🧑💼 Zákazníci
Za 30 sekund
- Zákazníci jsou adresářem dílny: každá objednávka je spojená se zákazníkem.
- Povinné je jen Uživatelské jméno (alias); ostatní údaje doplníte, až je budete mít.
- Typ zákazníka (Fyzická osoba nebo Firma) určuje, s jakými údaji se zákazník objeví v nabídkách a fakturách.
- Zákazníka s objednávkami nebo nabídkami nelze smazat.
Sekce Zákazníci je adresářem kontaktů dílny. Každá objednávka je propojená se zákazníkem. Bez zákazníka není objednávka.
Čísla v záhlaví
| Ukazatel | Co zobrazuje |
|---|---|
| Zákazníci celkem | Celkový počet registrovaných zákazníků. |
| Stálí zákazníci | Zákazníci s více než jednou objednávkou. |
| Celková aktivita | Celkový počet objednávek všech zákazníků. |
Seznam zákazníků
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Zákazník | Celé jméno s automaticky vygenerovaným avatarem a uživatelským jménem (@). |
| Firma | Obchodní firma, u zákazníků, kteří jsou firmou. Fyzické osoby mají pomlčku. |
| Kontaktní adresa. | |
| Telefon | Telefonní číslo. |
| Objednávky celkem | Celkový počet objednávek tohoto zákazníka. |
| Fakturace | Součet cen bez daně jeho objednávek, ať jsou zaplacené, nebo ne. Zrušené se nepočítají. Sčítá se v měně vaší dílny: objednávky v jiné měně se započítají přepočtené svým směnným kurzem a ty, které směnný kurz nemají, zůstanou mimo součet. |
Seznam můžete seřadit kliknutím na záhlaví sloupců (Zákazník, Firma, E-mail, Telefon, Objednávky celkem nebo Fakturace).
Hledání zákazníků
Vyhledávání filtruje v reálném čase podle jména, uživatelského jména, firmy, e-mailu nebo telefonu.
Přidání zákazníka
Máte dvě možnosti:
- V Zákazníci → „Přidat zákazníka“
- Z objednávky nebo nabídky: pokud se zákazník při psaní jména v seznamu neobjeví, systém vám nabídne vytvořit nového bez opuštění objednávky nebo nabídky.
Otevře se karta Nový zákazník, kde vyplníte jeho údaje. Jediný povinný údaj je Uživatelské jméno (alias), označené hvězdičkou (*). Ostatní údaje jsou nepovinné.
Zákazníka vytvoříte kliknutím na Vytvořit vpravo nahoře.
Adresa
Blok Adresa na kartě má tato pole:
- Země: vybírá se ze seznamu s vyhledáváním. Pokud zákazník nemá zemi nebo je ze země, která v seznamu není, zvolte Bez země / jiná: karta se uloží bez země.
- Kraj a PSČ.
- Obec / město.
- Adresa: ulice a číslo, například Ukázková 10.
- Adresa (řádek 2): zbytek, pokud je potřeba: patro, číslo bytu, vchod…
Země, která v seznamu není
Pokud má stará karta zemi, která už v seznamu není, uvidíte pole s jejím kódem: vyberte zemi ze seznamu nebo kód smažte, abyste mohli kartu uložit.
Fyzická osoba nebo firma
Blok Zákazník na kartě končí rozbalovacím seznamem Typ zákazníka, který má dvě možnosti: Fyzická osoba nebo Firma. Právě ten určuje, s jakými údaji se zákazník objeví ve vašich nabídkách.
- Fyzická osoba: tiskne se její jméno a doklad totožnosti, tedy pole vedle příjmení.
- Firma: objeví se dvě další pole, Obchodní firma a DIČ, a tisknou se právě ta, nikdy údaje osoby.
Existuje jen jedno daňové identifikační číslo, bez volby typu: ze které země je, se odvodí ze země na kartě.
Ověření ve VIES
Pokud je zákazník firma z jiné země Evropské unie (jiné než země vaší dílny), pod jeho DIČ se objeví tlačítko Ověřit ve VIES. To se v oficiálním registru Evropské komise zeptá, zda je toto DIČ pro DPH v EU platné pro obchod mezi zeměmi EU, a ukáže vám odpověď:
- ✅ „… je ve VIES platné“, s názvem, pod kterým je firma registrovaná.
- ❌ „… ve VIES není“: číslo neexistuje nebo firma není registrovaná pro plnění uvnitř EU.
- ⏳ „VIES teď neodpovídá. Zkuste to později.“
Číslo zadejte s předponou jeho země (například DE123456789); připomene vám to ? vedle tlačítka.
Ověření jen informuje
Nic neukládá a nic nemění: ani kartu, ani daň žádné objednávky. Pokud je číslo platné a rozhodnete se této firmě prodávat bez DPH, je to na vás: před vytvořením faktury nastavte v objednávce 0 % a v konceptu vyberte důvod v Prodej bez DPH. U prodeje zboží je to Osvobozené dodání do jiného státu EU; pokud prodáváte službu, platí jiné pravidlo (přenesení daňové povinnosti). Vše najdete v článku Prodej bez DPH.
Uložení jako Fyzická osoba smaže obchodní firmu a DIČ
Dokud neuložíte, můžete si to rozmyslet a nic se neztratí: po návratu na Firma se obě pole znovu zobrazí. Při uložení jako Fyzická osoba se ale tato dvě pole skutečně vyprázdní.
Profil zákazníka
Jakmile je zákazník vytvořený, kliknutím na něj otevřete jeho profil. Uvidíte:
- Aktivita objednávek: souhrn všech objednávek tohoto zákazníka (čekající, dokončené a celkem). Když na tuto část kliknete, zobrazí se seznam všech jeho objednávek.
- Celkem fakturováno: součet cen bez daně objednávek tohoto zákazníka, ať jsou zaplacené, nebo ne, v měně vaší dílny (objednávky v jiné měně přepočtené). Zrušené se nepočítají. Není to částka, kterou vám zaplatil: k tomu slouží stav platby jednotlivých objednávek.
- Kontaktní údaje: celé jméno, e-mail, telefon atd. Tyto údaje můžete kdykoli upravit.
- Nabídky (záložka): nabídky tohoto zákazníka s jejich stavem a celkovou částkou (stejnou jako v seznamu nabídek) a tlačítko pro stažení PDF jejich nejnovější verze.
Jaké údaje zákazníka se objeví v nabídce
V PDF nabídky obsahuje rámeček Zákazník z vyplněných údajů: jméno a příjmení (nebo alias, pokud jméno chybí) s dokladem totožnosti, jde-li o fyzickou osobu, nebo obchodní firmu s DIČ, jde-li o firmu; a potom oba řádky adresy, PSČ a obec, kraj a zemi. Obě strany se nikdy nemíchají: firma netiskne údaje osoby. Země se zobrazí jen tehdy, když se země zákazníka a vaší dílny liší, a e-mail a telefon zákazníka se nikdy netisknou.
Každá verze nabídky si ukládá kopii těchto údajů: pokud kartu později změníte, už vytvořené verze se nezmění; další verze, kterou vytvoříte, už bude s novými údaji. Více v článku PDF a jeho verze.
A ve faktuře
Pokud vaše dílna vystavuje faktury, zákazníkem faktury je karta zákazníka z objednávky: jeho údaje se do faktury nepíšou, berou se odtud. Dokud je faktura koncept, sleduje kartu (pokud ji opravíte, koncept se sám aktualizuje); při vystavení se tyto údaje ve faktuře zmrazí.
Jaké údaje jsou potřeba, záleží na zemi vaší dílny a na tom, zda je zákazník fyzická osoba, nebo firma. Po firmě se vždy vyžaduje obchodní firma a adresa a také DIČ, kromě případu, kdy je vaše dílna ve Spojeném království, kde se nevyžaduje, protože mnoho firem nemá DIČ pro DPH. U fyzické osoby záleží na částce. Pokud na kartě něco chybí, faktura vám přesně řekne co a nabídne Otevřít kartu zákazníka, kde ji doplníte bez opuštění objednávky. Více v článku Vytvoření a vystavení faktury.
Smazání zákazníka
Je možné jen tehdy, když zákazník nemá propojené žádné objednávky ani nabídky. Pokud nějaké má, BolloPrint vám ho smazat nedovolí a řekne vám, kolik objednávek nebo nabídek má propojených.
Kdo může spravovat zákazníky?
| Akce | Jen pro čtení | Pracovník | Administrátor | Vlastník |
|---|---|---|---|---|
| Zobrazit zákazníky | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Vytvořit / upravit | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Smazat | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |