bozza era già stata creata con l'IVA, vedrai Questa fattura ha l'IVA: eliminala e ricreala. BolloPrint non ti lascia nemmeno scegliere un motivo che non torna con la fattura (per esempio, un'inversione contabile verso un privato).

Emettere

Emettere sono due passi, in un'unica finestra.

1. La bozza. Premi Emetti (il pulsante principale). Si apre la fattura così come la riceverà il tuo cliente: il suo aspetto, le sue righe, le date, la dicitura della vendita senza IVA… Ancora senza numero: riporta Bozza. Prima di aprirsi fa i controlli dell'emissione (dati del cliente, i tuoi dati, la quota), quindi se qualcosa non va lo vedi qui. Se chiudi la finestra, la bozza viene scartata e non si numera nulla.

2. Convalidare. Se è tutto a posto, premi Convalida ed emetti. A quel punto:

La fattura prende il suo numero dalla tua serie e la data di oggi.
Viene fissata la scadenza: la data di emissione più il tuo termine di pagamento. Se l'ordine è già pagato, la fattura scade lo stesso giorno qualunque sia il tuo termine, e quando chiudi la finestra BolloPrint ti chiede «Fattura incassata?» perché tu la segni come pagata con la data del pagamento dell'ordine.
Il PDF viene salvato nel tuo laboratorio e conta nella tua quota del mese.

La finestra ti mostra il numero e i pulsanti Scarica il PDF e, se il tuo paese usa ZUGFeRD, Scarica XML.

Nell'intestazione della fattura vedrai il suo numero e, accanto, un'unica etichetta con il suo stato: il suo incasso (In sospeso · scade il …, Scaduta, Pagata o Stornata) oppure, se non è ancora emessa, Bozza. Se è una fattura semplificata, lo indica accanto.

Se il servizio di fatturazione non risponde, BolloPrint riprova per conto suo e non numera mai due volte la stessa fattura; hai anche Riprova l'emissione. Se il servizio rifiuta la fattura, torna in bozza con il motivo, perché tu lo corregga e la emetta di nuovo.

Una fattura emessa non si modifica né si elimina

È un documento legale. Se hai sbagliato, si corregge con una nota di credito (vedi sotto). Per lo stesso motivo, un ordine con fattura emessa non si può eliminare; si può invece annullare, e quando lo fai BolloPrint ti ricorda che la fattura resta valida.

ZUGFeRD (Germania). Una fattura completa viene salvata come ZUGFeRD: il PDF contiene i dati della fattura, e in Documenti la riga porta l'etichetta ZUGFeRD e un pulsante per scaricare l'XML accanto al PDF. Se alla bozza manca qualcosa per la fattura elettronica, la finestra te lo segnala prima di convalidare; se la convalidi così, viene salvato solo il PDF normale. Le fatture semplificate, le note di credito e la copia Pagata sono in PDF normale.

Valuta. La fattura è nella valuta dell'ordine. Se non è quella del tuo laboratorio, il servizio di fatturazione aggiunge la conversione nella tua valuta con il tasso ufficiale del giorno di emissione (non quello dell'ordine né uno scritto a mano), ed è quello che poi si somma nelle Finanze.

Lingua. Se il tuo paese esige che le fatture siano nella sua lingua, la fattura esce in quella lingua anche se tu usi BolloPrint in un'altra.

Correggere: la nota di credito

Menu ⋮ → Nota di credito prepara una nota di credito per il totale della fattura: l'originale continua a esistere e la nota di credito la rende priva di effetto. Puoi scrivere un Motivo (facoltativo, viene stampato). Premi Vedi bozza e si apre la stessa finestra dell'emissione: controlli la bozza e la convalidi con Convalida ed emetti, oppure chiudi e non viene emesso nulla. Ha la serie con la R davanti, conta nella tua quota ed eredita il motivo di vendita senza IVA, se c'era.

La nota di credito compare in Documenti, accanto all'originale, che passa a Stornata. Tieni presente che l'ordine non ammette una seconda fattura, nemmeno dopo aver stornato la prima.

Si può stornare solo per il totale e una volta; non ci sono note di credito parziali.

Incassare

Una fattura emessa ha uno stato di incasso, che vedi nella scheda dell'ordine, sotto il suo prezzo e nell'elenco:

Stato	Cosa significa
In sospeso · scade il …	Emessa e non incassata, entro il termine.
Scaduta · N giorni	Non incassata e oltre la scadenza. Non la segna nessuno: si calcola da sola con la data.
Pagata · …	L'hai segnata come pagata, con la sua data.
Stornata	Annullata da una nota di credito: non si incassa più.

Per registrare l'incasso, premi Segna come pagata e indica la Data di pagamento (oggi o prima) e il Metodo di pagamento (Bonifico, Carta, Contanti, PayPal o Altro). Si segna l'intera fattura: non ci sono incassi parziali.

Quando la segni come pagata, BolloPrint salva una seconda copia del PDF con il timbro «PAGATO», accanto all'originale. Quella che hai emesso non cambia mai: è il documento legale. In Documenti vedrai le due: l'Emessa e la Pagata. Scarica il PDF e Invia per email usano la più recente (la pagata, se c'è).

Se hai sbagliato, menu ⋮ → Annulla pagamento la riporta in sospeso e ritira la copia pagata.

L'ordine e la fattura non si segnano da soli a vicenda, ma BolloPrint te lo chiede: quando segni come pagata la fattura, «Ordine incassato?»; quando segni come pagato un ordine la cui fattura è in sospeso, e quando emetti la fattura di un ordine già pagato, «Fattura incassata?».

Inviare per email

Menu ⋮ → Invia per email manda la fattura in PDF al cliente (la copia Pagata, se l'hai già segnata come pagata). L'indirizzo viene dalla sua scheda e puoi cambiarlo prima di inviare. L'oggetto è «Fattura [numero] di [il tuo laboratorio]» e il PDF è allegato. Se il cliente non ha un'email nella sua scheda, aggiungila prima.

L'elenco delle fatture

Nel menu, Fatture (sotto Preventivi) raccoglie tutte quelle del tuo laboratorio:

Colonna	Descrizione
Numero	Il numero della fattura, o Bozza di fattura se non è ancora stata emessa.
Tipo	Fattura o Nota di credito.
Data di emissione	Quando è stata emessa.
Cliente	A nome di chi è.
Ordine	Il numero dell'ordine da cui nasce.
Stato	Un'unica etichetta: l'incasso di una emessa (In sospeso · scade il …, Scaduta, Pagata o Stornata), oppure Bozza, In emissione o Errore se non lo è ancora.
Totale	Nella valuta della fattura; se non è quella del tuo laboratorio, con il suo equivalente (≈).

Puoi cercare per numero di fattura, numero d'ordine o cliente (nome e cognome, azienda, identificativo fiscale o email): ogni parola che scrivi deve comparire, non importa l'ordine, le maiuscole o gli accenti. E filtrare per Stato, Tipo, Incasso e Data di emissione. Ogni riga ha il suo pulsante per scaricare il PDF, e premendola si apre il suo ordine nella scheda Fatture: lì si fa tutto il resto.

Disattivare la fatturazione

Il proprietario può premere Disattiva la fatturazione in Impostazioni → Fatturazione quando vuole. Il servizio passa a Sola lettura:

Non si emettono nuove fatture.
Quelle già emesse vengono conservate: puoi vederle, scaricarle, inviarle e continuare a registrarne gli incassi.
La numerazione si mantiene: se premi Riattiva la fatturazione, continua la stessa serie.

Lo stesso succede se passi a un piano che non include la fatturazione: le tue fatture restano lì e si possono scaricare, e per emetterne di nuove devi passare a un piano superiore.

Chi può fare cosa?

Azione	Sola lettura	Lavoratore	Admin	Proprietario
Vedere le fatture e scaricarne il PDF	✅	✅	✅	✅
Creare ed emettere fatture	❌	✅	✅	✅
Stornare, inviare e segnare come incassate	❌	✅	✅	✅
Attivare o disattivare la fatturazione	❌	❌	❌	✅