✍️ Tworzenie i wystawianie faktury
W 30 sekund
- Fakturę tworzysz w zakładce Faktury zamówienia i na początku jest ona szkicem.
- Dane klienta pochodzą z jego karty: nie wpisujesz ich na fakturze.
- Wystawienie ma dwa kroki: Wystaw otwiera podgląd, a Zatwierdź i wystaw nadaje jej numer.
- Wystawionej faktury nie można edytować ani usunąć: poprawia się ją fakturą korygującą.
Jeśli twój warsztat nie ma jeszcze włączonego fakturowania, konfiguruje je Właściciel: Konfiguracja fakturowania.
Tworzenie faktury do zamówienia
Otwórz zamówienie i przejdź do jego zakładki Faktury albo kliknij etykietę pod jego ceną (Niezafakturowane, Szkic faktury lub numer faktury).
Są dwa przyciski i to ty wybierasz, zanim utworzysz fakturę:
| Przycisk | Co to jest | Kiedy |
|---|---|---|
| Utwórz fakturę | Pełna faktura, z danymi klienta. | Ta zwykła i ta, której potrzebuje firma. |
| Faktura uproszczona | Bez danych klienta. Tylko jeśli twój kraj ją dopuszcza. | Sprzedaż osobom prywatnym, która nie przekracza limitu twojego kraju. Jeśli klient jest firmą albo kwota przekracza limit, przycisk jest nieaktywny, a po najechaniu na niego zobaczysz, dlaczego. |
Niska kwota nie sprawia, że faktura staje się uproszczona: jeśli klient chce pełną, kliknij Utwórz fakturę.
Powstaje szkic zawierający:
- Pozycje zamówienia, każdą z jej podatkiem, oraz wysyłkę.
- Pozycję Rabat, jeśli zamówienie ma rabat, wraz z jego powodem, jeśli został podany (Rabat: Stały klient). Jeśli cena zamówienia nie zgadza się z jego pozycjami, różnica pojawia się jako Rabat albo jako Korekta.
- Dane klienta, pobrane z jego karty.
- Walutę zamówienia.
Szkic istnieje tylko w BolloPrint: nie ma numeru, nie wlicza się do twojego limitu i możesz go usunąć bez żadnych konsekwencji (menu ⋮ → Usuń szkic).
Zamówienie może mieć tylko jedną fakturę — kolejnej nie wystawisz także po jej skorygowaniu (Płatności, korekty i wysyłka). Jeśli zamówienie nie jest opłacone, zobaczysz „To zamówienie nie jest opłacone”: mimo to możesz je zafakturować, choć zwykle fakturuje się po otrzymaniu zapłaty. Anulowanego zamówienia nie da się zafakturować.
Pozycje są kopiowane przy tworzeniu szkicu
Jeśli potem zmienisz zamówienie (pozycję, cenę, podatek), szkic się o tym nie dowie: usuń go i utwórz ponownie.
Dane klienta
Na fakturze nie wpisujesz klienta: pole Klient pokazuje, tylko do odczytu, kartę klienta z zamówienia. Dopóki faktura jest szkicem, śledzi ją (jeśli ją poprawisz, aktualizuje się sama); przy wystawieniu dane zostają zamrożone.
| Klient | Czego potrzeba w jego karcie |
|---|---|
| Firma | Zawsze nazwa firmy i adres. Także jej numer identyfikacji podatkowej, z wyjątkiem Wielkiej Brytanii, gdzie nie jest wymagany, bo wiele firm nie ma numeru VAT. Firma nigdy nie dostaje faktury uproszczonej. |
| Osoba prywatna, pełna faktura | To, czego wymaga twój kraj (imię i nazwisko, dokument, adres…). |
| Osoba prywatna, faktura uproszczona | Nic z jej karty. |
Jeśli w karcie czegoś brakuje, widzisz to na czerwono:
- Przed utworzeniem, w zakładce Faktury: W karcie klienta brakuje danych, z listą braków. Jeśli mimo to klikniesz Utwórz fakturę, nic nie powstanie. Przy małej sprzedaży osobie prywatnej przypomni ci o Fakturze uproszczonej.
- W szkicu pole Klient robi się czerwone z komunikatem Brakuje: …, a Wystaw jest zablokowane.
W obu przypadkach Otwórz kartę klienta otwiera jego kartę bez wychodzenia z zamówienia. Więcej o karcie: Klienci.
Twoje własne dane
Jeśli twój kraj wymaga na każdej fakturze danych warsztatu (w Niemczech: e-mail, telefon i IBAN), a któreś z nich usunięto w Danych podatkowych, zakładka ostrzeże cię komunikatem Brakuje danych warsztatu z listą. Nie utworzysz ani nie wystawisz pełnej faktury, dopóki ich nie uzupełnisz; Uzupełnij dane podatkowe przeniesie cię do pola. Tak samo jest z Numerem rejestrowym w krajach, które go wymagają (w Holandii i Czechach także na fakturze uproszczonej).
Uwagi i sprzedaż bez VAT
Pole Uwagi to dowolny tekst, który drukuje się na fakturze (na przykład numer referencyjny klienta). Zapisz go przyciskiem Zapisz.
Jeśli sprzedaż jest bez VAT, zaznaczasz to na karcie Sprzedaż bez VAT w szkicu: Sprzedaż bez VAT.
Wystawienie
Wczytywanie diagramu…
1. Podgląd. Kliknij Wystaw, a zobaczysz fakturę dokładnie tak, jak otrzyma ją twój klient: układ, pozycje, daty, adnotację o sprzedaży bez VAT i numer, jaki dostanie. Wcześniej wykonywane są te same sprawdzenia co przy wystawieniu (dane klienta, twoje dane, limit): jeśli coś jest nie tak, zobaczysz to tutaj. Pod spodem znajdziesz przypomnienie, żeby sprawdzić dane: wystawioną fakturę można już tylko skorygować, a za jej treść odpowiadasz ty.
2. Zatwierdzenie. Kliknij Zatwierdź i wystaw. Wtedy:
| Co się dzieje | Szczegóły |
|---|---|
| Faktura dostaje numer | Z twojej serii, z dzisiejszą datą. |
| Ustalany jest termin płatności | Data wystawienia + twój termin płatności. Jeśli zamówienie jest już opłacone, termin przypada tego samego dnia, a po zamknięciu okna BolloPrint zapyta „Faktura opłacona?”, żeby oznaczyć ją jako opłaconą z datą płatności zamówienia. |
| Zapisywany jest PDF | W twoim warsztacie. Od tej chwili faktura wlicza się do twojego miesięcznego limitu. |
Okno pokazuje numer, przycisk Pobierz PDF oraz, jeśli faktura ma wersję elektroniczną (ZUGFeRD), Pobierz XML.
Na fakturze jest też data dostawy: to Data wysyłki zamówienia; jeśli jej nie ma, Data zakończenia, a jeśli i tej nie ma — data wystawienia. Dbaj o to, żeby te daty były aktualne.
W nagłówku zobaczysz jej numer i jedną etykietę: stan płatności (Oczekująca · termin …, Po terminie, Opłacona lub Skorygowana) albo Szkic, jeśli nie została wystawiona. Jeśli jest uproszczona, zobaczysz to obok.
| Jeśli serwis fakturowy… | Co się dzieje |
|---|---|
| Nie odpowiada | BolloPrint sam ponawia próbę i nigdy nie nada tej samej fakturze dwóch numerów. Masz też przycisk Ponów wystawienie. |
| Odrzuca fakturę | Faktura nie dostaje numeru: wraca do szkicu z podanym powodem, żeby można było to poprawić i wystawić ją ponownie. |
Wystawionej faktury nie można edytować ani usunąć
To dokument prawny: błąd poprawia się fakturą korygującą. Dlatego zamówienia z wystawioną fakturą nie można usunąć; można je anulować, a aplikacja przypomni ci, że faktura nadal obowiązuje.
ZUGFeRD (Niemcy)
Pełna faktura i jej faktura korygująca są zapisywane jako ZUGFeRD: plik PDF zawiera w środku dane faktury. W sekcji Dokumenty wiersz ma etykietę ZUGFeRD i przycisk do pobrania XML obok PDF.
- Faktura, której brakuje czegoś do wersji elektronicznej, nie zostanie wystawiona: jeśli brakuje twoich danych, dowiesz się o tym wcześniej; jeśli serwis znajdzie inny problem, odrzuci ją bez nadawania numeru i powie, którego pola brakuje.
- Jeśli po wystawieniu nie udałoby się zapisać jej wersji elektronicznej, zobaczysz Faktura elektroniczna oczekuje z powodem. Nie musisz nic robić: sprawdzimy to sami.
- Faktury uproszczone i kopia Opłacona są zwykłymi plikami PDF.
Waluta i język
Waluta. Faktura jest w walucie zamówienia. Jeśli to nie jest waluta twojego warsztatu, serwis fakturowy dodaje przeliczenie po oficjalnym kursie z dnia wystawienia (nie z dnia zamówienia ani wpisanym ręcznie) i to ten kurs sumuje się w Finansach. Zobacz Dokumenty w innej walucie.
Język. Faktura jest w języku twojego warsztatu (Ustawienia → Warsztat → Ogólne, w sekcji Lokalizacja), a nie w twoim osobistym; jeśli warsztat nie ma ustawionego języka, po angielsku.
- Angielski jest brytyjski (VAT, VAT No., daty w formacie 06/10/2026).
- Pozycje wysyłki i korekty, które dodaje BolloPrint, są w tym samym języku.
- Jeśli twój kraj wymaga swojego języka, faktura jest w nim, nawet jeśli twój warsztat używa innego.
- Jeśli zmienisz język warsztatu, nowe faktury będą w nowym języku. Utworzony już szkic zachowuje wysyłkę i korektę w poprzednim: usuń go i utwórz ponownie.