🧑💼 Klienci
W 30 sekund
- Klienci to książka adresowa warsztatu: każde zamówienie jest powiązane z klientem.
- Obowiązkowe jest tylko pole Nazwa użytkownika (alias); resztę danych uzupełnisz, gdy je będziesz mieć.
- Typ klienta (Osoba prywatna albo Firma) decyduje, z jakimi danymi klient pojawia się na wycenach i fakturach.
- Klienta z zamówieniami lub wycenami nie można usunąć.
Sekcja Klienci to książka kontaktów warsztatu. Każde zamówienie jest powiązane z klientem. Bez klienta nie ma zamówienia.
Liczby w nagłówku
| Wskaźnik | Co pokazuje |
|---|---|
| Łączna liczba klientów | Łączna liczba zarejestrowanych klientów. |
| Stali klienci | Klienci z więcej niż jednym zamówieniem. |
| Aktywność ogólna | Łączna liczba zamówień wszystkich klientów. |
Lista klientów
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Klient | Imię i nazwisko z automatycznie generowanym awatarem oraz nazwą użytkownika (@). |
| Firma | Nazwa firmy — w przypadku klientów, którzy są firmami. Przy osobach prywatnych jest myślnik. |
| Adres kontaktowy. | |
| Telefon | Numer telefonu. |
| Wszystkie zamówienia | Łączna liczba zamówień tego klienta. |
| Sprzedaż | Suma cen bez podatku jego zamówień, niezależnie od tego, czy zostały opłacone. Anulowane się nie liczą. Suma jest liczona w walucie twojego warsztatu: zamówienia w innej walucie wchodzą przeliczone po swoim kursie wymiany, a te, które kursu nie mają, zostają poza sumą. |
Możesz sortować listę, klikając nagłówki kolumn (Klient, Firma, E-mail, Telefon, Wszystkie zamówienia lub Sprzedaż).
Wyszukiwanie klientów
Wyszukiwarka filtruje na bieżąco po imieniu i nazwisku, nazwie użytkownika, firmie, e-mailu lub telefonie.
Dodawanie klienta
Masz dwie możliwości:
- W sekcji Klienci → „Dodaj klienta”
- Z poziomu zamówienia lub wyceny: jeśli po wpisaniu nazwy klienta nie ma go na liście, system zaproponuje utworzenie nowego bez wychodzenia z dokumentu.
Otworzy się karta Nowy klient, w której uzupełniasz jego dane. Jedynym obowiązkowym polem jest Nazwa użytkownika (alias), oznaczone gwiazdką (*). Pozostałe dane są opcjonalne.
Aby utworzyć klienta, kliknij Utwórz w prawym górnym rogu.
Adres
Blok Adres w karcie ma następujące pola:
- Kraj: wybierasz go z listy z wyszukiwarką. Jeśli klient nie ma kraju albo jest z kraju, którego nie ma na liście, wybierz Brak kraju / inny: karta zapisze się bez kraju.
- Województwo i Kod pocztowy.
- Miejscowość.
- Adres: ulica i numer, na przykład ul. Przykładowa 10.
- Adres (linia 2): reszta, jeśli trzeba: mieszkanie, piętro, klatka…
Kraj, którego nie ma na liście
Jeśli stara karta ma kraj, którego już nie ma na liście, zobaczysz pole z jego kodem: wybierz kraj z listy albo go usuń, żeby zapisać.
Osoba prywatna czy firma
Blok Klient w karcie kończy się listą rozwijaną Typ klienta z dwiema opcjami: Osoba prywatna albo Firma. To ona decyduje, z jakimi danymi ten klient pojawia się na twoich wycenach.
- Osoba prywatna: drukowane są jej imię i dokument tożsamości, czyli pole obok nazwiska.
- Firma: pojawiają się dwa dodatkowe pola, Nazwa firmy i Numer identyfikacji podatkowej, i to one są drukowane, nigdy dane osoby.
Jest jeden numer identyfikacji podatkowej, bez wybierania typu: to, z jakiego kraju pochodzi, wynika z kraju w karcie.
Sprawdzanie w VIES
Jeśli klient jest firmą z innego kraju Unii Europejskiej (innego niż kraj twojego warsztatu), pod polem Numer identyfikacji podatkowej pojawia się przycisk Sprawdź w VIES. Sprawdza on w oficjalnym rejestrze Komisji Europejskiej, czy ten numer VAT UE jest ważny do transakcji między krajami UE, i pokazuje odpowiedź:
- ✅ „… jest prawidłowy w VIES”, z nazwą, pod którą firma jest zarejestrowana.
- ❌ „… nie figuruje w VIES”: numer nie istnieje albo ta firma nie jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzwspólnotowych.
- ⏳ „VIES teraz nie odpowiada. Spróbuj później.”
Wpisz numer z prefiksem kraju (na przykład DE123456789); przypomina ci o tym ? obok przycisku.
Sprawdzenie ma charakter wyłącznie informacyjny
Niczego nie zapisuje ani nie zmienia: ani karty, ani podatku w żadnym zamówieniu. Jeśli numer jest prawidłowy i zdecydujesz się sprzedać tej firmie bez VAT, robisz to ręcznie: ustaw 0% w zamówieniu przed utworzeniem faktury, a w szkicu wybierz przyczynę w Sprzedaż bez VAT. Dla sprzedaży produktów jest to Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów; jeśli sprzedajesz usługę, obowiązuje inna zasada (odwrotne obciążenie). Wszystko znajdziesz na stronie Sprzedaż bez VAT.
Zapisanie jako Osoba prywatna usuwa nazwę firmy i numer identyfikacji podatkowej
Dopóki nie zapiszesz, możesz zmienić zdanie bez utraty danych: powrót do Firma pokaże je ponownie. Ale po zapisaniu jako Osoba prywatna te dwa pola naprawdę zostają wyczyszczone.
Profil klienta
Po utworzeniu klienta możesz kliknąć go, żeby otworzyć jego profil. Zobaczysz tam:
- Aktywność zamówień: Podsumowanie wszystkich zamówień tego klienta (oczekujących, zakończonych i łącznie). Jeśli klikniesz tę sekcję, pojawi się lista wszystkich jego zamówień.
- Łączna sprzedaż: suma cen bez podatku zamówień tego klienta, niezależnie od tego, czy zostały opłacone, w walucie twojego warsztatu (zamówienia w innej walucie — przeliczone). Anulowane się nie liczą. To nie jest kwota, którą ci zapłacił: do tego służy status płatności każdego zamówienia.
- Dane kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, telefon itd. Możesz je edytować w każdej chwili.
- Wyceny (zakładka): wyceny tego klienta z ich statusem i sumą (taką samą jak na liście wycen) oraz przycisk do pobrania PDF ich najnowszej wersji.
Jakie dane klienta trafiają na wycenę
W PDF wyceny ramka Klient zawiera te z poniższych danych, które są uzupełnione: imię i nazwisko (albo alias, jeśli nie ma imienia) z dokumentem tożsamości, jeśli to osoba prywatna, albo nazwę firmy z numerem identyfikacji podatkowej, jeśli to firma; a następnie dwie linie adresu, kod pocztowy i miejscowość, województwo i kraj. Te dwie strony nigdy się nie mieszają: firma nie drukuje danych osoby. Kraj pojawia się tylko wtedy, gdy kraj klienta różni się od kraju twojego warsztatu, a e-mail i telefon klienta nigdy nie są drukowane.
Każda wersja wyceny przechowuje kopię tych danych: jeśli później zmienisz kartę, już wygenerowane wersje się nie zmienią; następna, którą wygenerujesz, będzie już zawierać nowe dane. Więcej w PDF i jego wersje.
A na fakturze
Jeśli twój warsztat wystawia faktury, klientem na fakturze jest karta klienta z zamówienia: jego danych nie wpisuje się na fakturze, tylko pobiera stąd. Dopóki faktura jest szkicem, podąża za kartą (jeśli ją poprawisz, szkic aktualizuje się sam); w chwili wystawienia te dane zostają zamrożone na fakturze.
To, jakie dane są potrzebne, zależy od kraju twojego warsztatu i od tego, czy klient jest osobą prywatną, czy firmą. Od firmy zawsze wymagana jest nazwa firmy i adres, a także numer identyfikacji podatkowej — chyba że twój warsztat jest w Wielkiej Brytanii, gdzie się go nie wymaga, bo wiele firm nie ma numeru VAT. Od osoby prywatnej — zależnie od kwoty. Jeśli w karcie czegoś brakuje, faktura powie ci dokładnie czego i zaproponuje Otwórz kartę klienta, żeby to uzupełnić bez wychodzenia z zamówienia. Więcej w Tworzenie i wystawianie faktury.
Usuwanie klienta
Jest to możliwe tylko wtedy, gdy klient nie ma powiązanych ani zamówień, ani wycen. Jeśli ma jakiekolwiek, BolloPrint nie pozwoli ci go usunąć i poda, ile powiązanych zamówień lub wycen ma.
Kto może zarządzać klientami?
| Działanie | Tylko odczyt | Pracownik | Admin | Właściciel |
|---|---|---|---|---|
| Przeglądanie klientów | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Tworzenie / edycja | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Usuwanie | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |